Saima HR keventää HTJ:n henkilöstöhallintoa

Solveon-ohjelmistokokonaisuuden Saima HR on yrityksen tarpeisiin mukautuva järjestelmä henkilöstötietojen hallintaan. Siihen siirtyminen on nopeaa ja vaivatonta, sitä on helppo käyttää ja se toimii sujuvasti yhteen muiden järjestelmien kanssa.

HTJ:n henkilöstökoordinaattori Jaana Uutela kertoo, että valintaan päädyttiin vertailun tuloksena. Saima HR huomattiin sopivaksi muillekin kuin vain henkilöstöpuolen asiantuntijoille.

– Tutustuimme useampaan HR-järjestelmään ja totesimme, että Saima HR on meille ominaisuuksiltaan paras vaihtoehto. Meillä oli ollut ennestään käytössä Visman muita järjestelmiä, niin se tuntui jotenkin tutulta heti. Ja järjestelmän ulkoasu oli sellainen, että myös henkilöstömme otti sen todella hyvin vastaan.

Saima HR on laajalti muokattavissa, sillä peruspaketin toimintoja voi täydentää erikseen ostettavilla lisämoduuleilla. Lisäksi ohjelmiston API-rajapinta mahdollistaa muiden järjestelmien liittämisen Saima HR:ään, jolloin tiedot liikkuvat kätevästi sen ja vaikkapa työajanseurannan välillä.

HTJ:n henkilöstö- ja viestintäjohtaja Sanna-Kaisa Niemelä kehuu Saima HR:n helppokäyttöisyyttä, selkeyttä ja monipuolisuutta.

– Kukin pystyy muokkaamaan siellä omia tietojaan, jos tulee joitain muutoksia. Kaikki muuttuneetkin tiedot säilyvät nätissä paketissa ja hyvässä järjestyksessä. Meillä on siellä myös palkkatiedot ja muut palkitsemiseen liittyvät tiedot. Järjestelmässä saadaan myöskin hyväksyttämiskierrokset hoidettua sähköisesti, ja ne saadaan sieltä integroitua meidän palkkajärjestelmäämme.

Järjestelmä on keventänyt HTJ:n henkilöstöhallinnon työtaakkaa tuntuvasti, koska työntekijöiden on niin helppo tarkastella ja muuttaa tietojaan itse. Lisäksi Niemelä pitää Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt -toimintoa erityisen hyödyllisenä. Se muistuttaa erilaisista aikaan sidotuista asioista, kuten työtodistuksista, koeajoista ja lähestyvistä merkkipäivistä. HTJ:n työntekijöiltä edellytetään hankkeissa erilaisia tilapäisiä pätevyyksiä, ja järjestelmä pitää huolen siitä, etteivät ne pääse yllättäen umpeutumaan.

– Järjestelmästä lähtee automaattiset muistutukset niin työntekijöille itselleen kuin heidän esihenkilöilleenkin. Se on tosi iso helpotus meille.

Uutela puolestaan lisää, että työntekijöiden koulutustietojen käsittely hoituu sekin Saima HR:ssä sujuvasti.

– Oli iso helpotus siirtää ne sinne. Tuntuu, että ne ovat siellä turvassa verrattuna Exceleihin. Siellä on kaikkien työntekijöiden pätevyys- ja koulutustiedot, ja ne saa helposti sieltä raportille aina tarvittaessa.

Saima HR on HTJ:llä käytössä nyt toista vuotta. Käyttöönotto oli sekä Niemelän että Uutelan mielestä todella mutkatonta. Alkuun päästiin Visma Aquilan asiantuntijan opastuksessa, eikä järjestelmä ole aiheuttanut sittemminkään minkäänlaista päänvaivaa. Muulta henkilöstöltä tullut palaute on ollut sekin erittäin myönteistä.

– Ollaan sitä Jaanan kanssa naurettukin, että kummallakaan ei liene historiassa yhtään toista järjestelmäprojektia, josta kukaan ei olisi inahtanut mitään ikävää. Se on siis hyvin harvinaista. Tämä on ollut niin looginen käyttää, ja itse projekti eteni tosi nätisti, Niemelä ihastelee.

Toisaalta HTJ on saanut järjestelmän käyttöön aina tarvittaessa tukea. Yhteistyö Visman kanssa on toiminut muutenkin mainiosti.

– Apua on saatu kyllä hyvin aina kun on tarvittu. Saima-palvelukanavan kautta on saanut vastauksen heti kun on ollut jokin ongelma. Meillä on Vismasta vain positiivisia kokemuksia, Uutela kiittelee.

Kumpikin pitää Saima HR:ää erittäin suositeltavana ratkaisuna henkilöstötietojen ylläpitoon. He nostavat muokattavuuden vielä esiin sen erityisenä vahvuutena.

– Saiman käyttöönoton voi aloittaa perusasioista ja laajentaa siitä. Meilläkin se on nyt hyvällä käytöllä, mutta meillä on jo ideoita siitä, mitä seuraavaksi voisi tehdä, Niemelä toteaa.

– Saima HR on vastannut kaikkiin tarpeisiimme. Meillä on ollut kartoituksessa, otetaanko käyttöön Lomat ja poissaolot -moduuli. Ehkä jossain vaiheessa sitten, Uutela päättää.