Opas: Työvuorosuunnittelun perusteet

Työvuorokiertoihin pohjautuvassa suunnittelussa työ muodostuu sykleistä, jotka toistuvat tasaisin väliajoin täysin samanlaisina: esimerkiksi niin, että työntekijät tekevät säännöllisesti vuorotellen aamuvuoroa ja iltavuoroa. Vuorokiertoja voi hyödyntää myös silloin, kun erilaiset päivystys- ja varallaoloajan tai tietyn työpisteen työt halutaan jakaa työntekijöille säännöllisesti toistuvina sykleinä.

Vuorokiertojen hyödyntämiseen tarvitaan tueksi järjestelmä: näin työvuorot voidaan säätää toistumaan samanlaisena syklinä niin pitkään kuin halutaan.

Älykäs optimointi on luotu lisäämään automaatiota vaativan työvuorosuunnittelun tueksi: se on tarkoitettu tilanteisiin, joissa on huomioitava suuri määrä erilaisia työehtosopimus- ja työaikaergonomiasääntöjä sekä työn tarpeen, työvuororakenteen, työntekijöiden määrän ja osaamisen vaihteluita. Eli toisin sanoen, tilanteisiin joissa kaiken huomioiminen ihmisvoimin on lähes mahdotonta.

Älykkäällä optimoinnilla varmistetaan, että kaikki tarvittavat säännöt tulee huomioitua jaksolistassa ilman, että jokainen lista täytyy rakentaa käsin – sen sijaan tarvittavat säännöt kerrotaan järjestelmälle, ja järjestelmä ehdottaa näiden pohjalta listasta parasta mahdollista versiota.

Järjestelmään syötettävät säännöt liittyvät esimerkiksi työehtosopimuksiin, työn tarpeeseen, osaamiseen, mitoitusvaatimuksiin, työaikaergonomiaan sekä työntekijöiden toiveisiin ja niiden reiluun jakautumiseen.

Huom! Aina ei kannata valita vain yhtä tapaa: yllä mainittuja vuorosuunnittelun keinoja voi ja usein myös kannattaa yhdistellä. Joko niin, että eri yksiköissä tai tiimeissä on käytössä erilaiset prosessit tai siten, että osa vuoroista suunnitellaan työvuorokiertojen kautta, osan tekee esihenkilö käsin ja loput optimoidaan.

Tyypillisesti vuorosuunnittelua ohjaavat jollain tapaa myös työntekijöiden toiveet: joko vuorot halutaan rakentaa toiveiden pohjalta, tai ne halutaan muuten huomioida listoja rakentaessa.

Työntekijöitä voi osallistaa työvuorosuunnittelussa useammalla eri tavalla.

Työvuorosuunnittelun vaikutusta työntekijöiden pysyvyydessä sekä liiketoiminnan menestyksessä ei kannata aliarvioida. Usein se on yksi parhaista keinoista tukea työntekijöiden jaksamista, tyytyväisyyttä sekä organisaation kannattavuutta.

Kun työvuorosuunnittelu toimii kuten kuuluukin, saavutetaan sillä seuraavia etuja:

✔️ Työntekijöiden hyvinvointi kasvaa

Hyvällä vuorosuunnittelulla varmistetaan että työ ja vapaa-aika ovat hyvässä tasapainossa ja työntekijöiden toiveet tulee huomioitua. Työhyvinvoinnille on useita mittareita joita kehittyneimmissä järjestelmissä voidaan asettaa ja seurata eri organisaatiotasoilla sekä henkilöstasoilla. Mittareiden avulla voidaan helposti tarkastaa mikä aiheuttaa kuormitusta työntekijöille, esim. miten eri pituiset työajat, eri vuorokauden aikoina tehtävät työt, työstä palautumisen kestot ja mahdollisuudet vapaa-ajan harjoittamiseen vaikuttavat terveyteen.

✔️ Työntekijät pysyvät pidempään

Työvuorosuunnittelun avulla voidaan myös varmistaa, että työntekijät pääsevät hyödyntämään omaa erityisosaamistaan parhaalla mahdollisella tavalla. Näin osaamiselle tulee merkitys, työn mielekkyys lisääntyy ja työntekijöille voidaan tarjota kiinnostavia kehityspolkuja.

✔️ Työaikaergonomia toteutuu

Jokaisena viikonpäivänä on huolehdittava levosta ja jaksamisesta. Riittävän pitkä lepo viikoittain ja viikonloppuvapaat takaavat palautumisen työstä. Työaikaergonomiasta huolehtimalla voit vaikuttaa muun muassa sairauspoissaolojen määrään: Etlan tutkimuksessa havaittiin että korkea työkuorma kasvatti sairauspoissaolojen riskiä viikon aikana – ja sen tuplaantuminen kasvatti riskiä jopa 18 prosenttia. Myös työaikojen epäsäännöllisyys ja vuorojen pituuden vaihtelut lisäsivät riskiä.

✔️ Avoimuus ja tasapuolisuus toteutuvat

Selkeällä ja avoimella prosessilla voidaan varmistaa, että työntekijöiden toiveet tulee huomioitua ja vuorot jaettua tasapuolisesti. 

✔️ Asiakaskokemus ja -turvallisuus lisääntyvät

Tietyissä tehtävissä, kuten esimerkiksi hoitotyössä tarvitaan erityisosaamista tai varmuus siitä, että paikalta löytyy aina riittävä määrä tekijöitä suhteessa palvelun tarpeeseen. Kun mitoitukset ja osaamistarpeet saadaan huomioitua vuorosuunnittelussa, asiakasturvallisuus ja -kokemus kohenevat.

✔️ Aikaa säästyy

Nykyaikaisessa työvuorosuunnittelussa poistetaan turhat manuaaliset prosessit ja tilalle tuodaan automatiikkaa joka säästää esihenkilöiden aikaa ja vaivaa. Tutkimusten ja kokemusten perusteella manuaalinen työvuorosuunnittelu vie liikaa esihenkilöiden työaikaa: kaikki tämä on pois yksikön toiminnan kehittämisestä ja johtamisesta.

✔️ Virheet vähenevät ja palkat saadaan maksettua oikein

Tilanteissa joissa jaksolistojen toteumat vaikuttavat työntekijöille maksettavaan palkkaan, täytyy varmistua siitä että tieto liikkuu sujuvasti ja muutokset saadaan korjattua listoihin helposti. Ilman automaation hyödyntämistä toteumat joudutaan selvittämään käsin ja lisät lasketaan ihmisvoimin. Tällöin prosessissa jää tilaa inhimillisille virheille. Automaation avulla varmistetaan, että palkat saadaan maksettua ajallaan ja oikein.

✔️ Kustannuksia säästyy

Kaikki yllä oleva säästää toteutuessaan organisaatioltasi kustannuksia joko suoraan tai välillisesti. Kun työntekijöiden vaihtuvuus ja sairauspoissaolot vähenevät, ylitöiden syntymiseen voidaan vaikuttaa, manuaalisiin prosesseihin kuluu vähemmän aikaa ja työntekijöiden osaaminen hyödynnetään optimaalisesti, myös viivan alle jäävä osuus kasvaa.

Toisinaan automatisoinnista ja toimintamallien muutoksista puhuttaessa herää huoli siitä, kuinka paljon vuorosuunnittelua tekevän esihenkilön rooli muuttuu. Kokemuksemme mukaan tämä roolin muutos on tuonut positiivisia muutoksia esihenkilön työnkuvaan. Esimerkiksi tärkeät kehittämis- ja johtamistehtävät saavat muutoksen myötä enemmän aikaa ja panostusta.