Työsuhteet tallessa ja reaaliaikainen seuranta
Yrityksessä käytetään Saima HR:ää tällä hetkellä työsuhdetietojen tallentamiseen: kun uusi työsuhde alkaa, henkilö luodaan Saimaan ja henkilöstö- ja palkkatiedot siirtyvät sieltä muihin järjestelmiin. Saima toimii myös osaamisen kehittämisen työkaluna ja siellä säilyvät tiedot henkilöstön osaamiseen ja pätevyyksiin liittyen.
Lisäksi Saima toimii työvälineiden hallinnan työkaluna ja järjestelmässä säilyvät tallessa tiedot mm. luovutetuista avaimista, työvälineistä, koneista ja puhelimista.
Saima HR:n hyötyinä nähdään erityisesti reaaliaikaisuus ja tietoturvallisuus. Järjestelmästä pääsee heti tarkistamaan halutut tiedot, jotka ovat varmasti turvassa. Saimaan on tallennettu työsopimukset, koulutustiedot, todistukset ja muita tärkeitä dokumentteja.
– Tavoite on, että kellään ei olisi mitään ylimääräistä omilla koneilla vaan siellä, missä niiden kuuluu olla, Mirja summaa.
Reaaliaikaisuus nähdään myös Tiima-työajanseurannan vahvuutena. Työntekijät pystyvät nyt Tiiman mobiilisovelluksen avulla leimaamaan itsensä sisään ja ulos. Lisäksi tuntien kohdentaminen eri projekteille onnistuu helposti missä ja milloin tahansa, vaikka kotimatkalla bussissa.
Toimintatapa on merkittävä edistysaskel aiempaan, jolloin moni työntekijöistä merkitsi tunnit ensin paperikalenteriin ja sieltä myöhemmin järjestelmään jopa viikkojen ajalta.
– Se oli todella hankala ja aikaa vievä toimintatapa. Unohtamatta esihenkilötyötä, jossa tulisi kuitenkin seurata työntekijöiden työaikasaldoja, jotta mitään valtavia liukumasaldoja ei kertyisi.
Yrityksessä ollaan erityisesti tyytyväisiä, että Saimaan ja Tiimaan siirtymisen jälkeen asiat ovat enemmän omissa käsissä: esimerkiksi uusia raporttipohjia voi kätevästi luoda itse. Järjestelmistä saadaan enemmän irti, kun pääkäyttäjäoikeudet löytyvät kolmelta eri henkilöltä talon sisällä ja tarvittavat muokkaukset voidaan toteuttaa itse ilman palvelupyyntöjä.
