Kun yritys kasvaa vauhdilla, myös henkilöstöhallinnon ja sen järjestelmien on pysyttävä mukana. Muutamassa vuodessa työntekijämääränsä lähes neljäänkymmeneen tuplanneessa jätehuoltoyhtiö Vestiassa haluttiin kehittää henkilöstöhallintoa ammattimaisemmaksi ja siirtyä Excel-taulukoiden lähettelystä nykyaikaisiin, tehokkaisiin ja tietoturvallisiin järjestelmiin.
”Oli oikea hetki lähteä liikkeelle tämän projektin kanssa. Ei ehkä viimeisin hetki, mutta viimeisimpiä”, pohtii ylivieskalaisyrityksen henkilöstö- ja viestintäpäällikkö Mervi Väisänen.
Saima HR-järjestelmä ja Tiima-työajanseuranta otettiin käyttöön sekä Vestia Oy:ssä että sen tytäryhtiössä Vestia Yrityspalvelut Oy:ssä. Yrityksissä päädyttiin Visman ratkaisuihin, koska eri järjestelmien haluttiin pelaavan luontevasti yhteen. Niiden piti olla turvallisia ja helppoja ottaa käyttöön sekä tarjota kasvunvaraa tulevaisuudessa.
Mervi kertoo molempiin järjestelmiin siirtymisen olleen vaivatonta. Vestian toiveesta ohjelmat otettiin käyttöön yksi kerrallaan. Vuoden 2022 lokakuussa käynnistyi Saima, ja alkuvuodesta 2023 käyttöön otettiin Tiima.
”Käyttöönotto oli selkeä ja sujuva. Saimme paljon tukea ja apua, ja aikataulu oli joustava”, hän kehuu. ”Oli oma toiveemme, että käyttöönotto eriytetään. Se oli tärkeää henkilöstön kannalta ja myös pääkäyttäjien näkökulmasta, että ei tarvitse yrittää pitää montaa palloa ilmassa yhtä aikaa.”
Lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta
Saima HR:stä ja Tiimasta on tullut nopeasti osa Vestian työntekijöiden arkea. Mervi kokee, että sekä tehokkuus että läpinäkyvyys ovat lisääntyneet.
”Ohjelmat säästävät aikaa joka tasolla: työntekijätasolla, esihenkilötasolla sekä HR- ja palkkahallintotasolla. Se on iso asia.”
Tiiman käyttäminen vähentää erityisesti esihenkilöiden tekemää käsityötä, kun työtuntien hyväksyminen on entistä jouhevampaa. Toisaalta esihenkilöt myös näkevät Saima HR:stä helposti tärkeät tiedot omasta tiimistään, eikä heidän tarvitse kuormittaa pyynnöillään HR:ää tai palkkahallintoa.
Myös Vestian työntekijät ovat ottaneet uudet järjestelmät hyvin vastaan. He pääsevät helpommin tarkastelemaan omia tietojaan, eikä esimerkiksi kertyneiden lomapäivien määrää tarvitse kysyä erikseen esihenkilöltä tai palkkahallinnosta. Työntekijöiltä on tullut kiitosta etenkin työaikojen kirjaamisesta mobiilisti sekä mahdollisuudesta tehdä itse työaikakorjauksia.
”Se on meillä luottamuksen osoitus, että jokainen saa itse korjata omia työaikojaan. Tiiman käyttö on selkeyttänyt asioita, ja työntekijöillä on hyvä mieli siitä, että henkilöstö koetaan luottamuksen arvoiseksi.”
