Taklaa uskomukset tiedolla
Työpaikoilla ja työyhteisöjen sisällä kiertää varsin usein erilaisia uskomuksia, jotka eivät niinkään perustu faktoihin vaan henkilöiden kokemuksiin.
Esimerkiksi työyhteisössä voi olla tunne, ettei vuoroissa ole tarpeeksi osaajia, yksikössämme tehdään paljon ylitöitä tai joku kokee, etteivät hänen työ- tai vapaapäivätoiveensa mene koskaan läpi
Raporteista saatavan datan avulla saadaan uskomusten tueksi myös numeraalista tietoa. Datan avulla voidaan esimerkiksi tarkastella toteutuuko yksikössä vaadittu palvelutaso, eli mitoitus, tehdäänkö ylitöitä ja ketkä niitä tekevät tai miten poissaolot vaikuttavat kuormittavuuteen.
Tietojen (kokemus ja data) vertailu ja analysointi auttaa siis ymmärtämään, missä organisaatiossa ollaan ja miten saatuihin tuloksiin tulisi reagoida.
Seuraa dataa reaaliaikaisesti
Kun tieto on saatavissa reaaliaikaisesti, pystytään tilanteisiin reagoimaan heti ja aidosti estämään eskaloituminen.
Esimerkiksi äkilliset poissaolot vaikuttavat luonnollisesti organisaation tai yksikön työn tarpeen mitoitukseen. Reaaliaikaisen datan avulla saat tiedon heti, onko tarvetta vaikkapa sijaiselle.
Mikäli käytössä on myös työn- tai palveluntarvetietoa, vertaa järjestelmä sitä käytettävissä olevaan kapasiteettiin, eli osaajien määrään, ja ilmoittaa poikkeamista.
Sinun ei tarvitse enää vertailla työvuorolistoja ja tarvetilannetta papereista ja pähkäillä, onko tietoihin tullut muutoksia. Järjestelmästämme saat kaiken ajantasaisen ja tarvittavan tiedon silloin, kun sitä tarvitaan.
Seuraa päätösten vaikuttavuutta
Käytettävissä oleva data on kehittämisen ja päätöksenteon keskiössä.
Kun organisaatiosta saatava tieto laitetaan oikeaan hyötykäyttöön, sen avulla on mahdollista kehittää yksikön toimintaa sekä kokeilla kokonaan uusia toimintatapoja ja palveluja.
Data antaa myös varsin selvän kuvan siitä, miten erilaiset päätökset – kuten vaikkapa sijaiskielto – vaikuttavat mm. sairauspoissaoloihin, vuoronvaihtoihin, osaamisiin, ylitöihin ja erilaisiin korvauksiin.
Ennakoi ja puutu asioihin tietoon pohjautuen
On ilmeisen tärkeää, että organisaatiossa pystytään näkemään ajantasaisesti, missä vaiheessa ollaan tällä hetkellä esimerkiksi suhteessa budjetoituun henkilötyömäärään.
Mikäli havaitaan selkeitä poikkeamia suunniteltuun, päästään helposti kiinni poikkeaman juurisyyhyn ja asiaan voidaan reagoida ennaltaehkäisevästi. Kahden kuukauden kuluttua asiaan palaaminen on jo myöhäistä, eikä peräpeiliin katsominen ole enää tätä päivää datan hyödyntämisessä ja johtamisessa.
Viesti termien ja sovittujen raporttien avulla
Kun on tunnistettu, mitä tietoa tarvitaan, voidaan tehdä selkeät linjaukset ja tällä tavalla vakioida eri raportit ja termit. Näin varmistetaan, että organisaatiossa puhutaan samoista asioista ymmärrettävästi ja tieto on yhteismitallista.
Tavoitteena on välttää tilanteet, joissa eri yksiköissä tai osastoilla käytetään erilaisia termejä ja koodeja tai jokaisella on omat raporttinsa.
Yhteisten toimintamallien ja raporttien avulla saavutetaan ymmärrettävä organisaatiokieli.
On suositeltavaa, että tiedon keräämistä, analysointia ja jakamista sujuvoitetaan yhteisesti sovitulla tavalla, teknologiaa hyödyntäen. Tietoa voidaan myös vertailla ja yhdistää helpommin, kun termit ovat tuttuja, sovitut mittarit on testattu ja kunnossa, ja raportointikäytännöistä on sovittu yhteisesti.