Personec F -ratkaisut vapauttavat Eloisan keskittymään olennaiseen

Eloisalla käytetään palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmisto Personec F:ää, sitä täydentävää Personec F ESS:iä henkilöstö- ja palvelussuhdetietojen hallintaan sekä tähän liitettävää Personec F OSS:ia, joka on osaamisen johtamisen työkalu. Personec F -tuoteperhe on osa Visma Aquilan Solveon-ohjelmistokokonaisuutta. Eloisan henkilöstöpäällikkö Kati Nieminen kertoo, että Visma tiedettiin varmaksi valinnaksi.

– Hyvinvointialuetta valmistellessa tulivat nämä järjestelmäkysymykset keskeisesti esille. Visman järjestelmät ovat meille hyvin laajasti tuttuja ennestään, joten niistä oli helppo lähteä rakentamaan tätä Eloisan kokonaisuutta.

Järjestelmien avulla Eloisa on saanut toimistotehtäviään sähköistettyä ja virtaviivaistettua. Lisäksi niiden avulla toimintaa on saatu tehostettua laadusta tinkimättä.

Hyvinvointialueiden budjeteissa riittää luovimista, ja niiden toimintoja tarkastellaan tehostamisen tarpeen varalta suurennuslasin kera. Eloisan oma palkkahallinto todettiin riippumattomassa arvioinnissa kuitenkin hyvin toimivaksi, joten sitä ei ole tarvinnut esimerkiksi ulkoistaa.

– Meillä tilattiin ulkopuolinen selvitys palkkahallintomme prosesseista ja toimintatavoista. Lopputulemana oli se, että palkkapalvelumme toimivat varsin kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Senpä vuoksi me keskitymme jatkossakin tämän oman toimintamme kehittämiseen, Nieminen toteaa.

Sitä kehitystä edustaa myös Personec F -tuotteisiin siirtyminen. Visman paketti mahdollistaa Niemisen mukaan sen, että työntekijät voivat keskittyä oikeisiin asioihin.

– Nyt kun meillä ei ole papereiden pyörittelyä eikä käsin tallentamista, pystymme kohdistamaan ammattilaisten työpanosta siihen, missä heillä oikeasti on se osaaminen.

Personec F -ratkaisujen ansiosta muun muassa eläköitymisen vuoksi poistuneiden työntekijöiden tilalle ei ole tarvinnut välttämättä palkata uutta henkilöstöä. Tämä ei ole kuitenkaan merkinnyt työtaakan paisumista, kun uudet järjestelmät ovat sujuvoittaneet aiemmin työläämpiä tehtäviä. Sopivat ohjelmistoratkaisut ovat osa Eloisan laajempaa kokonaisuutta, jossa kustannustehokkuuden tavoitteisiin pyritään toimintaa järkevöittämällä.

– Meillä on tässä kahden vuoden aikana vähennetty viisi henkilötyövuotta näiden luonnollisten poistumien kautta. Se ei kuitenkaan näy kohtuuttomana työkuormana palkkahallinnon ammattilaisilla. Teemme pienemmillä resursseilla, mutta työpanos on kohdennettu oikeisiin asioihin.

Personec F -ohjelmistojen käyttöönotto ei Niemisen mukaan tuottanut mainittavia vaikeuksia. Mahdollisiin haasteisiin oltiin Eloisalla kuitenkin varmuuden vuoksi valmiita, sillä henkilöstöä oli opastettu ennalta esimerkiksi palkanmaksun takeltelun varalta.

– Ongelmat eivät onneksi koskaan konkretisoituneet, vaan kaikki meni hyvin. Totta kai aina tulee jotain pientä, mutta siitä selvittiin.

Nieminen kertoo, että HRM-järjestelmäkokonaisuus on otettu Eloisalla myönteisesti vastaan. Samalla häntä miellyttää se, kuinka rakentavasti Visma suhtautuu Eloisan antamiin parannusehdotuksiin. Avoimuuteen perustuva yhteistyö on toiminut muutenkin mainiosti.

– Yhteistyötä rakennetaan avoimuuden ja luottamuksen pohjalta. Ajattelen niin, että ongelmatilanteissa yhteistyön laatu punnitaan. Tähän asti kaikki on mennyt oikein hyvin.

Hyvinvointialueen henkilöstö- ja palkkahallinnon tietojenkäsittely on saatu järjestelmien avulla paremmin keskitettyä. Eloisan toimintaa kankeuttanut ja osaajia kuormittanut paperisota on päättynyt, eikä eri tehtäviä tarvitse hoitaa enää milloin mitäkin kautta. Solveon-ohjelmistokokonaisuuden yhtenä vahvuutena on lisäksi laaja muokattavuus, joka koskee myös Personec F -tuotteita.

– Tuotteet ovat hyviä, ja sitä ohjelmistoa pystytään räätälöimään myöskin suoraan meidän tarpeisiimme. Se on meille todella tärkeää, Nieminen päättää.