Saima HR on työsuhteen tietopankki ja raportoinnin apu – case: Joo Group

Saima HR on Joo Groupille ensisijaisesti tietopankki työntekijän työsuhteesta, ja järjestelmää käytetään kaikkien henkilöstötietojen ylläpitämiseen. Lisäksi Saimassa säilyvät tiedot mm. luovutetuista tavaroista sekä työsuhdetiedot ja työsopimukset.

– HR-työhön suurin etu on ollut se, että työntekijöiden tiedot löytyvät turvallisesti yhdestä ja samasta paikasta. Lisäksi järjestelmästä on helppo tarkistaa sovittuja asioita, kuten kuinka paljon tietylle henkilölle tulisi maksaa palkkaa, kertoo Joo Groupin henkilöstöpäällikkö Maarit Elo.

Saima HR on helpottanut myös rekrytointiin liittyviä tehtäviä. Yrityksessä on aloittanut kevään aikana 15 uutta henkilöä, joille luonnollisesti on tarvinnut tehdä työsopimukset. Joo Groupilla on Saimassa käytössä oma dokumenttipohja työsopimuksille, josta on helppo henkilön aloittaessa kopioida pohja, täyttää tiedot ja tallentaa työntekijän taakse.

– On ollut todella hyvä, että työsopimukset saa helposti suoraan Saimasta, Maarit kiittää.

HR:n lisäksi myös työntekijä pääsee itse tarkistamaan, että tiedot ovat järjestelmässä ajan tasalla ja tarvittaessa päivittämään niitä. On myös työntekijän näkökulmasta hyvä, että työsopimus on aina järjestelmässä tallessa. Tämä lisää läpinäkyvyyttä yrityksessä: jokainen voi itse tarkistaa, mitkä oman työsopimuksen ehdot olivatkaan tai esimerkiksi tallentaa valtakirjoja Saimaan.

Yrityksessä käytetään Saimaa myös raportoinnin tarpeisiin. Raporteissa eniten käytössä ovat olleet henkilökuntaluettelo, henkilöstötilasto sekä palkat valitulta päivältä.

– HR:nä minulle tärkeitä tietoja ovat esimerkiksi henkilöstömäärä ja miten työntekijät ovat jakautuneet eri toimistoihin.

HR-raportoinnin lisäksi yritys raportoi emoyhtiölle Fastighets Balderille, jolle saadaan Saiman kautta kaikki tarvittavat raportit. Esimerkiksi tietoa siitä, onko henkilö haalari- vai valkokaulustyöntekijä, voidaan ylläpitää ja raportoida Saiman avulla. Saimasta saatavia raportteja käytetään myös tilinpäätöksen apuna.

Raportointityötä helpottaa, kun raportit saadaan Saimasta myös suoraan helposti luettavassa excel-muodossa, jossa on jo valmiit toiminnallisuudet kuten suodattimet.

Järjestelmien yhteispeli helpottaa HR:n työtä

Saiman jälkeen yrityksessä on otettu käyttöön myös Tiima-työajanseurantajärjestelmä. Samalla tehtiin integraatio järjestelmien välille.

– Nyt kun meillä on Saima ja Tiima käytössä, järjestelmät keskustelevat keskenään ja palvelevat toinen toistansa, Maarit kertoo.

Saimasta liikkuu Tiimaan perustiedot henkilöstöstä, kuten organisaatioyksikkö, maksuryhmät, suunnitellut työajat ja tuntien automaattiset kohdistukset. 

Integraatio mahdollistaa sen, että henkilöä ei tarvitse uudelleen luoda toiseen järjestelmään. Kun henkilö on kerran perustettu HR-järjestelmän puolelle Saimaan, tieto valuu sieltä myös Tiiman työajanseurantaan. 

– Se tuntuu älyttömän helpolta ja kivalta, Maarit iloitsee.

Myös yhteistyö Saiman ja Tiiman asiantuntijoiden kanssa on sujunut hyvin. Asiakastuen palvelukanava on tarjonnut apua ja vastaukset mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Palvelukanavan kautta on voinut helposti esittää täsmentäviä kysymyksiä käyttöönoton jälkeen, jotta järjestelmässä on saatu asiat toimimaan yrityksen haluamalla tavalla.

Erityiskiitoksen saa Tiiman käyttöönotossa asiantuntijana toiminut Visma Aquilan konsultti Mikko Ritola. 

– En olisi parempaa yhteistyökumppania voinut toivoa. On sellainen olo, että järjestelmän kanssa ei ole yksin, Maarit kiittää.