Itä-Uudenmaan ensi­hoito ja pelastus­laitos

Aiemmin sekä Itä-Uudenmaan ensihoidon että pelastuslaitoksen työtä hallittiin pitkälti Exceleiden avulla: työvuorolistat, niiden suunnittelu ja koulutusten seurannat hoidettiin kaikki taulukkopohjaisesti. Näiden lisäksi tietoja säilöttiin myös HR-ohjelmistossa. 

Resurssisuunnittelusta vastaavien henkilöiden tehtävä on varmistaa, että jokaisella asemalla on jokaisessa vuorossa riittävästi työntekijöitä, sekä huomioida lain vaatiman kokonaistyöajan asettamat rajat. Tämä on kuitenkin haastavaa, jos tiedot ovat hajallaan monessa paikassa. Ensihoidossa resurssisuunnittelusta vastaa Jukka Lehtola, kun taas pelastustoiminnan puolella tästä on vastuussa palomestari Niina Sipronen. Siipronen kuvaa aiempaa prosessia seuraavasti.

“Vaikka Excelissä oli näkyvissä kuka milloinkin on töissä, siitä puuttui seuranta. Lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvät asiat eivät olleet selkeästi näkyvissä, vaan niitä piti erikseen aina etsiä. Kokonaistyöajan seurantaan piti hakea tietoa useammasta paikasta.”

Vakiintuneesta rutiinista huolimatta työn hallinnasta jäi siis puuttumaan tietynlainen suunnitelmallisuus ja läpinäkyvyys.

Työläälle prosessille päätettiin laittaa piste vuonna 2021 ja ottaa käyttöön työvoiman hallintajärjestelmä Numeron.

Siprosen mukaan Numeronin avulla on saatu parannettua raportointia ja työn suunnittelua. Nykyään kaikki töiden järjestelyyn tarvittavat tiedot, kuten lomat, koulutukset ja poissaolot nähdään yhdessä näkymässä.

“Voimme suunnitella työtä pidemmällä tähtäimellä. Vaikka emme olisi vielä julkaisseet listoja, näemme mitä osaamista meillä on milloinkin saatavilla ja onko jossain vajetta. Myös lyhyemmällä aikajaksolla nähdään, tuleeko äkillisiä poissaoloja, jotka vaikuttavat vahvuuksiin. Samalla Numeron kertoo, voidaanko poissaolo paikata vuoron sisältä, vai täytyykö siihen tehdä laajempia ehdotuksia”, Sipronen kertoo,

Myös vaadittavien erityisosaamisten takaaminen vuoroihin on nykyään huomattavasti helpompaa. Sipronen kehuu ominaisuutta, jolla voidaan asettaa kaikille asemille ja vuoroille tietty palvelutaso ja tarvittavat osaamiset.

“Numeron näyttää heti, jos valmiutta ei ole täytetty. Kun se herjaa punaisena, tiedetään että pitää tehdä jokin muutos. Esimerkiksi poissaolojen sattuessa voidaan vaihtaa kahden henkilön paikkaa.”

Käyttöönoton jälkeen aikaa on säästynyt muun muassa tiedon kaivelussa, raportoinnissa, palkanmaksussa ja sivutoimisten tuntien kirjaamisessa. Lisäksi voitiin luopua vanhasta, jo tiensä päätyyn tulleesta järjestelmästä.

Muutos näkyy sujuvan palkanmaksun ohella myös muilla tavoin työntekijöiden arjessa. 

“OmaNumeronin kautta työntekijät voivat tarkastaa omat työvuoronsa ja tehdä toiveita esimerkiksi vuorojen vaihdoista. Nämä eivät ole enää sidoksissa siihen, että pitäisi käydä aina työpaikalla tarkastamassa, onko toiveet hyväksytty, vaan ne näkee kotoa käsin”, Sipronen kertoo. 

Tärkein etu on kuitenkin se, että voidaan olla varmoja siitä, että lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ja muu työn suunnitteluun tarvittava tärkeä data on saatu näkyviin. 

“Numeron tuo näkyville sellaista tietoa, joka on aiemmin pohjautunut mututuntumaan. Nykyään näemme visuaalisena raporttina, että miten asiat oikeasti on.”

Siprosen mukaan Numeron on nykyaikainen ja looginen järjestelmä. Käyttöönotosta hän vinkkaa, että vaikka Vismalta saakin tukea, kannattaa siihen varata myös omassa päässä riittävästi henkilöitä. Pelastuspuolella käyttöönotto eteni sujuvasti, kun Sipronen pystyi ottamaan siitä vastuun.

“Siinä on paljon kouluttamista käyttäjille, ja toki määrittelyjen tekemistä siitä, mitä Numeroniin halutaan, millaisia työpaloja, kiertoja ja muita. Toki se auttoi, että ensihoito oli siirtynyt Numeroniin ensin ja me voitiin pelastuspuolella ottaa mallia sieltä.”

Siprosen mukaan Numeronin tiimiltä saa hyvin tukea kaikkiin ongelmiin ja tiketteihin reagoidaan nopeasti. Suunnitelmissa on myös kehittää työn hallintaa vielä nykyisestä eteenpäin. Pääkäyttäjänä hän voi testata ja tehdä monia muutoksia itsekin, mutta suuremmissa muutoksissa voidaan hyödyntää Numeronin tiimin asiantuntemusta ja apua.

"Numeroniin on tullut uusia widgettejä poissaolojen seurantaan, jotka helpottavat varhaista puuttumista,” Sipronen kertoo.

Kokemuksen kertyessä käytön kehittämistä on tärkeää jatkaa. Sipronen suunnitteleekin automatisoinnin lisäämistä ja manuaalisen työn vähentämistä entisestään.