Kuopion kaupunki

Valittavan HRD-järjestelmän tuli pystyä hallitsemaan joukko henkilöstön kehittämisen kannalta keskeisiä toimintoja. Vaatimuksena oli myös ketterä tiedonsiirto sekä olemassa olevien, hyväksi havaittujen käytäntöjen jatkuvuus.

Monipuolinen henkilöstön kehittämisen järjestelmä OSS oli looginen valinta kaupunkiorganisaatiolle, sillä saman tuoteperheen ohjelmisto Personec F ESS on ollut Kuopiossa jo vuosia käytössä työsopimusten ja keskeytysten hallinnassa. Sen avulla on myös hajautettu esimerkiksi sähköisten ilmoitusten tekeminen eri puolille organisaatiota. Kuopion kaupunki on jo säästänyt ESS:n ja muiden digitaalisten järjestelmien ansiosta huomattavan määrän manuaalista työtä ja kustannuksia, minkä vuoksi OSS:lle ei ollut tarvetta asettaa yksistään kustannusten säästötavoitteita. Niiden sijaan hankinnassa korostuivat asiakaslähtöisyys ja järjestelmän helppokäyttöisyys ja jatkuva kehittyminen. Lisäksi ketterä tiedonsiirto oli tärkeää.

”Halusimme säilyttää järjestelmäkokonaisuudessamme mallin, jossa HRD-järjestelmä poimii tiedot suoraan palkkaohjelmasta. OSS:n hankinnan myötä tämä hoituu ilman ylimääräisiä toimenpiteitä. Tiedonsiirto eri järjestelmien välillä on ketterää, kun meillä on nyt käytössä kaksi saman tuoteperheen ratkaisua, henkilötietojen hallintajärjestelmä Personec F ESS sekä osaamisen johtamisen työväline Personec F OSS”, Savolainen kertoo.

Personec F ESS:n käyttäjänä Savolainen on päässyt seuraamaan OSS:n kehittämistä jo usean vuoden ajan, ja on tyytyväinen havaintoihinsa. Tällä oli paljon painoarvoa, kun kaupunki vuonna 2021 vertaili eri järjestelmiä. Asiakaslähtöisyys on kehittynyt OSS:n osalta paljon.

Kuopio on digitalisoinut HR-toimintojaan vahvasti jo vuosien ajan. Kehitystä ohjaa kaupungin strategia, jonka painopisteitä ovat tiedon ajantasaisuus, luotettavuus ja tiedolla johtamisen mahdollisuudet, sekä henkilöstön digikyvykkyyden kasvattaminen.

”Voimme hallita ja olla ajan tasalla esimerkiksi tiettyjen ammattialojen osaamista säätelevistä sertifikaateista, joiden päättymisestä järjestelmä informoi hyvissä ajoin sekä työntekijää että esihenkilöä. Tällaisia sertifikaatteja ovat esimerkiksi lääkeluvat. Tai jos palomies ei pysty enää suorittamaan savusukelluskoetta, eikä näin ollen voi jatkaa palomiehen tehtävissä, esihenkilö saa tästä tiedon ja voi alkaa etsiä korvaavia tehtäviä.”

”Ajantasainen ja laadukas HR-tieto, joka on saatavilla kaikille sitä tarvitseville, on tärkeä osa tiedolla johtamista”, Savolainen kuvaa.

”Tiedonsaanti ei saa olla yhden henkilön takana, se ei ole tätä päivää.”

Osaamisen johtamisen ja kehittämisen työväline Personec F OSS tulee Kuopion kaupungin lisäksi käyttöön myös Pohjois-Savon hyvinvointialueelle, ja sitä käyttää vuoden 2023 alusta alkaen yhteensä lähes 14 000 henkilöä. Kuopion kaupunki teki hankinnan yhteistyössä Kuopion, Oulun, Tampereen ja Jyväskylän kaupunkien omistaman Monetra-konsernin kanssa. Monetra tuottaa asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja.

Kuopion kaupungin henkilöstöstä siirtyy vuoden 2023 alussa yhteensä yli 3 000 henkilöä hyvinvointialueen palvelukseen. Yhteinen järjestelmä tuo siirtymään tehoa.

”Vaikka uusi organisaatio syntyy, teemme pitkään yhteistyötä ja tiedonsiirtoa uuden organisaation kanssa. Yhteinen järjestelmä helpottaa kaikkien työtä”, Savolainen kiteyttää.

Kuopion kaupungin OSS-käyttöönottoprojekti käynnistyy maaliskuussa ja valmista tulee olla marraskuussa. Savolainen lähtee isoon järjestelmämuutokseen turvallisin mielin, sillä Visma Aquilan palvelu on hänelle tuttua vuosien ajalta.

”Meillä on takana säännöllinen ja tiivis yhteistyö, ja olemme aina saaneet palvelua ja vastauksia ilman viiveitä. Resursseja on aina riittänyt, mikä on erityisen tärkeää nykytilanteessamme, kun myös hyvinvointialue ottaa samanaikaisesti käyttöön samaa järjestelmää, ja meidän osaltamme aikataulussa ei ole joustoa.”