Hammas Mehiläinen

Muutosprojekti käynnistyi alkuvuonna 2023. Esikartoituksen tuloksena järjestelmää alettiin parametroida tarpeiden mukaiseksi yhdessä Visma Aquilan asiantuntijoiden kanssa. Siitä edettiin pilottivaiheeseen, jonka jälkeen maaliskuussa 2024 Hammas Mehiläinen otti Numeronin käyttöön kaikissa yksiköissään.

Hammas Mehiläisen johtava hoitaja Miia Ruhanen kertoo muutoksen lähteneen tarpeesta päivittää kankeat käytännöt sujuvampaan ratkaisuun, jossa työvuorojen suunnittelu hoituu yhdellä nykyaikaisella järjestelmällä. Numeronin etuna oli myös laaja muokattavuus.

– Valitsimme Numeronin puhtaasti siksi, että vanhat järjestelmämme eivät olleet enää tätä päivää. Teimme työvuorosuunnittelua aiemmin parilla eri ohjelmalla, ja Numeron tarjosi mahdollisuuden muokata ohjelmaa tarpeisiimme paljon paremmaksi. Siitä saatiin ajankäytöllisesti tehokkaampi ja toiminnoiltaan meidän näköisemme ohjelma.

Käyttöönottoa lykättiin kolmella kuukaudella alkuperäisestä suunnitelmasta, jotta siihen oltaisiin varmasti valmiita. Vaikka koko projekti kartoitusvaiheesta lopulliseen käyttöönottoon kesti yli vuoden, matka oli Ruhasen mukaan yllättävänkin mutkaton.

– Emme olisi koskaan uskoneet, että näin iso projekti saadaan vedettyä maaliin noin hyvin ja kivuttomasti. Meille ei tullut oikeastaan mitään isoja haasteita koko sen aikana.

Tampereen Hammas Mehiläisen palvelupäällikkö Tanja Porentola toteaa, että koko henkilöstö on ottanut Numeronin hyvin vastaan. OmaNumeron-palvelussa työntekijät pääsevät muun muassa tarkastelemaan työvuorojaan ja ilmoittamaan niihin liittyviä toiveitaan. OmaNumeronin käyttö onnistuu kätevästi missä ja milloin tahansa. Esihenkilöille työvuorojen suunnittelu on entistä nopeampaa ja helpompaa, kun kaikki tarvittava on yhdessä paikassa ja Numeronin automaatiotoiminnot sujuvoittavat työtä.

Tietojenkäsittely Numeronin ja muiden käytössä olevien järjestelmien välillä ei sekään aiheuta minkäänlaista päänvaivaa.

– Rajapinnat toimivat hyvin. Tämä on helpottanut meidän palkanlaskennan prosessejamme, ja tietojen siirtyminen Numeronin ja HR-järjestelmämme välillä on sujuvaa. Meillä ei mene enää niin kauan aikaa isojen kokonaisuuksien hallintaan, ja pystymme huomioimaan työntekijöiden toiveet eri tavoin kuin aiemmin, Porentola kertoo.

Ruhasen ja Porentolan mukaan Visma on ollut erittäin vastaanottavainen toiveille ja kehitysehdotuksille, joiden pohjalta järjestelmää on muokattu yhdessä vastaamaan yhä paremmin Hammas Mehiläisen tarpeita. Visman yhteyshenkilöt ovat olleet aktiivisesti mukana projektin alusta asti, ja heidän kanssaan on ollut helppo toimia.

– Yhteistyö on sujunut tosi hyvin. Meillä on ollut siellä Rauni Nastolin ja Markus Metsälä etenkin tosi isona apuna. Molemmat ovat olleet kaikissa koulutuksissa mukana ja hyvin tavoitettavissa silloin kun sitä apua on heiltä tarvinnut, Ruhanen kiittelee.

– Jos on ollut joitain ongelmia, niihin on tartuttu heti. Yhteistyössä heidän kanssaan on ratkottu kaikki arjen haasteet nopealla aikataululla, Porentola puolestaan lisää.

Molemmat ovat yhtä mieltä siitä, että Numeroniin vaihtaminen kannatti ja sitä voi suositella muillekin. Kömpelömmät menetelmät ovat vaihtuneet ratkaisuun, jossa työvoiman hallinta onnistuu nopeammin ja silti monipuolisemmin. Porentolalta löytyy rohkaisun sanoja kaikille vastaavaa muutosta empiville:

– Mielestäni muutosta ei kannata koskaan pelätä, ja joskus on ihan hyvä hypätä syvään päätyyn. Tällä me olemme saaneet paljon positiivista aikaan ja kehitettyä meidän arkeamme täällä Mehiläisessä.