Tiedolla johtaminen ja työajan­hallinta

“Tieto on valttia”, sanotaan. Datasta onkin tullut monelle organisaatiolle kullanarvoinen voimavara, joka ohjaa päätöksentekoa ja auttaa optimoimaan toimintaa eri aloilla. Työajanhallinta ei ole poikkeus – datan hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa voi hyvinkin merkittävästi tehostaa organisaatioiden toimintaa ja parantaa työntekijöiden tuottavuutta sekä hyvinvointia.

Tiedon ja tunteen tasapaino on avain toimivaan työajanhallintaan

“Tieto on valttia”, sanotaan. Datasta onkin tullut monelle organisaatiolle kullanarvoinen voimavara, joka ohjaa päätöksentekoa ja auttaa optimoimaan toimintaa eri aloilla. Työajanhallinta ei ole poikkeus – datan hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa voi hyvinkin merkittävästi tehostaa organisaatioiden toimintaa ja parantaa työntekijöiden tuottavuutta sekä hyvinvointia.

Tiedon lisäksi on tärkeää tarkastella myös uskomusten merkitystä, jotta voidaan saavuttaa paras mahdollinen lopputulos.

Työajanhallinta käsittää monia osa-alueita, kuten muun muassa työvuorojen suunnittelun, työajanseurannan, palkkatulkinnan ja työntekijöiden kuormituksen seurannan. On kaiketi sanomattakin selvää, että tarkka ja oikea-aikainen data tarjoaa erittäin arvokasta tietoa näiden prosessien parantamiseksi.

Mitä hyötyä datasta on työajanhallinnassa?

Datan avulla voidaan esimerkiksi:

• Ennakoida tulevaa.
  • Analysoimalla jo toteutunutta työaikadataa voidaan tunnistaa erilaiset kysyntäpiikit ja -notkahdukset. Tämä auttaa suunnittelemaan työvuorot siten, että resurssit ovat optimaalisesti käytössä ja samalla työntekijöiden kuormitus jakautuu tasaisesti.
• Reagoida tilanteisiin heti ja estää asioiden kriisiytymiset.
  • Varsinkin äkilliset poissaolot vaikuttavat työmitoitukseen, mutta oikea-aikaisen datan avulla voidaan nopeasti selvittää, tarvitaanko tilannetta esimerkiksi paikata sijaisella ja mistä sijainen löytyisi.
• Tasapainottaa työkuormaa.
  • Kun seurataan liikennevalomallin > mukaisesti työntekijöiden kuormitusta ja työmäärää, data voi auttaa tunnistamaan tilanteet, joissa yksittäiset työntekijät ovat vaarassa ylikuormittua. Tämä mahdollistaa ajoissa tilanteeseen puuttumisen ja tarvittaessa myös resurssien uudelleen jakamisen.

Usein organisaatioissa on vakiintuneita käsityksiä ja tietynlaisia kuvitelmia siitä, miten työaikojen tulisi olla järjestettyjä tai miten resursseja tulisi jakaa. Nämä luulot voivat perustua esimerkiksi perinteisiin käytäntöihin tai henkilöiden tuntemuksiin, jotka eivät kuitenkaan aina ole parhaimpia tapoja enää nykypäivän työympäristössä. Esimerkiksi myytti siitä, että pitkät työpäivät johtavat parempaan tuottavuuteen, on paikoitellen hieman vanhentunutta tietoa ja ristiriidassa tutkimustiedon kanssa.

Tarkan ja ajantasaisen tiedon hyödyntäminen tarjoaa objektiivista näkökulmaa ja haastaa vakiintuneita käsityksiä. Esimerkiksi, jos ajatellaan, että tietty osasto tarvitsee aina suuren määrän työntekijöitä tiettynä ajankohtana, järjestelmistämme saatava data voi osoittaa, että kysyntä vaihtelee ja resursseja voitaisiin kohdentaa tehokkaammin. Tai jos joku kokee, etteivät hänen vuorotoiveensa mene koskaan läpi, saadaan raporteista uskomusten tueksi myös numeraalista tietoa.

Yksi haaste on tuntemusten ja datan välisen ristiriidan tunnistaminen ja käsitteleminen. Organisaatioissa saattaa olla vastustusta datan tuomaa uutta tietoa kohtaan, erityisesti jos se kyseenalaistaa vallitsevat käsitykset.

Kokemuksen ja datan tasapainotus mahdollistaa tehokkaammat ratkaisut

Kun vertaillaan tietoja (kokemus ja data) ja analysoidaan niitä, saadaan selville, mihin suuntaan organisaatio on kehittymässä ja miten tuloksiin tulisi vastata. Parhaat tulokset saavutetaan usein tasapainottamalla nämä kaksi (kokemus ja data).

Vakiintuneiden käytäntöjen kriittinen tarkastelu datan valossa voi johtaa uusiin ja tehokkaampiin ratkaisuihin. Samalla on tärkeää tunnistaa, että tuntemuksilla on kuitenkin merkitystä, ja ne voivat tarjota arvokasta taustatietoa datalle. Esimerkiksi työntekijöiden mieltymyksillä voi olla vaikutusta, vaikka data osoittaisikin toisenlaisia tapoja parantaa tehokkuutta.

Datan ja uskomusten yhteispeli on avain tehokkaaseen työajanhallintaan ja onnistuneeseen vuorosuunnitteluun. Datan hyödyntäminen tuo tasapuolista tietoa päätöksentekoon ja auttaa organisaation johtamisessa sekä menestymisen varmistamisessa. On myös tärkeää arvostaa organisaation kulttuurin ja tapojen vaikutusta. Tasapainoisen lähestymistavan avulla voidaan luoda toimiva työajanhallinnan strategia, joka tukee sekä organisaation tavoitteita että työntekijöiden hyvinvointia.

Kaipaatko lisää tietoa järjestelmistämme?

Ennen kuin voit saada parhaimman hyödyn datasta, tulee sinun tietää organisaatiosi todelliset tarpeet ja millaiset järjestelmäominaisuudet tukevat niitä. Anna asiantuntijamme auttaa, ja varaa maksuton kartoitushetki kanssamme.