Kohdista kustannukset sinne, missä työ tehdään
Perinteisesti työvuorosuunnittelusta siirtyvät palkkatapahtumat on summattu siirtovaiheessa yhteen, jolloin palkkaohjelmassa ja kirjanpidossa ei ole enää tietoa siitä, mille kustannuspaikoille mikäkin tapahtuma kohdistuu. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.
Tarkat päivä- ja kustannuspaikkakohtaiset tapahtumat on myös mahdollista siirtää palkkaohjelmaan, jolloin sen tehtäväksi jää hinnoitella tapahtumat sekä jyvittää kustannukset oikeille kohteille. Tämä säästää merkittävästi manuaalista työtä sekä tuo tarkkuutta kustannusten seurantaan ja raportointiin.
Työtä voidaan tehdä joustavammin, koska esimerkiksi kustannuspaikan vaihtuminen kesken työpäivän ei aiheuta turhaa päänvaivaa palkanlaskentaan: järjestelmä kohdistaa automaattisesti kustannukset sinne, missä työ konkreettisesti tehtiin.
Näin työntekijöiden liikkuminen eri toimipisteiden välillä sujuu taloushallinnon näkökulmasta huomattavasti helpommin, koska kustannukset kohdistuvat automaattisesti oikeaan kustannuspaikkaan.
Automaattisen palkkatulkinnan hyödyt
Automatisoi vuodenvaihteen manuaalinen työ
Vuosi vaihtuu, jakso ei. Miten varmistaa, että kustannukset kohdistuvat oikealle vuodelle?
Kun jakson palkkatapahtumat tuodaan palkanlaskentajärjestelmään päivätasolla sen sijaan, että ne summattaisiin yhteen aineistoon, vuoden vaihtuminen ei vaadi manuaalista työtä. Palkkajärjestelmällä on mahdollisuus kohdistaa kustannukset automaattisesti sinne, minne pitääkin.
Samoin jos kuukausipalkkaisten palkkavarauksia seurataan kalenterikuukausittain, onnistuu tämäkin helpommin päiväkohtaisten tapahtumien ansiosta.
Korjaa palkat takautuvasti
Kuulostaako tutulta tilanteelta: työntekijä huomaa jälkikäteen, että palkasta puuttuu kolme tuntia iltatyötä. On aika ottaa laskin ja TES kauniiseen käteen, korjata virhe, ja ottaa yhteyttä palkanlaskentaan. Tai sitten ei.
Huomattavasti helpompi tapa on pyytää esihenkilöä korjaamaan työaikatiedot suoraan järjestelmään, jonka jälkeen ajetaan työvuorosuunnittelun vanhan kauden tulkinta, joka tuottaa palkanlaskentaan erotuksen maksetusta ja korjatusta tapahtumasta.
Ei ylimääräisiä laskutoimituksia, TES-tulkintaa tai sähköposteja. Kaikki hoituu näppärästi suoraan järjestelmässä.
Tulkitse TES tasapuolisesti
Silloin kun TES-tulkinta on ihmisen varassa, tulkintavirheitä, -viiveitä ja -viestikatkoksia tapahtuu. Se on inhimillistä, mutta myös estettävissä. Kun tulkinta tehdään automaattisesti järjestelmän avulla, varmistetaan tasainen laatu ja minimoidaan poikkeamat.
Kaikki palkkatulkinta yhdessä paikassa
Kun kaikki palkkatulkintaan tarvittavat tiedot sijaitsevat yhdessä paikassa, eikä esimerkiksi post it -lapuilla, sähköposteissa ja paperisilla lomakkeilla, ne on myös helpompi löytää. Järjestelmän tavoitteena on poistaa erillisten lomakkeiden tarpeen, sillä kaikki tiedot erilliskorvauksista palkkakorjauksiin tapahtuu yhdessä ja samassa paikassa.
Vapauta esihenkilön aikaa
Yksi järjestelmän ja automaattisen tulkinnan isoista hyödyistä on esihenkilön työn helpottaminen. Kun järjestelmä hoitaa TES-tulkinnan ja vähentää manuaalisen työn määrää, esihenkilö voi keskittyä alaistensa ja tiiminsä operatiiviseen johtamiseen.
Huomioi liukuva työaika
Vuorotyö ei ole ainut työskentelymalli, joka hyötyy automaattisesta palkkatulkinnasta: liukuva työaika on myös osa TES-tulkintaa. Jos siis etsit ratkaisua esimerkiksi vuorotyöhön tai liukuvaan työaikaan, olet tullut oikeaan paikkaan.