Vinkit työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönottoon

Miksi työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönottoon kannattaa käyttää aikaa?

Työvoiman hallintajärjestelmä, eli järjestelmä jolla esimerkiksi seurataan ja tulkitaan työaikaa sekä suunnitellaan työvuoroja, on suurimmalle osalle organisaatioista oleellinen arjen työkalu. Työaikaan liittyvät prosessit ovat usein raportoinnin ja palkanmaksun ytimessä, joten niiden toimivuus on tärkeää.

Näitä prosesseja kehittäessä tulee yleensä nopeasti vastaan uuden järjestelmän hankinta. Yllätyksenä tulee kuitenkin se, kuinka aikaavievää uuden järjestelmän käyttöönotto usein on.

Miksi työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotto ei onnistukaan vain muutamaa nappia painamalla? Tähän on muutama erittäin hyvä syy:

• Työajan hallinta on kytköksissä moneen organisaation kriittiseen prosessiin, jotka usein vaikuttavat työntekijöiden arkeen tai palkanmaksuun. Pelkkä järjestelmän käyttöönotto ei tee yllättäen prosesseista sujuvia, vaan teknologian lisäksi täytyy miettiä miten toimintatapoja kannattaa kehittää niin että prosessia saadaan tehostettua.
• Kun puhutaan palkanlaskennasta, ei kannata hosua. Yksi suurimmista riskeistä on se, että kiirehditään liikaa ja käyttöönotto tehdään puolivalmiilla asetuksilla. Jos organisaatiosi palkat, kannattavuuslaskelmat tai muut kriittiset toiminnot ovat kiinni työajan seurannassa tai työvuorosuunnittelussa, ei virheille ole varaa. Kukaan ei halua joutua tilanteeseen, jossa palkat maksetaan myöhässä tai väärin. Siksi oikeellisuuden varmistamiseen kannattaa käyttää aikaa.
• Työaikaan ja työvuorosuunnitteluun liittyy tyypillisesti organisaatiokohtaisia erityispiirteitä: on erilaisia työehtosopimuksia, paikallisia sopimuksia, prosesseja ja toimintatapoja. Nämä kannattaa huomioida myös teknisessä ratkaisussa, jotta uudesta ratkaisusta saadaan täysi hyöty irti. On tärkeää, että järjestelmätoimittajakin saa hyvän kokonaiskuvan taustalla vaikuttavista tarpeista ja toimintaympäristöstä. Ratkaisun ominaisuudet sovitetaan vastaamaan asiakkaiden toimintamalleja.

Alkaako selkeytyä? Hienoa! Jos kuitenkin haluat ymmärtää paremmin mitä kaikkea käyttöönotto vaatii ja mitä vaiheita siihen kuuluu, jatka lukemista. Olemme koonneet tähän artikkeliin kattavasti kaikki käyttöönoton vaiheet ja niiden tuomat hyödyt.

Lue myös kuinka asiakkaamme ovat kehittäneet toimintaansa työvoiman hallintajärjestelmien avulla:

• Siun sote siirtyi toimintalähtöiseen työvuoro­suunnitteluun Numeronin avulla
• Tiiman ansiosta ISKUn työajan­seuranta on superhelppoa - pääkäyttäjät ilahtuivat erityisesti sujuvasta käyttöönottoprojektista
• Tuntilappujen kirjaamisesta tehokkaampaan arkeen: Etola-yhtiöt valitsi Aikajanan kokonaisvaltaiseen työajanhallintaan

1. Esiselvitys 📋

Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa on suositeltavaa kartoittaa organisaation tarpeet. Tällöin järjestelmätoimittajan tarjoama apu voi olla tarpeen: parhaiden käytäntöjen ja automaation tarjoamien mahdollisuuksien arviointi kannattaa hyödyntää.

Esiselvityksen keskeinen tavoite on tunnistaa organisaatiossa työvoiman hallinnan ja työvuorosuunnittelun tämänhetkiset haasteet ja kehittämiskohteet sekä kuvata keinot tavoitetilaan pääsemiseksi.

Teidän, eli järjestelmän hankkijan päässä, kartoitus voi tarkoittaa henkilöiden nimeämistä suunnittelu- ja kehitystyöhön, nykymallin arviointia ja kehitettävien prosessien tunnistamista.

Meidän, eli järjestelmätoimittajan päässä se tyypillisesti tarkoittaa kehitettäviin prosesseihin tutustumista, parhaiden käytäntöjen esittelyä sekä sen arviointia, miten järjestelmästä saavutetaan paras hyöty nyt ja tulevaisuudessa.

Esiselvityksen lopputuloksena syntyvät alustava projektisuunnitelma sekä hyötylaskelmat.

Miksi esiselvitykseen kannattaa käyttää aikaa?

Esiselvityksen avulla saadaan konkretisoitua uuden työvuoro- ja työajan hallintajärjestelmän avulla saatavat hyödyt. Samalla se tuottaa myös arvion siitä, millaisilla kehittämistoimenpiteillä ja muutoksilla toimintatapoja saadaan tehostettua.

Esiselvityksen tavoitteena on tehostaa käyttöönottoa ja varmistaa, että ratkaisu aidosti vastaa organisaation tarpeita. Tyypillisesti se auttaa myös haarukoimaan käyttöönoton keston ja kustannukset. Jos esiselvityksen jälkeen järjestelmä ei enää tunnukaan parhaalta mahdolliselta ratkaisulta, on valintaa vielä mahdollista harkita uudelleen.

2. Suunnittelu 📝

Jos esiselvitystä ei tehdä ennen käyttöönottoprojektia, määrittelytyö siirtyy ostopäätöksen jälkeiseen projektin suunnitteluvaiheeseen.

Suunnitteluvaihe sisältää yleensä seuraavat elementit:

• Yhteinen kick-off
• Todellisen tarpeen ja tavoitetilan selvittäminen: mitä järjestelmältä odotetaan
• Projektin aikataulun suunnittelu, projektihenkilöiden nimeäminen ja tarvittavien työpajojen ja palavereiden varaaminen
• Yhteisten käytäntöjen ja vastuiden määrittely

Kuten mainittu, uusi teknologia tuo mukanaan aivan uusia mahdollisuuksia, joten järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa usein prosessikehitystä ja toimintatapamuutoksia. Nämäkin kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa, erityisesti aikataulua lukkoonlyödessä ja vastuita määritellessä. Mieti siis keiden henkilöiden panosta tarvitsette missäkin kohtaa ja varaa heidän kalentereistaan  aikaa käyttöönottoa varten.

Miksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa?

Sanonta “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös tässä, ja hyödyt ovat hyvin samat kuin esiselvityksessä. Kaikkea suunnittelua ei kannata kuitenkaan tehdä yksin, vaan ottaa tueksi työajan hallinnan asiantuntija. Esimerkiksi Solveonilla Numeronin, Aikajanan ja Tiiman konsultit ovat nähneet monenlaisia projekteja ja osaavat suositella avuksenne eri tilanteisiin parhaiten sopivia ratkaisuja, pohjia ja toimintamalleja.

3. Määrittely ja toteutus 🧑‍💻

Kun suunnitelma on valmis, voidaan siirtyä käytäntöön, joka koostuu kahdesta osasta: järjestelmän määrittelystä ja parametroinnista sekä teknisestä toteutuksesta.

Määrittelyvaiheessa käydään läpi ja kuvataan säännöt, joiden pohjalta järjestelmä toimii. Esimerkiksi millaisten sääntöjen pohjalta järjestelmä tulkitsee työaikaa palkanlaskentaan, tai mitä tietoa täytyy liikkua eri järjestelmien välillä ja miten. Ratkaisun omaksumista ja oppimista helpottaa, kun määrittelyvaiheen työpajoissa voidaan jo parametroida tiettyjä asioita suoraan järjestelmään.

Teknisessä toteutuksessa tehdään määrittelyn pohjalta tarvittavat asetukset ja liittymät järjestelmään jotta ratkaisu toimii sovittujen sääntöjen mukaisesti.

Määrittelyn ja toteutuksen todellinen kesto riippuu muun muassa seuraavista seikoista:

• Millaisia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia järjestelmältä kaipaatte? Jos tarvitaan vain perustyöajanseuranta, tämä vaihe on hyvinkin nopea. Jos taas kaivataan esimerkiksi työn tarpeen huomiointia, vuorosuunnittelua, työn mitoitustietoja tai työajan palkkatulkintaa, määrittely ja sitä myötä myös tekninen toteutus vievät enemmän aikaa.
• Kuinka vaativa organisaatiosi ympäristö on? Paljonko teillä on erilaisia henkilöstöryhmiä, onko käytössä useita työehtosopimuksia tai paikallisia sopimuksia, paljonko prosesseja täytyy hioa ja tarvitseeko projekti tuekseen muutosjohtamista?
• Uusitteko kerralla useamman järjestelmän pakettia, vai ainoastaan työvoiman hallintajärjestelmän? Jos mukana on muitakin, kuten HR- ja palkkajärjestelmä, näiden aikataulujen yhteensovittaminen saattaa pidentää aikataulua.
• Keillä tieto tarvittavista säännöistä ja prosesseista asuu? Tarvitaanko joihinkin muutoksiin vahvistus kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi asianajajilta, liitolta tms? Onko näillä henkilöillä riittävästi aikaa jakaa tietämystään?
• Miten asiantuntijoidenne ajankäyttö on mahdollista järjestää? Tehdäänkö käyttöönottoprojektin töitä oman toimen ohella, vai onko mahdollista irrottaa keskeiset henkilöt projektin käyttöön?

Erot voivat siis olla suuria. Esimerkiksi pelkän työajanseurannan käyttöönotto onnistuu kokonaisuudessaan parissa viikossa, kun taas työvuorosuunnittelun, matemaattisen työvuorosuunnittelun optimoinnin tai palkkatulkinnan käyttöönotto vie tyypillisesti useita kuukausia.

Tämä vaihe on usein monimutkainen, ja siksi se kannattaa tehdä iteratiivisesti ja huolellisesti yhdessä osaavan konsultin kanssa.

Miksi määrittelyyn ja toteutukseen kannattaa käyttää aikaa?

Mitä paremmin tässä onnistutte, sitä paremmin ja nopeammin järjestelmä alkaa palvelemaan tarpeitanne ja sitä paremmin prosesseja saadaan tehostettua. Tämä säästää aikaa ja murheita tulevaisuudessa.

4. Testaaminen ⚙️

Testausvaihe on melko suoraviivainen: tarkoitus on testata tarpeisiinne rakennettua ratkaisua ja sen teknistä toteutusta, kuten rajapintoja, käytännössä niin pitkään, että varmistutaan sen toimivuudesta.

Jälleen kerran kesto riippuu käytössä olevista ominaisuuksista: mitä monimutkaisempi toimintaympäristö, sitä enemmän testicaseja täytyy käydä läpi. Erityisesti jos käytössä on työajan TES-tulkintoja, erilaiset käyttöönottotapaukset kannattaa testata huolellisesti, jotta varmistutaan niiden oikeellisuudesta.

Miksi testaamiseen kannattaa käyttää aikaa?

Tätä vaihetta ei kannata skipata, sillä kunnollinen testaaminen säästää usein monilta harmailta hiuksilta. Kuten siltä, että ensimmäiset palkat uuden järjestelmän kanssa jäävätkin maksamatta tai maksetaan väärin.

5. Pilotointi 👤

Isommissa organisaatioissa ennen täydellistä käyttöönottoa kannattaa tehdä pilotti rajatummalla käyttäjäryhmällä. Näin testataan, miten käyttäjiltä luonnistuu uuden järjestelmän ja prosessin hyödyntäminen.

Tässä asiantuntijan apu on erityisen oleellinen: julkaisemme ensimmäiset jaksolistat, teemme ensimmäiset tulkinta-ajot yhdessä pääkäyttäjänne kanssa, ja varmistamme että häneltä löytyy varmuus järjestelmän käyttöön sekä prosessin läpikäyntiin. Varmistamme myös, että mahdolliset mutkat saadaan vielä suoristettua.

Miksi pilotointiin kannattaa käyttää aikaa?

Pilotoinnin aikana varmistutaan siitä, että teknisen toteutuksen ohella myös käyttäjät osaavat käyttää uutta järjestelmää oikein ja tehokkaasti. Tässä vaiheessa on vielä helppo tehdä viimeiset viilaukset ja korjausliikkeet

6. Käyttöönotto 👥

Lopuksi järjestelmä otetaan käyttöön koko organisaatiolle. Käyttöönottoa voi toki tarvittaessa laajentaa myös osissa, yksi osasto tai yksikkö kerrallaan. Näin varmistetaan, että käyttöönottojen vastuuhenkilöt ehtivät varmistaa sujuvan etenemisen.

Asiantuntijatuki ei kuitenkaan lopu tähän - jäämme toviksi seuraamaan, toimiiko kaikki kuten kuuluukin. Käyttöönottoprojekti päätetään vasta yhteisellä päätöksellä. Senkin jälkeen taustalle jää asiakastukemme auttamaan mahdollisissa hallintajärjestelmän käytön haasteissa, tai jos järjestelmää täytyy jatkossa vielä hioa johonkin suuntaan.

Käyttöönoton hyödyt ovat selkeät: pääsette viimein nauttimaan niistä hyödyistä joita uuden järjestelmän avulla tavoittelitte! Toki hyvä muistaa, että työntekijöillä kestää usein tovi tottua uuteen prosessiin ja työkaluihin, joten hyödyt saattavat alkaa näkyä vasta useampien kuukausien jälkeen.