Työvuorosuunnittelun optimointi paljastaa organisaation pullonkaulat ja lisää työhyvinvointia

Työvuorosuunnittelu on organisaatioiden toiminnan kulmakivi – se vaikuttaa suoraan työntekijöiden hyvinvointiin ja toiminnan tehokkuuteen. Visma Aquilan työvoiman hallinnan asiantuntija Markus Metsälä avaa blogitekstissään työvuorojen optimoinnin merkitystä ja kertoo, miksi vanhoista rutiineista kannattaa irrottautua.

Työvuorosuunnittelun optimoinnissa automatisoidaan osittain tai kokonaan työvuorolistan suunnitteluvaihe, joka on perinteisesti tehty manuaalisena työnä: työntekijöiden toiveet on huomioitu samalla, kun on varmistettu, että työvoimaa on riittävästi ja säädösten mukaisesti.

Perinteisen työvuorosuunnittelun suurin haaste on, että kokonaiskuva on vaikea nähdä – ovatko työvuorolistat oikeasti tasapainossa? Tiedon puute hyvän ja tehokkaan työvuorolistan tekemiseen näkyy käytännössä epätasaisina työvuorolistoina: yhtenä päivänä on liian vähän henkilöstöä ja kiire, toisena taas jää ylimääräistä aikaa. Tämä heikentää sekä tehokkuutta että työhyvinvointia.

Optimoinnin kolme konkreettista hyötyä

Työvuorosuunnittelun optimointi soveltuu erityisesti organisaatioihin, joissa tehdään vuorotyötä ja työkuorma vaihtelee esimerkiksi viikonpäivien, vuodenaikojen tai muiden muuttuvien tekijöiden mukaan.
Optimoinnista on havaittavissa kolme konkreettista hyötyä:

1. Ennakoitavuus ja etupainotteinen reagointi: Optimoinnin avulla työvuorosuunnitelman tasapainoa voi analysoida jo ennakkoon. Perinteisessä mallissa reagointi tapahtuu aina jälkikäteen: vasta listan valmistuttua huomataan, onko tarvetta esimerkiksi sijaisille. Optimoinnilla tieto saadaan huomattavasti aikaisemmin.
2. Manuaalisen työn merkittävä väheneminen: Satoja tai tuhansia vuoroja ei tarvitse suunnitella käsin, mikä vapauttaa aikaa muille ydintehtäville.
3. Aito tasapuolisuus: Työvuorojärjestelmät tekevät vuoroja tasapuolisesti, ei suosi esimerkiksi työntekijöitä tiedostamattomien mieltymysten perusteella. Näin varmistetaan myös, ettei yksi työntekijä aina samaa vuoroa sekä vältetään epäreiluuden kokemus siitä, että joku saisi aina enemmän vapaatoiveita läpi.

Vaikka optimointi tuo tehokkuutta ja tasapuolisuutta, inhimilliset tekijät eivät katoa. Kaiken portinvartijana on aina ihminen. Jos esihenkilö esimerkiksi näkee, että työntekijä toivoo vapaata vaikkapa lapsen rippijuhlien takia, tämä toive voidaan luonnollisesti lyödä lukkoon. Inhimillisyys ohjautuu niihin kohtiin, missä sitä todella tarvitaan, mutta perusasiat käsitellään tehokkaasti järjestelmän avulla.

Työvuorosuunnittelun optimoinnin kolme hyötyä

Optimointi paljastaa pullonkaulat

Yksi optimoinnin keskeinen etu on organisaation rakenteellisten ongelmien, kuten resurssien, osaamisen tai työvuorotoiveiden epätasapainon paljastaminen ja niihin reagoimisen helpottuminen. Näin voidaan havaita esimerkiksi tarve lisäkoulutuksille tai uusille rekrytoinneille.

Työvuorojen optimointi paljastaa lisäksi toiminnallisia pullonkauloja. Jos sama ihminen tekee oman osastonsa työvuorolistoja useamman vuoden ajan, hän toistaa tiedostamattaan jo totuttuja rutiineja, vaikka ne eivät välttämättä olisi toimivia. Kone ei uraudu samalla tavalla, vaan rikkoo rutiinit.

Parempaa arkea askel kerrallaan

Kun työvuorot on suunniteltu optimaalisesti, sekä työntekijät että organisaatio voittavat. Työntekijät saavat tasapuolisemmat työvuorolistat, ja organisaatio hyötyy tehokkaammasta resurssien käytöstä sekä työhyvinvoinnin paranemisesta. Solveonin ohjelmistot, kuten Numeron, auttavat optimoimaan ja hallitsemaan työvoimaa vaativissakin olosuhteissa.

Työntekijöille uuden järjestelmän käyttöönotto ei ideaalitilanteessa näy suurena mullistuksena, vaan pikemminkin asioiden hitaana ja luontevana parantumisena. Organisaatiossa optimointi alkaa järjestelmän pilottivaiheella, johon valitut yksiköt osallistuvat. Pilottivaiheen kokemusten perusteella toimintaa laajennetaan vaiheittain muihin yksiköihin. Solveonin asiantuntijat ovat mukana koko prosessissa, auttamassa ja ratkaisemassa esiin nousevia tilanteita. Myös pidempään optimointia käyttäneiden asiakkaiden järjestelmää auditoidaan säännöllisesti, millä varmistetaan korkeatasoinen ja jatkuva laatu.

Parhaimmillaan optimointi on siis arjen työkalu, joka vapauttaa aikaa, lisää tasapuolisuutta ja paljastaa organisaation rakenteellisia ongelmia. Se mahdollistaa kokeilukulttuurin, jossa voidaan kokeilla eri vaihtoehtoja ja etsiä omalle organisaatiolle parhaita mahdollisia ratkaisuja.