Oletko valmis modernimpaan työajanhallintaan? Lue blogista miten viet kunnan työaikaprosessin digiaikaan.
Miksi työaikaa tulee seurata?
Työajanseurannan ansiosta pysyt kartalla siitä, mihin henkilöstön työaika oikeasti kuluu. Kun kokonaiskuva on hyppysissä, voit varmistaa, että työaika hyödynnetään mahdollisimman kattavasti ja saat arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi. Työntekijä taas saa käyttöönsä helpon työkalun, jonka avulla työtunnit ja tiedot pysyvät aina ajan tasalla.
Näiden hyötyjen lisäksi työajanseuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Työajanseuranta on yksi osa työajanhallinnan kokonaisuutta, joka pitää sisällään myös esimerkiksi poissaolojen ja saldojen hallinnan, tapahtumien hyväksymisen ja tulkinnan, sekä mahdolliset integraatiot HR- ja palkkajärjestelmiin.
Hybridityö haastaa vanhat toimintatavat – moderni ratkaisu tuo selkeyttä
Työajanseurannan toteuttamiseen on kunnissa eri tapoja. Keskeistä kuitenkin on, että se omalta osaltaan tukee tehokasta ja joustavaa työskentelyä. Hybridityö, eli yhdistelmä etä- ja lähityötä, on arkipäivää ja työajanhallintaan tarvitaan moderni ratkaisu, joka mahdollistaa työajanseurannan ajasta tai paikasta riippumatta.
Tämä asettaa haasteen vanhoille toimintatavoille: ovenpielen leimauslaite on kirjaimellisesti viime vuosituhannelta ja manuaaliset kirjaukset altistavat virheille, eivätkä tarjoa reaaliaikaista näkymää työajanhallinnan kokonaisuuteen. Myös tiedolla johtaminen vaikeutuu, kun esimerkiksi työkuormaa ja sen vaikutuksia työhyvinvointiin ja jaksamiseen on mahdoton tulkita tiedon ollessa hajallaan.
Sen sijaan datan hyödyntäminen työajanhallinnassa voi auttaa merkittävästi tehostamaan kuntaorganisaation toimintaa ja parantaa työntekijöiden tuottavuutta sekä hyvinvointia ennakoimalla tulevaa ja tasapainottamalla työkuormaa.
Modernit ja helppokäyttöiset työkalut sekä niitä tukevat toimintatavat varmistavat, että prosessi on suoraviivainen, tiedot kulkevat oikein järjestelmästä toiseen ja kaikki osapuolet tunnistavat oman vastuunsa työaikatapahtumista.
Kuntasi työaikaprosessi voi tällöin näyttää yksinkertaisuudessaan esimerkiksi tältä:
- Työntekijä tarkistaa kätevästi mobiililaitteeltaan, että tapahtumat ja työaikakirjaukset ovat oikein.
- Esihenkilö hyväksyy tapahtumat ajallaan.
- HR-asiantuntija tai palkanlaskija käynnistää palkkatulkinnan ja siirtää tiedot nappia painamalla palkkajärjestelmään sovitun aikataulun mukaisesti.
Vie kuntasi työajanhallinta digiaikaan Tiiman avulla
Tiiman työajanhallinnan ratkaisu kunnille on nykyaikainen avaimet käteen -paketti, joka tarjoaa valmiiksi mietityn polun kunnan työajanseurannan kehittämiseen. Olemme huomioineet asiakkaidemme parhaat käytännöt kuntien työajanhallinnan tarpeisiin ja tuoneet ne mukaan yhteen tietoturvalliseen ratkaisuun.
Tiima sisältää KVTES:in mukaisen sujuvan työajanseurannan liukumasaldoineen, työaikatapahtumien automaattisen tulkinnan palkkatapahtumiksi sekä tehokkaan työvuorosuunnittelun.
Hyödynnä parhaat käytännöt:
- Automaatio keventää työtaakkaa: työajan automaattinen palkkatulkinta ja tietojen siirtyminen sähköisesti palkanlaskentaan säästävät reilusti aikaa verrattuna käsipelillä tehtävään tulkintaan.
- Nykyaikainen kulunvalvonta toimii näppärästi niin selaimessa kuin mukana kulkevassa mobiilisovelluksessa.
- Kuntien syykoodit, tulkintasäännöt ja raporttipohjat sisältyvät pakettiin valmiiksi mietittynä, jolloin käyttöönottovaiheessa säästyy aikaa sisällön suunnittelusta.
- Valmiit vakiorajapinnat yleisimpiin palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin, kuten Personec F, nopeuttavat tiedonsiirtoa ja parantavat tarkkuutta.
