Kartoita työvuorosuunnittelun tilanne

Ennen kuin valitset uuden työvuoro­suunnittelu­järjestelmän, vastaa näihin kysymyksiin

Kartoita työvuorosuunnittelusi nyky- ja tavoitetilanne näiden kysymysten avulla: Näin ymmärrät, mitä sinun tulisi huomioida uutta prosessia ja työkaluja valitessasi!

Jaoimme kysymykset seitsemään kategoriaan.

1. Työvuorosuunnitteluun liittyvät kysymykset 

Näiden kysymysten avulla kartoitat nopeasti nykyisen työvuorosuunnittelun käytäntöjä. Lisäksi opit ymmärtämään mitä nykyisestä prosessista vielä uupuu ja mitä siinä kannattaisi kehittää.

1. Kenen vastuulla työvuorosuunnittelu on tällä hetkellä? Ketkä vuorosuunnittelusta vastaavat? Suunnitellaanko vuorot keskitetysti niin, että yksi henkilö suunnittelee useamman yksikön listat? Vai niin, että jokaisen yksikön/tiimin työt suunnitellaan erikseen?
2. Mihin työvuorosuunnittelu perustuu? Huomioidaanko työvuorosuunnittelussa esimerkiksi aukioloajat, tulleet tilaukset, työn tarve, mitoitukset ja/tai toistuvat vuorosyklit? Millaisten seikkojen mielestäsi tulisi ohjata suunnittelua?
3. Mikä on työntekijän rooli suunnittelussa ja kuinka vahvasti heidän toiveitaan pitäisi mielestäsi huomioida? Millä tapaa toiveet tällä hetkellä huomioidaan? Työntekijää voi osallistaa suunnitteluun monella tapaa. Esimerkiksi niin, että työntekijät saavat esittää työ- ja vapaapäivätoiveitaan, jotka pyritään toteuttamaan suunnittelussa. Tai niin, että työntekijöille annetaan mahdollisuus suunnitella omat listansa autonomisen suunnittelun avulla.
4. Onko työntekijöiden osaamisella merkitystä vuoroissa? Täytyykö eri vuoroista löytyä erilaista osaamista? Jos kyllä, pitäisikö työntekijöiden osaamiset ja työn osaamisvaatimukset huomioida vuorosuunnittelua tehdessä?
5. Millainen työaikaergonomia teillä on tällä hetkellä? Kiinnitetäänkö teillä huomiota listojen kuormittavuuteen ja siihen miten sitä voisi seurata ja estää? Onko organisaatiossasi ollut paljon poissaoloja viime aikoina jotka saattavat johtua huonosta työaikaergonomiasta? Mitä tässä pitäisi mielestäsi kehittää? Olisiko teille hyötyä jos voisitte seurata reaaliajassa ja ennakoiden esimerkiksi lepoaikojen täyttymistä sekä yövuorojen ja perättäisten vuorojen maksimimäärien seurantaa?

2. Työajanseurantaan liittyvät kysymykset

Näiden kysymysten avulla ymmärrät paremmin, tukeeko työajanseuranta organisaatiosi raportointia ja mittareita riittävällä tasolla.

1. Tuleeko työaikaa kohdistaa eri projekteille, tehtäville taikka asiakkuuksille? Onko liiketoiminnalle merkityksellistä ymmärtää mihin tarkalleen työntekijöiden aika kuluu? Käytetäänkö tätä tietoa esimerkiksi laskutuksen tai kannattavuuden seurantaan?
2. Miten teillä seurataan työaikaa? Seurataanko työaikaa leimaamalla, erikseen kirjaamalla vai ainoastaan poikkeuksia seuraten? Millä laitteella kirjaukset tehdään: mobiilisti, tietokoneella vai erillisellä päätelaitteella?

3. Palkkojen maksuun ja tulkintaan liittyvät kysymykset

Näiden kysymysten avulla ymmärrät, miten vahvasti työaika ja työvuorot linkittyvät teillä palkkojen maksuun ja tulisiko palkkatulkinnan automatisointi huomioida osana työvuorosuunnittelujärjestelmän valintaa.

1. Toimiiko teillä työajan toteumat palkanmaksun pohjana? Jos kyllä, täytyykö näissä huomioida erilaisten TES-kohtaisia lisiä ja korvauksia?
2. Miten listojen toteumat tällä hetkellä kootaan? Kirjaako joku toteumat käsin paperilistojen pohjalta vai löytyykö tieto jo suoraan järjestelmästä?
3. Miten työajan tulkinta saadaan palkanlaskentaan tällä hetkellä? Kulkeutuvatko tiedot suoraan työajanseurantajärjestelmästä valmiiksi tulkittuna? Vai vaatiiko työajan tulkinta manuaalista laskentaa? Saadaanko palkat laskettua nykyisellä mallilla sujuvasti, ajoissa ja aina oikein?

4. Raportointiin liittyvät kysymykset

Näiden kysymysten avulla ymmärrät paremmin, millaista tietoa työvuorosuunnittelujärjestelmästäsi pitäisi tuoda liiketoiminnan raportteihin.

1. Millaisia raportteja teillä tällä hetkellä seurataan? Mitä teillä mielestäsi pitäisi raportoida pohjautuen työaikakirjauksista, työvuoroista tai palkkatulkinnasta saatavaan tietoon?
2. Millaiset metriikat ovat merkityksellisiä teille työntekijöiden pysyvyyden ja organisaation kannattavuuden kannalta? Esimerkiksi kannattaako teidän seurata paljonko aikaa eri palveluiden tuottamiseen tai tehtävien suorittamiseen kuluu? Mikä työn tarpeen mitoitus tällä hetkellä on?  Onnistuttiinko mitoituksessa eilen tai viime viikolla? Voidaanko työvuorolistoilla seurata työntekijöiden kuormittumista? Onko organisaatiossa riittävästi osaamista tällä hetkellä sekä tulevaan palvelun tai työn tarpeeseen? 
3. Kyetäänkö näitä tärkeimpiä metriikoita seuraamaan jo reaaliajassa? Olisiko reaaliaikaiselle seurannalle tarvetta?

5. Työntekijöiden kokemukseen liittyvät kysymykset

Näiden kysymysten avulla varmistat, että myös työntekijän näkemys tulee huomioitua.

1. Miten työntekijät kokevat työajan kirjaamisen ja työvuorojen suunnittelun? Mikä työajan kirjaamisessa ja työvuorojen suunnittelussa heidän mielestään toimii ja mikä ei? Mitä he toivoisivat siinä kehitettävän?
2. Pääsevätkö työntekijät itse tarkastelemaan tietojaan?Pitäisikö työntekijöiden itse pystyä tekemään työaikakirjauksia tai päivän aikaisia muutoksia? Entä pitäisikö työntekijöiden nähdä erilaisten saldojen ja/tai omien toiveidensa tilannetta sen sijaan, että tietoja pyydetään esihenkilöiltä tai henkilöstöhallinnolta? Mitä tietoja henkilöstön olisi hyvä päästä itse katselemaan ja mihin vaikuttamaan?

Työaika ja sen käyttö on niin merkittävä osa työntekijän arkea, että työntekijät kannattaa ehdottomasti osallistaa kehitysprojektiin alusta asti. Kun työntekijät pääsevät jakamaan näkemyksensä ja kokemuksensa, ymmärrät paremmin millaisia asioita organisaatiotasolla tulisi kehittää.

Lisäksi osallistamalla työntekijöitä, he ymmärtävät paremmin, miksi kehitysprojektiin lähdetään ja miten uusi ratkaisu heitä hyödyttää. Tämä on tärkeä osa muutosjohtamista.

6. Rajapintoihin liittyvät kysymykset

Näillä kysymyksillä varmistat, että tieto järjestelmien välillä liikkuu riittävällä tasolla.

1. Kulkeeko tarvittava data sujuvasti paikasta toiseen? Kommunikoivatko työajanseuranta-, työvuorosuunnittelu-, HR- ja palkanlaskentajärjestelmät keskenään? Mitä haasteita datan liikkumisessa on?
2. Liikkuuko tieto sähköisesti vai pitääkö sitä siirtää manuaalisesti paikasta toiseen? Jos tietoa siirretään käsin, paljonko aikaa siirtäminen vie kuukausitasolla? Joudutaanko eri järjestelmistä tulevaa tietoa yhdistelemään manuaalisesti, jotta tarvittava raportti tai kooste saadaan aikaiseksi?

7. Kehitysprojektiin liittyvät kysymykset

Yllä mainittujen kysymysten lisäksi kannattaa kysyä seuraavat kysymykset projektiin osallistuvilta avainhenkilöiltä.

• Täydennä seuraavat lauseet:
  • Olisin tyytyväinen jos…
  • Epävarmuutta ja pelkoa minulla aiheuttaa…
• Onko meillä selkeä suunnitelma siihen, miten suunnittelijat, esihenkilöt ja työntekijät osallistetaan kehittämiseen ja sitoutetaan uusiin toimintamalleihin? 
• Mitä meidän kannattaa tehdä itse oman osaamisemme ja resurssiemme puitteissa, ja mihin kaipaamme asiantuntijaa? Miten asiantuntija voisi auttaa meitä onnistumaan paremmin?
• Mistä tiedämme, että olemme onnistuneet järjestelmän valinnassa ja prosessin kehityksessä? Millaisia mittareita meidän tulisi asettaa onnistumiselle? (Hyviä mittareita on kaikki konkreettisesti mitattavissa oleva, esimerkiksi sairauspoissaolojen väheneminen, ylitöiden väheneminen, ajan säästö keskeisissä prosesseissa, muutos työntekijöiden tyytyväisyydessä jne.)

Kerro meille organisaatiosi tarpeista, niin katsotaan mikä työvoimanhallintaratkaisu teille sopii. Varaa kartoitushetki asiantuntijan kanssa.