Varhaisen tuen hälytysmerkit ovat signaaleja työntekijän varhaisen tuen tarpeesta. Hälytysrajojen avulla tuen tarve voidaan tunnistaa ja puuttua haasteisiin mahdollisimman varhain.
Varhaisen tuen malli on työkalu, joka ohjaa työkyvyn ylläpitoa ja työkykyjohtamista. Mallin tavoitteena on, että mahdollisiin työssä esiintyviin ongelmiin voidaan puuttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Ongelmien tunnistamiseksi voidaan tarkkailla erilaisia hälytysmerkkejä, jotka ovat signaaleja tuen tarpeesta.
Tässä artikkelissa käymme läpi yleisiä varhaisen tuen hälytysmerkkejä ja mitä keinoja työpaikoilla on niiden seuraamiseen.
Mitä ovat varhaisen tuen hälytysmerkit?
Mitä ovat varhaisen tuen hälytysrajat?
Näin seuraat varhaisen tuen hälytysrajoja
Mitä ovat varhaisen tuen hälytysmerkit?
Varhaisen tuen hälytysmerkit ovat signaaleja varhaisen tuen tarpeesta. Ne voivat olla merkki siitä, että työntekijä tarvitsee apua jaksamisessa ja työtehtävissä selviytymisessä. Hälytysmerkit esiintyvät usein muutoksina työntekijän käyttäytymisessä: aiemmin aikatauluista työntekijä alkaa myöhästellä töistä, työntekijä alkaa tehdä työssä aiempaa enemmän virheitä tai työntekijä on usein pois töistä tai sairauslomalla.
Yleisimpiä varhaisen tuen hälytysmerkkejä ovat:
- työntekijällä on toistuvia tai pitkittyneitä sairauspoissaoloja
- työntekijä tekee jatkuvasti pitkiä työpäiviä tai vastaavasti käyttää paljon liukumia
- työntekijä myöhästelee työvuoroista tai palaverista toistuvasti
- työntekijän työsuoritus tai työn laatu heikkenee merkittävästi
- työntekijällä on runsaasti poissaoloja viikonloppujen tai loma-aikojen ympärillä.
Lisääntyneet poissaolot
Työntekijä saattaa olla usein poissa töistä tai sairauslomalla. Lisääntyneet poissaolot voivat olla merkki siitä, että työntekijä tarvitsee tukea jaksamisessaan. Se voi olla myös merkki siitä, että työntekijän henkilökohtaisessa elämässä on meneillään jotain sellaista, joka vaikuttaa työsuoritukseen heikentävästi. Toisaalta jos poissaolot ovat lyhyitä ja painottuvat viikonloppujen ja loma-aikojen ympärille, huoli esimerkiksi päihdeongelmasta voi herätä.
Toistuvat myöhästymiset ja työajan hallinnan heikkeneminen
Huoli työntekijän jaksamisesta voi herätä, jos työntekijällä ei ole aiemmin ollut ongelmia aikataulujen noudattamisessa, mutta hän alkaa myöhästellä työvuoroista tai palavereista. Toistuvat myöhästelyt voivat olla merkki siitä, että työntekijällä on vaikeuksia työssä jaksamisessa.
Toisaalta myös muutokset työn ajan hallinnassa voivat herättää huolen. Toistuvasti pitkittyneet työpäivät tai vastaavasti työajanseurannan miinussaldojen kertyminen voivat viestiä tuen tarpeesta.
Muutokset työntekijän käyttäytymisessä
Työyhteisöstä eristäytyminen ja työn laadun heikkeneminen ovat myös hälytysmerkkejä tuen tarpeelle. Jos aiemmin sosiaalinen työntekijä ei enää osallistu työyhteisön toimintaan tai työntekijä saa toistuvasti palautetta huonosta työn laadusta esihenkilöiltä, kollegoilta tai asiakkailta, on työntekijän jaksaminen syytä ottaa puheeksi. Myös esiintyminen työpaikalla päihtyneenä tai krapulassa ovat selkeitä hälytysmerkkejä siitä, että työntekijän jaksamiseen tulee puuttua välittömästi.
Hälytysmerkit on tärkeää tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan ehkäistä vakavampia ongelmia ja auttaa työntekijää jatkamaan työskentelyä.
Varhaisen tuen hälytysrajat tuen tarpeen tunnistamisessa
Miten hälytysmerkkejä sitten voidaan seurata? Seurannan avuksi voidaan asettaa hälytysrajoja, jotka auttavat työnantajaa tunnistamaan mahdollisen tuen tarpeen.
Varhaisen tuen hälytysrajat ovat yrityksen omassa varhaisen tuen mallissa ennalta määriteltyjä raja-arvoja. Käytännössä kun tietty raja ylittyy, toimintaan tulee puuttua. Hälytysrajana voi toimia esimerkiksi sairauspoissaolojen lukumäärä tiettynä ajanjaksona.
Esimerkkejä varhaisen tuen hälytysrajoista ovat:
- sairauspoissaolopäiviä yhteensä 20 päivää viimeisen 12 kuukauden aikana
- kolme (1–3 päivän) sairauspoissaoloa 3 kuukauden aikana
- kolmen viikon pituinen yhdenjaksoinen sairausloma
- yli 40 tuntia plussasaldoa työaikapankissa
- lipsuminen työajoista tai liukumien väärinkäyttö
Kun ennalta määritetty raja ylittyy, käynnistetään yrityksessä tukitoimenpiteet: usein varhaisen tuen keskustelun aloittaminen esihenkilön ja työntekijän kesken. Huomioi, että jokainen organisaatio määrittelee itse hälytysrajansa omassa varhaisen tuen mallissaan.
Varhaisen tuen hälytysrajojen tavoitteena on havaita haasteet mahdollisimman varhaisessa vaiheessa sekä tarjota työntekijälle tukea. Näin pyritään ennaltaehkäisemään haasteiden paheneminen ja pitkäaikainen sairausloma tai työkyvyttömyys.
Varhaisen tuen hälytysrajojen etuna on, että ne auttavat esihenkilöitä tunnistamaan tuen tarpeessa olevat henkilöt ja ottamaan työkykyyn vaikuttavat asiat puheeksi. Lisäksi ne auttavat yrityksiä toimimaan lainsäädännön ja yhdessä sovittujen periaatteiden mukaisesti. Hälytysrajojen tavoitteena on ennen kaikkea työkyvyn ylläpitäminen ja avun tarjoaminen, ei työntekijän valvominen.
Näin seuraat varhaisen tuen hälytysrajoja oikeilla työkaluilla
Miten hälytysrajoja sitten kannattaa seurata, jotta yritys pystyy toteuttamaan varhaisen välittämisen mallissa sovitut toimenpiteet?
Sopivilla järjestelmillä seuraatte hälytysrajoja, jolloin tilanteeseen voidaan puuttua ennaltaehkäisevästi, ennen kuin se pääsee liian vakavaksi. HR-järjestelmä ja työajanseurantajärjestelmä ovat tähän tarkoitukseen mainioita vaihtoehtoja.
Varhaisen tuen hälytykset HR-järjestelmässä
Modernit HR-järjestelmät tukevat varhaisen tuen hälytyksiä. Varhaisen tuen hälytykset mahdollistavat hälytysten tekemisen poissaoloista.
Esimerkiksi Saima HR-järjestelmässä:
- Seuraat poissaoloja, jolloin esihenkilöt tietävät ajoissa, jos varhaisen tuen mallin rajat ylittyvät.
- Asetat itse omalle yritykselle varhaisen tuen mallin mukaiset hälytysrajat poissaoloille. Esihenkilöt saavat tiedon notifikaationa, kun hälytysraja ylittyy.
- Säilytät tietoja työntekijän kanssa käydyistä keskusteluista: esimerkiksi muutokset kehityskeskusteluissa tai fiiliskartoituksissa voivat antaa osviittaa työkyvyn laskusta.
- Luot valmiita pohjia varhaisen tuen keskusteluille eli VATU-keskusteluille. Voit säilyttää jo käydyt keskustelut järjestelmässä, jolloin niissä sovittuihin toimenpiteisiin on helppo palata.
Saima HR-järjestelmässä asetat helposti ilmoitukset, jotka hälyttävät organisaation määrittelemien varhaisen tuen hälytysrajojen ylittyessä.
Varhaisen tuen hälytykset työajanseurantajärjestelmässä
Myös työajanseurantajärjestelmä on tärkeä työkalu varhaisen tuen mallin seurantaan ja tueksi.
Esimerkiksi Tiima-työajanseurantajärjestelmässä:
- Seuraat työaikaa helposti ja näet nopeasti, jos työntekijälle alkaa kertyä liikaa tunteja. Voit asettaa notifikaatioita kertomaan, kun enimmäistyöajan rajat alkavat lähestyä.
- Seuraat poissaolojen määrää ja kykenet reagoimaan, jos ne kasvavat yli varhaisen tuen mallissa määriteltyjen rajojen.
On tärkeää huomata, että viitteitä työkyvyn heikentymisestä voi esiintyä jo ennen hälytysrajojen ylittymistä. Esihenkilöllä on velvollisuus seurata työntekijöiden työssä jaksamista, selviytymistä ja poissaolojen määrää. Tarjoamalla sopivat työkalut esihenkilöiden käyttöön varmistat, että heidän on helppo seurata hälytysrajoja ja ottaa ne ajoissa puheeksi tukea tarvitsevan työntekijän kanssa.
