Varhaisen tuen keskustelun tavoitteena on tunnistaa työntekijän haasteet ja tarjota hänelle tukea mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta työkyky voidaan säilyttää.
Jokaisella työntekijällä on oikeus saada tukea työkyvylleen. Varhaisen tuen toimintaa ohjaa Suomessa lainsäädäntö: esimerkiksi työturvallisuuslaki kieltää häirinnän ja muun epäasiallisen kohtelun työssä. Työnantajalla on velvollisuus ennaltaehkäistä epäasiallisen kohtelun syntymistä ja huolehtia, että työpaikalla on toimivat käytännöt sen käsittelyyn.
Työkyvyn turvaamisen avuksi on kehitetty varhaisen tuen malli. Varhaisen tuen mallin tavoite on varmistaa, että mahdollisiin työntekoa, turvallisuutta tai työhyvinvointia uhkaaviin tekijöihin puututaan työpaikalla riittävän varhaisessa vaiheessa.
Kun esihenkilöllä, kollegalla, työterveyshuollolla tai työntekijällä itsellään herää huoli työkyvyn heikkenemisestä, esihenkilö käy organisaation mallin mukaisesti työntekijän kanssa varhaisen tuen keskustelun.
Mikä on varhaisen tuen keskustelu?
Milloin varhaisen tuen keskustelu käydään?
Mitä varhaisen tuen keskustelussa käsitellään?
Esimerkit varhaisen tuen keskustelusta
Työkalut varhaisen tuen keskustelun tueksi
Mikä on varhaisen tuen keskustelu?
Varhaisen tuen keskustelu käydään yleensä työntekijän ja esihenkilön välillä silloin, kun esihenkilö havaitsee merkkejä esimerkiksi heikentyneestä suorituskyvystä, työmotivaation laskusta tai haasteista henkilökohtaisessa elämässä. Varhaisen tuen keskustelu voidaan käydä myös silloin, kun kollega tai työntekijä itse havaitsee tarpeen tuelle.
Varhaisen tuen keskustelun tavoitteena on tunnistaa työntekijän haasteet ja tarpeet sekä tarjota hänelle tukea mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ehkäisten ongelmien pahenemista. Keskustelun tarkoituksena on löytää yhdessä ratkaisuja työntekijän mahdollisiin ongelmiin.
Varhaisen tuen keskustelun tavoite on auttaa työntekijää selviytymään haasteista työpaikalla tai henkilökohtaisessa elämässä, ei rangaista tai syyllistää. On siis tärkeää, että keskustelu käydään avoimessa ilmapiirissä, jossa työntekijä tuntee olonsa turvalliseksi kertoa haasteistaan ja tarpeistaan.
Milloin varhaisen tuen keskustelu tulee käydä?
Varhaisen tuen keskustelu tulee käydä mahdollisimman pian, kun esimies tai kollega havaitsee työntekijässä huolestuttavia merkkejä. Mitä nopeammin työntekijälle tarjotaan tukea, sitä paremmat ovat mahdollisuudet työkyvyn säilyttämiseen.
Varhaisen tuen keskustelu käynnistyy, kun työntekijä itse tai esihenkilö, kollega, työsuojelu tai työterveyshuolto huomaa tarpeen työkyvyn tukemiselle. Usein syynä on huolestuminen työntekijän tilanteesta esimerkiksi muuttuneen käytöksen myötä.
Signaaleja varhaisen tuen tarpeesta ovat esimerkiksi:
- vetäytyminen, ärtyneisyys, epäkohteliaisuus
- keskittymisvaikeus, hajamielisyys, unohtelu
- toistuvasti pidentyneet työpäivät
- lisääntyneet myöhästelyt
- motivaation puute, välinpitämättömyys, huolimattomuus, työn laiminlyönti
- työsuorituksen heikentyminen, työn laadun huonontuminen
- päihtyneenä tai krapulaisena esiintyminen
- toistuvat tai pitkittyneet sairauspoissaolot
Poissaoloille voidaan asettaa myös hälytysrajoja, joita voidaan seurata esimerkiksi HR-järjestelmässä tai työajanseurantajärjestämässä automaattisesti. Tämä helpottaa esihenkilön työtä, jotta asiat eivät ole muistin varassa ja haasteisiin voidaan reagoida ajoissa.
Mitä varhaisen tuen keskustelussa käsitellään?
Varhaisen tuen keskustelut käydään usein esihenkilön ja työntekijän välillä organisaation mallin mukaisesti. Tarvittaessa myös HR:n edustaja voi osallistua keskusteluihin. Keskustelussa luodaan yhteinen näkemys siitä, miten työkykyyn liittyvät ongelmat näkyvät työssä ja minkälaiset muutokset ovat tarpeen. Osapuolet sopivat yhdessä toimenpiteistä, joiden toteutumista ja vaikutuksia seurataan.
Keskustelussa voi olla mukana myös luottamushenkilö tai työsuojeluvaltuutettu. Jos keskustelussa käy ilmi, että työntekijän terveyteen liittyvät asiat vaikuttavat työntekijään kykyyn tehdä työtä, voidaan keskusteluihin ottaa mukaan työterveyshuollon asiantuntija. Työterveyshuolto voi tarpeen mukaan ehdottaa työterveysneuvottelua, mikäli työntekijä tarvitsee apua työn ja terveyden yhteensovittamisessa.
Myös työntekijällä itsellään on oikeus pyytää varhaista tukea, jolloin esihenkilö on vastuussa tarvittavan tuen tarjoamisesta ja keskustelun käymisestä. Keskustelussa läpikäydyt asiat ovat luottamuksellisia, eikä niitä jaeta ulkopuolisille ilman työntekijän lupaa.
Esimerkkejä varhaisen tuen keskustelusta
Varhaisen tuen keskustelulle voidaan luoda erilaisia keskustelurunkoja riippuen siitä, miksi keskustelu käydään. Keskustelun tarkoitus ei ole udella ongelmien taustoja, vaan työntekijä kertoo niistä sen verran kuin haluaa. Keskusteluissa keskitytään siihen, voidaanko työpaikalla tehdä jotakin, jotta työntekijä selviytyisi työtehtävistään paremmin.
Yleisimpiä esimerkkejä varhaisen tuen keskusteluille ovat 1) työkykykeskustelu, 2) työhönpaluukeskustelu ja 3) puheeksiottokeskustelu.
1) Työkykykeskustelu
Työkykykeskustelu voidaan käydä esimerkiksi silloin, kun työntekijällä on työssä suoriutumisen ongelma tai jos sairauspoissaolot ylittävät tietyn rajan. Aloite keskusteluun voi tulla työntekijältä itseltään tai esihenkilöltä.
Ongelmien taustalla voi olla sairaus tai työhön liittyviä tekijöitä, kuten tyytymättömyys työhön, puutteet osaamisessa, liiallinen työkuorma, huonosti organisoitu työ tai puutteelliset työvälineet tai ohjeet. Työyhteisössä voi olla ongelmia vastuun ja tehtävien jaossa, ongelmallisia henkilösuhteita tai kiusaamista ja häirintää. Joskus taustalla voi olla vaikea elämäntilanne.
Työkykykeskustelussa voidaan käydä läpi esimerkiksi:
- Miten ongelma on ilmennyt töissä (eli miksi keskustelu käydään)?
- Onko työssä tekijöitä, jotka vaikuttavat jaksamiseen, työssä suoriutumiseen tai poissaoloihin?
- Voitaisiinko tilannetta parantaa työtehtävien, työmäärän tai työajan uudelleenjärjestelyillä, paremmilla työvälineillä tai paremmalla ergonomialla?
- Sovitut toimenpiteet ja niiden seuranta (esim. työjärjestelyt, koulutus, ergonomiset ratkaisut, työkykyarvio työterveyshuollossa, työterveysneuvottelu).
2) Työhönpaluukeskustelu
Työhönpaluukeskustelu voidaan käydä kun työntekijä palaa työhön pidemmän poissaolon, kuten sairausloman jälkeen. Työhönpaluukeskustelun tavoitteena on tukea työntekijän paluuta työhön ja varmistaa hänen työkykynsä.
Työhönpaluukeskustelussa voidaan käsitellä esimerkiksi:
- Millaiseksi työntekijä arvioi oman vointinsa, ja pystyykö hän mielestään palaamaan entiseen työhönsä?
- Oliko työkyvyttömyyden aiheuttanut sairaus jollain tavalla yhteydessä työhön tai työolosuhteisiin?
- Onko tarpeen tehdä muutoksia työssä tai työolosuhteissa, jottei sairaus tai työkyvyttömyys uusiutuisi?
- Ehdotuksia työn sujuvuuden, turvallisuuden ja laadun parantamiseksi?
- Onko työssä tapahtunut poissaolon aikana muutoksia, joiden vuoksi tarvitaan perehdytystä, opastusta tai koulutusta?
- Sovitut toimenpiteet sekä niiden seuranta ja ajankohta
3) Puheeksiotto
Puheeksiottokeskustelu voidaan käydä, jos työyhteisössä on esimerkiksi ongelmia vastuun ja tehtävien jaossa, ongelmallisia henkilösuhteita, kiusaamista tai häirintää. Myös epäily työntekijän päihdeongelmasta voi herättää puheeksioton tarpeen.
Puheeksiottokeskustelussa voidaan keskustella esimerkiksi:
- Mitä on tapahtunut?
- Miten käsiteltävä asia vaikuttaa työssä suoriutumiseen?
- Mikä on osapuolten tahtotila tilanteen ratkaisemiseksi?
- Tarvitaanko yhteydenottoa työterveyshuoltoon?
- Miten tilannetta seurataan?
Työkalut varhaisen tuen keskustelun tukena
Työterveyslaitos suosittaa luomaan keskustelusta työpaikan varhaisen tuen mallin mukaisen muistion. Muistioon kirjataan keskustelussa esille nousseet työn kehittämiskohteet, sovitut toimenpiteet sekä miten niitä seurataan.
Esimerkiksi Saima HR-järjestelmässä varhaisen tuen keskusteluista syntyneet muistiot voidaan tallentaa kätevästi Dokumentit-työkalun avulla. Näin keskustelut säilyvät tallessa työntekijän tiedoissa ja sovittuihin toimenpiteisiin on helppo palata myöhemmin.
Myös varhaisen tuen hälytykset voidaan ottaa käyttöön Saimassa. Jos työntekijän poissaolot ylittävät tietyn rajan, esihenkilö saa siitä automaattisesti ilmoituksen. Yritys voi itse määrittää, minkä tyyppisistä ja pituisista poissaoloista hälytys lähetetään. Näin hälytysrajat voidaan siis helposti määrittää kunkin organisaation oman varhaisen tuen mallin mukaisiksi.
Saima HR-järjestelmässä asetat helposti ilmoitukset, jotka hälyttävät organisaation määrittelemien varhaisen tuen hälytysrajojen ylittyessä.
Varhaisen tuen malli on tärkeä työkalu työkyvyn tukemisessa ja haasteiden tunnistamisessa ja mahdollistaa niihin puuttumisen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Kun käytössä on sopivat järjestelmät, on hälytysrajojen seuraaminen huomattavasti helpompaa ja käydyt keskustelut ja sovitut asiat pysyvät tallessa.
