Choose language

Personec F asiakastarina

Monetra Pohjois-Savo

Personec F -palkkajärjestelmä tuo Pohjois-Savon hyvinvointialueen palkkahallintoon merkittävästi lisää tehoa.

Solveon kuvituskuva 1200x800 (4) Solveon kuvituskuva 1200x800 (4)

Pohjois-Savon hyvinvointialueen 12 500 työntekijän palkat on maksettu vuoden alusta alkaen Visma Aquilan Personec F -palkkajärjestelmällä. Mittava muutoshanke, jossa sovitettiin yhteen yli 20:n eri organisaation toimintamallit ja tavat keskenään, on onnistunut muutoksen laajuuteen nähden hyvin, ja järjestelmä on ollut tuotannossa 1.1.2023 alkaen ilman merkittäviä haasteita tai katkoksia. Pohjois-Savon hyvinvointialueen palkkahallinnon palvelut tuottaa Monetra Pohjois-Savo, joka toteutti järjestelmähankkeen yhdessä Visma Aquilan kanssa. 

”Hankkeiden onnistuminen ei ole pelkästään toimittajasta tai pelkästään asiakkaasta kiinni. Tiivis yhteistyö on onnistumisen edellytys kriittisten toimialojen projekteissa, joihin palkkahallinto lukeutuu”, toteaa Visma Finland Holding Oy:n johtaja Juha Mäntylä. 

 

monetra_tunnus_vaaka_pun-musta-300x70

 

Juha_Mäntylä_solveon
On hienoa, että olemme pystyneet vastaamaan hyvinvointialueen tarpeisiin automatisoidulla ja integroidulla järjestelmällämme, jota käytetään jo useamman hyvinvointialueen ja suuren kaupungin hallinnossa. Automatisoitu ja integroitu ohjelma tuo säästöjä, joita hyvinvointialueilla tarvitaan.

Juha Mäntylä

Johtaja, Visma Finland Holding Oy

”On hienoa, että olemme pystyneet vastaamaan hyvinvointialueen tarpeisiin automatisoidulla ja integroidulla järjestelmällämme, jota käytetään jo useamman hyvinvointialueen ja suuren kaupungin hallinnossa. Automatisoitu ja integroitu ohjelma tuo säästöjä, joita hyvinvointialueilla tarvitaan.”

Järjestelmähankkeessa otettiin käyttöön Personec F-palkkajärjestelmä sekä Personec F ESS-itsepalveluominaisuus, jonka ansiosta ilmoitukset voidaan tallentaa palkkajärjestelmään eri puolilla organisaatiota reaaliaikaisesti. Järjestelmä tarjoaa käyttöä ohjaavia prosessitoimintoja, jotka mahdollistavat sujuvan käytön ilman hr-osaamista. Tämä on ollut hyvin oleellista projektissa haettujen tehokkuushyötyjen saavuttamisessa. Järjestelmän loppukäyttäjiä ovat esimerkiksi lääkärit, sairaanhoitaja ja erityisasiantuntijat.

Hyvinvointialueen järjestelmäkokonaisuuteen liitettiin lisäksi ESS:än avulla luottamustoimikokouksista syntyvä maksuliikenne, kertakirjautumisratkaisu Visma SSO sekä sähköiset allekirjoitukset mahdollistava Visma Sign. 

Prosessiohjaus on tuonut tehoa – jopa yllättävän nopeasti

Monetra Pohjois-Savo Oy tuottaa talous- ja palkkahallinnon palvelut Pohjois-Savon hyvinvointialueelle. Personec F valikoitui palkkahallinnon palveluiden käyttöön luotettavana ja jo vaativassa käytössä koeteltuna järjestelmänä, kertoo Monetra Pohjois-Savon toimitusjohtaja Satu Keskitalo-Makkonen. Monetra on tuottanut palkkahallinnon palveluita Kuopion kaupungille Personec F:n avulla jo useiden vuosien ajan.

”Keskeinen vaatimus järjestelmää valittaessa oli ohjelman kyvykkyys tehostaa palkkahallintoa. Aiempi kokemuksemme järjestelmästä sekä hyvä yhteistyömme Visma Aquilan kanssa painoi lisäksi paljon vaakakupissa palkkajärjestelmää valittaessa”, Keskitalo-Makkonen kertoo.

Pohjois-Savon hyvinvointialueen volyymit ovat suuria; työntekijöitä on noin 12 500 ja palkanmaksupäiviä useita kuukaudessa. Hyvin toimivat prosessit ja niiden skaalautuvuus tuovat tuloksia, joita on Keskitalo-Makkosen mukaan syntynyt jopa yllättävän nopeasti.

”Prosessiohjauksen hyödyt näkyvät jo ensimmäisen toimintavuoden lopussa, mikä on hyvin positiivista. Olemme saaneet optimoitua prosesseja, mikä tarkoittaa selvästi pienentyvää henkilöresurssien tarvetta palkanmaksuun ensi vuonna.”

Monetran tavoitteena on tuoda seuraavaksi Pohjois-Savon hyvinvointialueen käyttöön VeroApi-palvelu, joka vähentää merkittävästi palkanlaskentaan liittyvää manuaalista työtä kuten muutosverokorttien käsittelyä erityisesti vuodenvaihteessa.  Kehityslistalla on myös esimerkiksi keikkatyöntekijöiden palkanmaksun kehittäminen niin, että se toteutuisi viikoittain, kertoo Pohjois-Savon hyvinvointialueen palvelussuhdepäällikkö Kaarina Halonen.  

”Kehitettävää on uudessa isossa organisaatiossa paljon ja tämä vaatii myös järjestelmän kehittämistä. Kokonaisuudessaan olemme tyytyväisiä uuteen järjestelmään. Yhteistyö Monetra Pohjois-Savon kanssa on ollut sujuvaa”, Halonen kertoo. 

Mies ja nainen Solveon.fi Kuvituskuvia 1200 x 800
Palkanmaksun onnistuminen oli keskeinen tavoite hyvinvointialueiden aloituksessa. Hyvinvointialueiden perustaminen oli mittava muutos organisaatioille. Paineet onnistuneeseen starttiin olivat suuret, mitä lisäsivät vielä aiemmin julkisuudessakin laajalti esillä olleet epäonnistumiset järjestelmähankkeissa.

Satu Keskitalo-Makkonen

Toimitusjohtaja, Monetra Pohjois-Savo

Toimivat projektikäytännöt kriittisen hankkeen tukena

Mittava hyvinvointialueen käyttöönottoprojekti vaati onnistuakseen hyvät projektikäytännöt.

”Palkanmaksun onnistuminen oli keskeinen tavoite hyvinvointialueiden aloituksessa. Hyvinvointialueiden perustaminen oli mittava muutos organisaatioille. Paineet onnistuneeseen starttiin olivat suuret, mitä lisäsivät vielä aiemmin julkisuudessakin laajalti esillä olleet epäonnistumiset järjestelmähankkeissa”, Keskitalo-Makkonen kertoo.  

Visma Aquilan ja Monetra Pohjois-Savon kokeneet projektipäälliköt hoitivat projektin tiiviissä yhteistyössä, minkä lisäksi työtä tukivat säännöllisesti kokoontuneet projektiryhmä ja ohjausryhmä. Projektiryhmässä oli koko ajan mukana myös uuden hyvinvointialueen edustaja. Kuluja pidettiin koko projektin ajan yhteisesti hallinnassa ja lisätilaukset sekä niistä syntyvät lisäkustannukset käsiteltiin yhdessä.

Kaikki toimijat mukana muutoksenhallinnassa

”Kirkkaana päätavoitteena oli luoda yhteinen toimintamalli hyvinvointialueen tarpeisiin. Halusimme välttää tilanteen, jossa jokainen siirtyvä organisaatio toisi mukanaan omat toimintamallinsa. Tämä oli yhteinen prioriteetti kaikkien osapuolten eli Pohjois-Savon hyvinvointialueen, Monetra Pohjois-Savon sekä Visma Aquilan kesken. Tavoite pyrittiin huomioimaan kaikissa projektin vaiheissa ja tehtävissä”, kertoo Visma Aquilan vanhempi konsultti ja hyvinvointialueen hankkeen projektipäällikkö Tuija Halkola.

”Ratkaisukeskeisyys oli yksi projektin vahvuuksista. Projektin aikataulu oli tiukka ja kaikki osapuolet olivat sitoutuneet etenemään tavoiteaikataulussa.”

Lisäksi muutoksenhallinnan tärkeyttä pidettiin hankkeessa esillä ja projektin kaikki osapuolet sitoutettiin järjestelmämuutosta tukeviin käytäntöihin. Vastuuta ennen käyttöönottoa tehtävistä tarkistuksista jaettiin laajasti kaikissa uuteen hyvinvointialueeseen liittyvissä organisaatioissa.

”Muutostenhallinta olisi ollut näin laajassa projektissa mahdoton työ, jos se olisi jäänyt liian pienen porukan hoidettavaksi”, Halkola painottaa.

”Käyttöönotto sujui vuoden alussa hyvin. Muutostöiden määrä on ollut projektin laajuuteen nähden hyvin pieni.”