Kun organisaatio ottaa käyttöön uuden järjestelmän, lisäarvo ei synny vain järjestelmästä, vaan arjen prosessien tehostamisesta, kirjoittaa Visma Aquilan taloushallinnon liiketoiminnan kehityspäällikkö Outi Ylönen blogitekstissään. Todellinen hyöty saavutetaan, kun järjestelmä tukee ja sujuvoittaa päivittäisiä työtehtäviä saumattomasti.
Julkisen sektorin organisaatioille uusien järjestelmien käyttöönotto on usein suuri ja aikaa vievä investointi. Pelkkä teknologian hankinta ei kuitenkaan riitä – järjestelmät on integroitava osaksi organisaation olemassa olevia prosesseja. Kun järjestelmä tukee arjen työtehtäviä sujuvasti, esimerkiksi automatisoimalla rutiinitehtäviä, se tuo konkreettista lisäarvoa organisaation toimintaan.
Uuden järjestelmän hankinnassa on ensisijaisen tärkeää varmistaa, että se on käyttäjäystävällinen ja vastaa julkishallinnon erityistarpeisiin ja tuottaa tarvittavat tiedot ilman monimutkaisia toimenpiteitä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmän on toimittava niin, ettei esimerkiksi työntekijän tarvitse olla henkilöstöhallinnon asiantuntija, kun hän merkitsee lomapäiviä sähköisesti. Järjestelmän tulee ohjaa kirjaamaan tiedot oikein ja antaa samalla reaaliaikaista tietoa käytettävistä lomapäivistä.
Asiakkaan tukena alusta asti
Kun uusi järjestelmä on integroitu tehokkaasti organisaation prosesseihin, se tulee sujuvaksi osaksi työarkea. Pelkkä järjestelmä ei siis itsessään ratkaise ongelmia, koska jos järjestelmää ei soviteta organisaation tarpeisiin, se tuo pahimmillaan lisätyötä ja monimutkaistaa työtehtäviä.
Asiantuntijamme ovat asiakkaan tukena jo ensimmäisestä yhteydenotosta lähtien; kaiken A ja O on kuunnella tarkasti asiakkaan tarpeita ja ymmärtää julkishallinnon erityisvaatimukset. Tarjoamme asiakkaille ratkaisuja, jotka perustuvat laajaan asiakasymmärrykseen ja parhaisiin käytäntöihin julkishallinnossa. Tämän ansiosta pystymme tukemaan asiakkaitamme pitkällä aikavälillä ja auttamaan heitä parantamaan prosessejaan jatkuvasti. Yhtenä konkreettisena asiana tuemme asiakkaitamme SaaS-ohjelmistohankinnoissa.
Asiantuntijamme varmistavat myös, että järjestelmäpäivitykset ja uudet ominaisuudet otetaan käyttöön sujuvasti. Näin asiakkaan prosessit pysyvät ajan tasalla, ja uudet toimintatavat saadaan käyttöön ilman, että päivittäinen työ keskeytyy tai hidastuu. Kun asiakkaan prosessit yksinkertaistetaan ja virtaviivaistetaan, kustannussäästöjen lisäksi myös palveluiden laatu paranee. Tämä näkyy esimerkiksi parempana asiakaspalveluna, nopeampana reagointina ja tehokkaampana resurssienhallintana.
Kaikki palvelut samassa paketissa
Kun Suomeen luotiin hyvinvointialueet eli kokonaan uusi organisaatiorakenne, niiden suunnittelussa yhdistettiin ja muokattiin alueiden toimintatapoja, resursseja ja toimintaympäristöjä. Uudistus oli valtava, mutta julkishallinnon pitkäaikaisena toimijana pystyimme tarjoamaan uusille hyvinvointialueiden organisaatioille kattavat ratkaisut eli palkkahallinnon, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon prosessit – kaikki samalta toimittajalta.
Kaikki ratkaisut testattiin etukäteen yhteensopivuuden varmistamiseksi, ja käyttöönottoa tukivat asiantuntijamme, jotka ymmärsivät asiakkaiden prosessitarpeet ja ohjasivat oikeaan käyttöön. Näin varmistimme, että hyvinvointialueiden perustaminen ja toimintojen käynnistäminen sujui aikataulussa, luoden uudelle organisaatiolle toimintavarmat prosessit.
Tulevaisuus on tekoälyn
Julkisen sektorin tulevaisuudessa digitaaliset ratkaisut, kuten tekoäly, tulevat mullistamaan toimintatavat organisaatioissa ja sovelluskehityksessä. Mielestäni tämä on tervetullut muutos alalle kuin alalle!
Olemme vasta alussa tekoälyn kanssa, mutta seuraavan kymmenen vuoden aikana tulemme näkemään merkittäviä muutoksia sovellusten toiminnassa sekä asiakkaiden kyvyssä hyödyntää tekoälyä erilaisissa tehtävissä. Tekoälyratkaisujen käyttöönotto voi tuoda julkiselle sektorille näkyviä etuja, kuten parempaa kustannustehokkuutta, optimoituja henkilöstöresursseja ja uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen.
Uskon vakaasti, että yhdessä asiakkaidemme kanssa pystymme kehittämään uudenlaisia prosesseja ja toimintaa tukevia ratkaisuja, joita emme vielä edes pysty kuvittelemaan.
