Näin sujuvoitat HR-prosesseja oikeilla HR-työkaluilla
HR-työkalut puntarissa – mitä järjestelmiä kasvavan yrityksen HR oikeasti tarvitsee? Lue vinkkimme HR-prosessien sujuvoittamiseen!
Mitä HR-työkaluja kasvava yritys tarvitsee?
Yritysten HR-tiimit hallinnoivat merkittävää määrää erilaista dataa. Tallennettavaa ja käsiteltävää tietoa syntyy lähes koko ajan. Erilaiset henkilöstöön ja työsuhteisiin liittyvät tapahtumat edellyttävät tiedon keräämistä, tallentamista tai luovuttamista.
Parhaimmillaan HR hoitaa velvollisuutensa sutjakasti. Se tietää, mitä tietoja sen tarvitsee kerätä, mihin ne kannattaa tallentaa ja mistä ne myöhemmin löytää. Pahimmillaan HR voi kuitenkin hukata lukemattomia tunteja, jos prosessit ovat mutkikkaita eikä sopivia järjestelmiä ole käytössä.
Hyvät työkalut tukevat HR:n työtä ja antavat mahdollisuuden keskittyä vaikutukseltaan merkittävämpiin asioihin. HR:n ketteryydessä on monesti kehitettävää. Moni organisaatio miettiikin, miten HR voisi tuoda enemmän lisäarvoa ja toisaalta mitä asioita voisi antaa järjestelmien hoidettavaksi. Mutta minkälaisia työkaluja kasvavan yrityksen henkilöstöhallinto oikein tarvitsee, ja mitä voi suosiolla jättää myöhemmäksi?
Tällä sivulla vastaamme muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
- Miten HR:n keskeisimpiä prosesseja voi sujuvoittaa HR-työkalujen avulla?
- Mitä HR-työkaluja käyttöön kannattaisi ottaa, kun HR-funktiota on rakentamassa?
- Miten integraatiot järjestelmien välillä auttavat HR:ää?
- Mitä pitää ottaa huomioon lainsäädännön ja datan hallinnan näkökulmasta?
Voit hypätä suoraan kiinnostavaan kohtaan linkkejä klikkaamalla.
Henkilöstöhallinnon prosesseille tulee vaatimuksia monesta näkökulmasta:
Työsuhteen elinkaari prosessina
Henkilöstöhallinnon tehtäviä voi karkeasti hahmotella työsuhteen elinkaaren kautta. Työsuhteella on yleensä organisaation näkökulmasta alku (rekrytointi ja siihen liittyvät tehtävät) ja loppu (työsuhteen päättyminen ja siihen liittyvät tehtävät) sekä siinä välissä tukku tapahtumia.
Kun puhutaan HR-prosesseista, viitataan yleensä johonkin osaan tästä työsuhteen elinkaaresta, sen hallinnointiin ja parantamiseen. Tyypillisiä aliprosesseja alun ja lopun välissä ovat esimerkiksi palkanmaksu, työvuorosuunnittelu, kehityskeskustelut, palkitseminen, suorituksen ja osaamisen kehittäminen.
HR:n prosesseja leimaa yleensä se, että niihin liittyy monia sidosryhmiä, tukku toisistaan riippuvia päätöksiä ja paljon käsiteltävää tietoa. Prosesseissa tulee huomioida paitsi työlainsäädännön ja työehtosopimusten velvoitteita, johdon ja esimiesten tarpeita, työntekijäkokemusta, HR:n työn sujuvuutta, yhdenvertaista ja tasapuolista kohtelua, organisaation kuluja sekä tietoturvaan ja yksityisyyden suojaan liittyviä vaatimuksia.
Prosessiajattelun hyödyt HR:lle
Prosessiajattelusta on HR:ssä rutkasti hyötyä, sillä sen avulla voi varmistua, että vaadittavat asiat tulee hoidettua, niissä ei kestä kohtuuttomasti aikaa, kaikkia kohdellaan yhdenvertaisesti ja ne tehdään oikein.
Yksinkertaisimmillaan prosessi voi olla simppeli toimintaohje tai vaikkapa ranskalaisista viivoista koostuva lista, jossa esimerkiksi kuvataan uuden työntekijän onboardingiin sisältyvät tehtävät. Tällaisten prosessien toteutuminen nojaa yleensä ihmisten panokseen ja manuaaliseen työhön - ja monesti myös muistiin.
Prosessien tarve korostuu, mitä isompi organisaatio on kyseessä. Mitä isommaksi yritys kasvaa, sitä enemmän hyötyä on siitä, että asioita tehdään systemaattisella tavalla.
“Yleensä yrityksen toimitusjohtaja tai muu HR:ää sivutoimenaan tekevä henkilö pystyy hallitsemaan henkilöstöä ja hr-dataa esimerkiksi exceleiden ja erilaisten tiedostojen varassa siihen asti, kunnes yrityksessä työskentelee 40–50 ihmistä. Sen jälkeen vastaan tulee aika pian tilanne, jossa tarvitaan sekä lisää käsiä että hyviä järjestelmiä. Kaikkea ei vaan pysty muistamaan enää”, kertoo Visman HR-johtaja Eliisa Valkonen.
Miten HR-työkalut sujuvoittavat HR-prosesseja?
HR-työkalut ovat helpoin tapa järkeistää, systematisoida ja nopeuttaa HR:n prosesseja. Pienissä yrityksissä HR-työkalut helpottavat elämää, keskisuuret yritykset nojaavat niihin ja suuret yritykset joutuisivat todelliseen kiipeliin ilman niitä.
Työntekijät huomaavat yleensä seuraavia etuja:
- HR:n prosessit selkeytyvät ja muuttuvat luotettavammaksi
- Tietojen käsittely ja päätöksenteko nopeutuu
- Virheiden määrä vähenee
- Manuaalisen työn määrä HR-asioissa vähenee
- HR:llä riittää enemmän aikaa ihmisten kohtaamiseen ja kehittämiseen
Tyypillinen syy siirtyä käyttämään erilaisia järjestelmiä on ihmiskapasiteetin loppuminen, huoli riittävästä tietoturvasta, virheiden määrän kasvu ja turhautuminen manuaalisesti hoidettavien asioiden määrään.
“Vaikka olemme ohjelmistoyritys, mekään emme halua, että ihmiset roikkuvat järjestelmissä. Päinvastoin uskomme, että ihmisillä parempaakin tekemistä. HR-työkalujen avulla pystytään helpottamaan rutiineja, jotka veisivät muuten paljon aikaa. Opettajan tärkein tehtävä on opettaa ja hoitajan hoitaa potilaita, eikä pyöritellä papereilla tai exceleissä rutiineja, mitkä vievät paljon aikaa ja olisivat helposti hoidettavissa sopivien ohjelmistojen avulla. Näin myös HR:ssä. Human Resources-termi onkin monessa yrityksessä vaihtunut sanaan “People”. Henkilöstöihmisillä on nimittäin parempaakin tekemistä kun näpytellä ja siirtää dataa paikasta toiseen. Meidän lisäarvo tulee siitä, että autamme työntekijöitä ja esihenkilöitä onnistumaan työssään”, Valkonen kuvailee.
Tärkeimmät työkalut hyvän HR:n pyörittämiseen
Henkilöstötietojärjestelmät
Tarve HR-työkaluille saa yleensä alkusysäyksen työsuhdetietojen ja työsopimusten säilyttämisestä ja löydettävyydestä. Yleensä pienet yritykset säilyttävät näitä tietoja erilaisissa exceleissä ja kansioissa esimiesten omilla tai yrityksen jaetuilla kovalevyillä.
Yrityksen ja henkilöstömäärän kasvaessa toimintatavan tyypillinen oirekuva on tiedostojen ja kansioiden kimara, josta kukaan ei ole ihan varma, mikä on viimeisin versio. Tarvittavien dokumenttien etsimiseen hujahtaa huomaamatta tunteja, ja tietoja lähetetään manuaalisesti esimerkiksi palkkahallintoon ja pahimmillaan sähköpostilla.
Monen HR-vastaavan ilme kirkastuu, kun selviää, että kasvavan tietomäärän taltuttamiseen on olemassa oma järjestelmänsä. Siirtymistä HR-järjestelmään vauhdittaa lisäksi kasvava huoli siitä, kestävätkö kotikutoiset ratkaisut päivänvaloa esimerkiksi GDPR:n suhteen.
Yritykset voivat pitää HR-järjestelmässä kirjaa seuraavista asioista:
- Henkilötiedot – nimet, sosiaaliturvatunnukset, osoitteet, puhelinnumerot, lähiomaisen tiedot
- Työsuhdetiedot – työsopimukset, palkat, TES-alaisuudet, työhistoria
- Palkanmaksuun liittyvät tiedot – tilinumerot, luontaisedut ja niiden verotusarvot
- Koulutus – tutkinnot, koulutukset, erityisosaamiset, sertifikaatit
- Materiaalit – työntekijälle luovutetut työkalut ja -tarvikkeet
Suurimman hyödyn HR-järjestelmästä saa silloin, kun muut järjestelmät integroidaan hakemaan tarvitsemansa tiedot suoraan HR-järjestelmästä, kuten Saima HR:stä. Tällöin tietoja tarvitsee todella päivittää vain yhdessä paikassa. Myös muutosten päivittäminen käy helposti, kun järjestelmän avulla voidaan mahdollistaa, että työntekijät tai esihenkilöt voivat itse päivittää muutokset suoraan Saimaan. Näin säästetään kaikkien aikaa.
“Jo HR-järjestelmien perusominaisuudet ovat mullistuksellisia exceleihin nähden. Monet asiakkaistamme kuitenkin haluavat ottaa lisäominaisuuksia käyttöön, kun ihastuvat HR-järjestelmän yksinkertaisuuteen. Niitä ovat esimerkiksi lomien, kehityskeskusteluiden ja yleiskorotusten hallintaa helpottavat moduulit”, kertoo Visma Aquilan HR-ohjelmistoista vastaava myyntipäällikkö Jesse Vainio.
Opas HR-järjestelmän ostajalle
Onko HR-järjestelmän hankinta organisaatiollenne ajankohtaista? 💡 Oppaamme luettuamme tiedät, mitä sinun tulee ottaa huomioon sopivaa HR-järjestelmää valittaessa.
Palkanlaskennan järjestelmät
Palkanlaskentaan tarkoitettua järjestelmää jokainen yritys tarvitsee jo alkutaipaleellaan. Palkkiksen pyörittäminen edellyttää kuitenkin hyvän järjestelmän lisäksi osaamista, jota ei monessa pienessä yrityksessä tai välttämättä isommassakaan ole – tai edes haluta.
Tänä päivänä onkin tyypillistä, että palkanlaskenta on ulkoistettu, jolloin palkanlaskentajärjestelmää pyörittääkin palkkahallinnosta vastaava kumppani, eikä yritys itse. Poikkeuksia toki on: esimerkiksi pienyritykset, joissa palkat ovat hyvin vakioidut ja muuttujia on vähän - silloin saatetaan palkat maksaa suoraan esimerkiksi taloushallintojärjestelmä Netvisorin kautta.
Palkanlaskentajärjestelmät ovat monella tapaa HR:n solmukohdassa. Parhaimmillaan palkanlaskentajärjestelmät keskustelevat suoraan HR:n muiden työkalujen kanssa – ne hakevat muuttuneet työsuhdetiedot, osoitteet ja tilinumerot HRM-järjestelmästä ja työaikatiedot kuten ylityöt ja lomat työajanhallintajärjestelmästä. Suuret julkishallinnon toimijat käsittelevät kymmeniä tuhansia palkkalaskelmia kuukausittain, jolloin valinnassa painottuvat pitkälle automatisoidut järjestelmät, kuten esimerkiksi Personec F.
Datan omistajuus on myös huomionarvoinen seikka. Jos palkanlaskenta on ulkoistettu eikä HR-järjestelmää vielä ole, voi huomaamatta käydä niin, että ajankohtaisin tieto henkilöstöstä onkin ulkoisella toimijalla, eikä yrityksen hallussa. Tällöin ulkoinen palkanlaskenta toimii ikään kuin portinvartijana organisaation tiedoille, joiden kannattaisi lähtökohtaisesti olla yrityksen itsensä hallittavana.
Viimeistään kun yritys kasvaa ja HR-järjestelmän käyttöönotto tulee ajankohtaiseksi, kannattaa nämä tiedot tallentaa palkanlaskentajärjestelmän sijaan HR-järjestelmään, josta puolestaan palkanlaskenta hakee tarvitsemansa tiedot. Tällöin henkilöstön master data on yrityksellä itsellään, jolloin myös erilaisten kumppanien vaihtaminen ja kilpailuttaminen on yksinkertaisempaa.
Työaikajärjestelmät
Työaikajärjestelmillä tarkoitetaan erilaisia tapoja – fyysisiä tai digitaalisia – seurata työntekijöiden todellisuudessa tekemiä työtunteja. Näkyvin merkki työajanseurantajärjestelmistä ovat kellokortit, joiden avulla työntekijät leimaavat itsensä sisään ja ulos, joskin nykyään monissa yrityksissä tunnit kirjataan suoraan koneella.
Työajan seuraamiselle on erilaisissa yrityksissä toisistaan poikkeavia perusteita. Toki työnantajalla on lakiin perustuva velvoite seurata työaikaa ja maksaa tehtyjen tuntien mukainen palkka, mutta usein työtunnit kiinnostavat työnantajia muistakin syistä.
Sopivaa työajanseurantajärjestelmää miettiessä kannattaakin siis pohtia, millaista tehtävä työ on ja mitä tarpeita se asettaa työajanseurannalle
Esimerkiksi palveluitaan myyvät asiantuntijayritykset hyötyvät tuntien kirjaamisesta monella tapaa: työajan seurannan avulla voidaan seurata projektien kannattavuutta, työn jakautumista työntekijöiden kesken ja puuttua huolestuttaviin ylitöihin sekä tietysti varmistua siitä, että asiakkaita lasketaan oikein.
Työaikajärjestelmä ei sen sijaan välttämättä ole lainkaan tarpeellinen, jos työtä tehdään säännöllisen työajan puitteissa esimerkiksi yhdeksästä viiteen muutaman tunnin liukumalla, eikä ole tarpeen eritellä, mihin aika kuluu. On isojakin yrityksiä, joissa esimerkiksi osa organisaatiota tekee työaikakirjauksia vallan sujuvasti Exceliin – eikä siinä sen kummempaa.
Työaikajärjestelmää hankkiessa kannattaa pohtia ainakin:
1. Mihin tarkoituksiin työaikaa seurataan? Onko alalla monimutkaisia perusteita palkan määräytymiselle? Tarvitaanko tarkat työtunnit asiakaslaskutusta varten?
2. Miten työaikaa seurataan? Olisiko fyysinen kirjausjärjestelmä henkilöstölle helpompi, vai palveleeko puhtaasti digitaalinen ratkaisu paremmin? Tähän vaikuttaa paljon se, missä työtä tehdään.
Näin DSV säästää työajanhallintajärjestelmällä joka kuukausi useita päiviä työaikaa
Aloita työaikaseuranta kevyesti – 3 + 1 vinkkiä
Miten seurata työaikaa asiantuntija-organisaatiossa? Lataa työajanseurannan opas
Työvoiman hallinnan järjestelmät
Jos sopivan työaikajärjestelmän valintaa määrittää, mitä yritys tekee, työvoiman hallinnan järjestelmissä se on kaiken A ja O.
On yrityksiä, joiden ei kovankaan kasvun jälkeen tarvitse miettiä työvoiman hallintaa, kun taas toisille yrityksille työajanhallintajärjestelmän käyttö on arjen pyörittämisen edellytys.
Minkälaiset yritykset sitten ovat riippuvaisia sujuvasta työvoiman hallinnasta? Yksi tyyppiesimerkki on soteyritykset, joissa on tärkeää huolehtia, että jokaisessa työvuorossa on paitsi oikea määrä ihmisiä, myös osaamiseltaan oikeanlaisia ihmisiä.
Oli sitten aamu- tai iltavuoro, sairaalan leikkausosastolla on oltava tietty määrä leikkaavia lääkäreitä, anestesialääkäreitä, yleislääkäreitä, hoitajia ja laitoshuoltajia. Ero järjestelmällisen ja kaoottisen työvuorosuunnittelun välillä voi pahimmillaan näkyä hoitovirheinä.
Työvoimanhallinta takaa työn sujuvuuden ja potilasturvallisuuden, mutta yleensä sillä saavutetaan myös merkittäviä säästöjä. Esimerkiksi hoivakodeissa työvuorolistojen virkkaaminen käsin vie paljon aikaa varsinaiselta työltä, kun sen voisi yhtä hyvin automatisoida. Hyvällä ohjelmistolla kapasiteettia vapautuu varsinaiseen hoivatyöhön. Työvoimanhallintajärjestelmien kautta varmistetaan myös työhyvinvointia, kun vuorot ovat mahdollisimman ergonomisesti suunniteltuja ja työntekijöiden työvuorotoiveet huomioidaan tasapuolisesti.
Suunnitteluohjelman pitäisi toimia läpinäkyvästi ja sujuvasti. Se ei saa kuormittaa, vaan sen tehtävä on saada kokonaisuus toimimaan sitomatta ylimääräistä resurssia itseensä.
Kolme kysymystä, jotka auttavat hahmottamaan työvoimanhallinnan tarvetta:
1. Tarvitaanko yhdessä vuorossa tiettyjä osaamisia? Tehdäänkö töitä samanaikaisesti eri lokaatioissa?
2. Meneekö yhdeltä ihmiseltä kohtuuttomasti aikaa työvuorolistojen tekemiseen? Tarvitaanko listojen laatimiseen paljon kokemusta tai erityistietämystä?
3. Onko tehtyä työvuorolistaa lähes mahdoton muuttaa manuaalisesti, jos joku työntekijä joutuu olemaan poissa tai esittää lomatoiveen?
Rekrytointijärjestelmät
Rekrytointi koskettaa jokaista yritystä jossain vaiheessa. Kevyimmillään rekrytointi voi tarkoittaa sopivan kandidaatin löytämistä omista verkostoista, jolloin rekryprosessi on suoraviivainen.
Useimmiten rekryprosessi kuitenkin pitää sisällään monenlaisia vaiheita työpaikkailmoituksen kirjoittamiseen, ilmoituksen julkaisemiseen, hakemusten vastaanottamiseen, hakemusten arviointiin, hakijoiden haastatteluun ja sopivan kandidaatin valintaan.
Mokata voi siis monessa kohtaa. Meiliin lähetetyt hakemukset voivat mennä roskapostiin (jos tarkkoja ollaan, hakemuksia ei edes saisi pyytää sähköpostitse tietosuojan vuoksi), vastaukset hakijoille voivat viipyä tai HR-osasto yksinkertaisesti hukkua luettavien hakemusten alle.
Hyvä rekrytointijärjestelmä auttaa pitämään paketin kasassa. Se helpottaa esimerkiksi hakemusten käsittelyssä ja esimerkiksi pätevyyksien vertailussa. Siihen satsaaminen kannattaa, sillä hutiloinnit rekrytoinnissa ovat yksi työnantajabrändiin merkittävimmin vaikuttavista asioista.
Rekryprosessin loppuvaiheilla hyvä HR-järjestelmä palkitsee jälleen. Kun uuden työntekijän henkilö- ja palkkatiedot on kerran viety Saima HR:ään, voi järjestelmästä muutamalla klikkauksella lähettää työsopimuksen digitaalisesti allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen se tallentuu työntekijän profiiliin.
Aikaa ja työvaiheita säästyy kosolti perinteiseen tapaan nähden, jossa työsopimus pitäisi ensin muokata käsin, henkilötiedot syöttää tekstin lomaa, tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja tallentaa – ja todennäköisesti 6 kuukauden päästä ihmetellä, mistä työsopimus löytyisikään.
Järjestelmien integrointi
HR-työkalut eivät automaattisesti suoraviivaista HR:n prosesseja. Jos ohjelmien välille ei rakenneta järkeviä integraatioita, voi käydä jopa niin, että työkalut lisäävät HR:n työtä.
Tämän takia ohjelmistojen käyttöönotossa kannattaa aina huomioida, mihin ohjelmistoihin uuden ohjelmiston on syytä siirtää dataa ja mistä puolestaan hakea sitä. Saima HR, Tiima, tai Numeron -integraatioista vastaa käyttöönottokonsultti.
Kun järjestelmät keskustelevat sujuvasti keskenään, ei tietoja tarvitse manuaalisesti siirrellä ohjelmistojen välillä vaan voi luottaa siihen, että automaatio hoitaa puolet työstä. Mitä enemmän järjestelmiä on käytössä, sitä enemmän integraatiot säästävät aikaa.
Alla listaamme integraatiot, jotka olemme huomanneet merkittävimmiksi ajansäästäjiksi HR:ssä.
Kaksi integraatiota jotka säästävät rutkasti HR:n aikaa:
1. HR-järjestelmä ➡ kaikki muut järjestelmät, missä tarvitaan henkilötietoja
Kokemuksemme mukaan HR:n järjestelmäarkkitehtuuri kannattaa rakentaa HRM (Human Resources Management) tai HRIS (Human Resources Information System) -järjestelmän, eli esimerkiksi Saima HR:n, ympärille. Tällöin henkilöstön master data on selkeästi yhdessä paikassa, josta tietoa haetaan muualle.
Käytännössä siis muut ohjelmat hakevat tarvitsemansa työntekijätiedot Saima HR:stä, eikä yksikään ohjelma tuo tietoa Saima HR:ään. Näin ollen tieto esimerkiksi työntekijän nimen muutoksesta tarvitsee kirjata vain yhteen paikkaan, ja se päivittyy automaattisesti sitä tarvitseviin järjestelmiin.
Integraatiot auttavat myös uuden työntekijän aloittamiseen liittyvissä töissä. Saima HR-järjestelmä mahdollistaa, että kun uusi työntekijä “perustetaan", syntyy työntekijälle automaattisesti myös profiili esimerkiksi matka- ja kululaskujärjestelmä M2:seen ja työajanhallintajärjestelmä Tiimaan, josta puolestaan tuntitiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan.
2. Työaikajärjestelmä ➡ palkkahallinnon järjestelmä
Jos työaikajärjestelmän ja palkkahallinnon järjestelmän välillä ei ole toimivaa integraatiota, palkanmaksupäivän lähestyminen merkitsee hoppua HR:ssä ja palkanmaksussa.
Tiedot lomista, tehdyistä tunneista ja poissaoloista on koottava, käsiteltävä ja lähetettävä palkkikseen. Työaikaa kuluu monelta ihmiseltä ja työpäiviä ehtii vierähtää useita.
Kun työaikajärjestelmä tulkitsee työaikaleimaukset ja siirtää valmiiksi pureskellut tiedot suoraan palkanmaksuun, lähestyy manuaalisen työn määrä nollaa.
Mitä laki sanoo tietojen tallentamisesta?
Työntekijän tietosuojaan otetaan kantaa monessa lakipykälässä, jotka HR:n on syytä tuntea. Tässä muutaman esimerkki:
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä määrää, että työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.
Työaikalain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä.
Monet HR:n keräämistä tiedoista ovat arkaluonteisia, eikä niiden säilyttäminen ihan missä tahansa muodossa ole hyväksyttävää. Etenkin EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n myötä on herätty pohtimaan, kestävätkö omat käytännöt päivänvaloa. Arkaluonteisiksi tiedoiksi lasketaan etnistä alkuperää, vakaumusta, rikostaustaa, terveydentilaa, seksuaalista suuntautumista, ammattiliittojen jäsenyyttä sekä geneettiset ja biometriset tiedot.
Kaksi tyypillistä tietoturvauhkaa, jotka HR:n kannattaa välttää
1 . Henkilötietojen säilyttäminen kovalevyllä
Pienet yritykset säilyttävät henkilöihin liittyviä tietoja tyypillisesti Excel-tiedostossa, joka on rajattu näkyväksi vain tietyille ihmisille. Kaikki tällaiset yrityksen kovalevylle tai jaettuun pilveen tallennetut tiedostot eivät välttämättä kestä päivänvaloa.
Henkilöihin, heidän palkkoihin ja terveyteensä liittyvät tiedot ovat arkaluonteisia. Näitä tietoja käsitellessä on huolehdittava siitä, että tiedot todella ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka niitä työnsä puolesta tarvitsevat.
Varta vasten henkilöstötietojen säilömiseen kehitetty järjestelmä takaa, että tietoja käsitellään oikein, sillä ne on suunniteltu täyttämään lakipykälien ja hyvien käytäntöjen vaatimukset.
2. Tietojen lähettäminen sähköpostitse
Sähköpostia ei saisi käyttää henkilötiedollisten dokumenttien, kuten työhakemusten ja työsopimusten lähettämiseen tai vastaanottamiseen.
Rekrytointijärjestelmät ja HR-järjestelmät mahdollistavat työnhakudokumenttien lähettämisen ja vastaanottamisen turvatusti, niin että henkilötiedot eivät vahingossa päädy väärän ihmisen käsiin. Myös palkkalaskelmat lähetetään salattuina meileinä, jos ne toimitetaan sähköpostiin.
Kehitä HR-prosesseja toimivilla työkaluilla
Kasvavan organisaation HR:ää kannattaa kehittää askel askeleelta. Jos sinua kiinnostaa kuulla, miten paremmat prosessit ja työkalut voisivat olla avuksi teidän organisaatiossanne, HR-ohjelmistojen asiantuntijamme auttavat mielellään.