Case: Meita ja Provincia

Henkilöstöhallinnon Personec F -järjestelmäkokonaisuus automatisoi ja sujuvoittaa palvelukeskusten palkanlaskennan prosessia hyvinvointialueiden, kaupunkien ja kuntien työntekijöille sekä tuo säästöjä julkiselle taloudelle. Onnistuneen järjestelmähankkeen taustalla on sitoutuneiden ja taitavien osaajien aito kumppanuus.

Kenelle enää tulee mieleen rakentaa autoa itse tai hartiapankkitaloa vaatimusten kiristyessä, kun markkinoilla on parempia, toimivaksi testattuja ja turvallisia ratkaisuja? Tietojärjestelmissä on sama tilanne. 

“Hyvin harvan kannattaa enää tehdä omaa tai vahvasti räätälöityä tietojärjestelmää. Julkisen sektorin kannattaa hakea tehoja ja toimivuutta hyväksi todistetuista valmisohjelmistoista”, toteaa Visma Finland Holdingin Director Juha Mäntylä.

Kunnille, kaupungeille ja hyvinvointialueille ICT‑, talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tarjoavat Meidän IT ja talous Oy (Meita) ja Provincia Oy ovat sopineet Visman kanssa yhteistyöstä, jossa Visma toimittaa palvelukeskuksille henkilöstöhallinnon Personec  F -järjestelmäkokonaisuuden aina toteutuksesta jatkuvaan tukeen ja kehittämiseen. 

Meitan toimitusjohtaja Salli Kortelainen kertoo ostajien hakeneen strategista kumppania, joka pystyy auttamaan yhtenäisten tuotantojärjestelmien ja toimintamallien toteuttamisessa sekä siirtää tuotannon onnistuneesti pilvipalveluksi.

“Odotamme vahvaa kumppanuusmallia, joka perustuu jatkuvaan vuoropuheluun, kuunteluun ja rehellisyyteen esimerkiksi kyvykkyyksien suhteen”, Kortelainen sanoo. 

Provincian toimitusjohtaja Anna-Kaisa Packalénin mukaan hankkeen keskeinen tavoite on mahdollisimman pitkälle automatisoitu ja sujuva palkanlaskennan prosessi. Hyvinvointialueilla, kaupungeissa ja kunnissa kymmenien tuhansien ihmisten palkkojen maksun on tapahduttava luotettavasti ajallaan. Automatisoitu prosessi tarkoittaa myös julkisen talouden säästöä. Hankkeella haetaan samanaikaisesti tehoa ja laatua.

”Haluamme, että asiakkaamme pystyvät välttämään manuaalista työtä, ja että virhemarginaalit pienenevät toimivan automatisoidun prosessin myötä”, Packalén sanoo.

Onnistumisen takaamiseksi Visman asiakastiimi tuodaan hankkeeseen mukaan jo aikaisessa vaiheessa. Työtä rytmitetään jouhevalla ohjausryhmätoiminnalla, jatkuvassa vuoropuhelussa kumppanien kesken.

Modernissa IT-kumppanuussuhteessa asiakasorganisaatiot arvostavat teknologista kompetenssia, mutta edellyttävät samalla ihmisläheistä toimintatapaa. Ohjelmistokumppanin on kyettävä reagoimaan asiakkaan muuttuviin tilanteisiin tarvittaessa nopeastikin.

Sekä Meitan Kortelainen että Provincian Packalén puhuvat omasta henkilöstöstään arvostaen.

”Osaajamme ovat hyvin sitoutuneita ja taitavia”, Kortelainen kertoo. ”He tuntevat kuntien ja hyvinvointialueiden prosessit läpikotaisin ja tietävät miten järjestelmien tulee toimia. Visman kokeneet asiantuntijat saavat heiltä hyvää syötettä palkanlaskennan ja järjestelmien kehittämiseen. Hanke yhdistää hyvät tekijät.”

Packalén korostaa palvelukeskusten osaamisen olevan avainasemassa julkisen sektorin ohjelmistopalveluiden onnistumisessa.

”Asiakkaat ovat kovin erilaisia. Suuren kaupungin ratkaisu ei välttämättä sovi pienelle kunnalle. Pelissä ovat veronmaksajien rahat, joita tulee käyttää järkevästi. Kumppanin on ymmärrettävä asiakkaan tarpeet.”

Miten julkinen sektori siis voi onnistua paremmin IT-hankinnoissaan? Packalén sanoo riskien olevan merkittäviä.

”Käytössä olevat tietojärjestelmät ja arjen vaatimukset ovat hyvin vaihtelevia. Uudistukset voivat mennä pahasti pieleen. Käyttöönottoprojektien hallinta on korostuneen tärkeässä roolissa.”

”Meidän roolimme on kilpailuttaa markkinoilta parhaat ratkaisut ja ylläpitää luotettavaa kumppanuussuhdetta”, Kortelainen toteaa. ”Digitalisointi ja tekoälyn hyödyntäminen vähentävät manuaalista työtä niin asiakkaalla kuin palvelukeskuksessakin. Kaikki on kuitenkin lopulta aina yksilöiden tekemistä ja johtamista. Muutoksessa ihminen ratkaisee.”

Visman Mäntylä painottaa valmisohjelmistojen mahdollisuuksia työyhteisöjen arjen helpottamisessa. Tapa teettää räätälöityjä ratkaisuja on arvokas ja riskialtis. Myyntipuheissa ratkaisuaskartelu toimii moitteetta, mutta ostajan kannattaa tehdä taustatutkimusta.

”Todellisuus avautuu parhaiten organisaatioilta, jotka käyttävät ohjelmistoja arjessa. Kannattaa tiedustella kokemuksia suoraan asiakkaalta: vertaistodistukset kertovat paljon”, Mäntylä sanoo.