Työaikapankki mahdollistaa liukuvan työajan ja työaikajoustot. Mutta mikä työaikapankki oikeastaan on ja mitä hyötyä siitä on työnantajalle ja työntekijälle?
Mikä työaikapankki on?
Työaikapankki on järjestelmä, joka mahdollistaa työaikajoustot ja tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden muuttaa rahallisia etuja vapaa-ajaksi.
Työaikapankki toimii kuin mikä tahansa pankki, paitsi että sinne talletetaan rahan sijasta aikaa, kuten ylityötunteja ja muita ansaittuja vapaita.
Työaikapankissa hallitaan työaikaa, lomia ja poissaoloja. Järjestelmän avulla varmistetaan, että työaikalainsäädännön vaatimukset täyttyvät ja että palkkatulkinnat toteutuvat oikein.
Työaikapankista on hyötyä sekä työntekijälle että työnantajalle. Sen avulla työnantaja voi palkita työntekijää rahan tai muun aineellisen palkkion sijaan palkallisella vapaalla. Tämä palkitseminen voi olla seurausta esimerkiksi luottamustehtävästä tai jostain muusta normaalien tehtävien lisäksi tehtävästä työstä. Työntekijä puolestaan pysyy koko ajan kärryillä omista työtunneistaan ja vapaistaan ja pystyy siksi yhteensovittamaan työtä ja vapaa-aikaa paremmin.
Sinänsä työaikapankki ei ole upouusi juttu. Monissa työehtosopimuksissa on jo vuosikymmeniä ollut käytössä pekkaspäivät eli pekkaset. Myös ne ovat yhdenlainen työaikapankki.
Lue, millaisia ominaisuuksia nykyaikaisessa työaikapankissa on
Mitä työaikapankkiin voidaan tallettaa?
Työaikapankkiin talletettava valuutta koostuu tunneista sekä muista korvauksista ja lisistä, jotka ovat muutettavissa ajaksi. Näitä ovat esimerkiksi:
- Lisä- ja ylityötunnit
- Yö-, ilta- ja viikonloppulisät
- Arkipyhistä maksettavat lisät ja sunnuntailisät
- Työaikaliukumatunnit
- Pitämättömät lomapäivät
- Lomarahat, jotka voi pitää palkallisena vapaana.
Lisäksi työaikapankkiin voi säilöä muita lakiin tai sopimukseen perustuvia rahamääräisiä etuuksia, kunhan ne on ensin muutettu aikamääräisiksi.
Työaikapankkiin ei kuitenkaan voi siirtää säännölliseltä työajalta maksettavaa palkkaa, kulukorvauksia tai muita korvausluonteisia saatavia.
Työaikapankkiin talletettavat vapaat toimivat yleensä tunti tunnista -periaatteella, eli yhden tunnin talletus vastaa yhtä tuntia. Jos työntekijä siis tekee yhden viikon ajan tavallista pidempää päivää ja tallettaa näin työaikapankkiin 10 ylimääräistä tuntia, voi hän myöhemmin pitää samat 10 tuntia palkallisena vapaana.
Erikseen voidaan kuitenkin sopia, että tiettyjen tuntien kohdalla käytetään kerrointa. Esimerkiksi viikonloppuna tehdyistä ylitöistä voidaan tallettaa työaikapankkiin tuplamäärä tunteja. Näin yhdestä viikonloppuna tehdystä ylityötunnista voi ansaita kaksi tuntia vapaata.
Miten työaikapankki otetaan käyttöön?
Vaikka työaikapankista on hyötyä sekä työnantajalle että työntekijälle, ei sitä voida ottaa käyttöön yksipuolisella päätöksellä. Työaikapankin käyttöön ottaminen vaatiikin aina erillisen sopimuksen ja työntekijän suostumuksen.
Myös työaikapankkiin tehtävät talletukset edellyttävät aina työntekijän suostumusta. Työaikapankkisopimuksessa määritellään, antaako työntekijä suostumuksensa jokaiselle pankkiin tehtävälle siirrolle erikseen vai onko suostumus voimassa etukäteen sovitun ajan.
Työaikalain (872/2019) ansiosta työaikapankkia voidaan käyttää kaikilla aloilla. Työaikapankki voi perustua työaikalakiin tai työehtosopimukseen eli TESiin. Työpaikalla voidaan valita, kumpaan työaikapankkisopimus perustuu. Valinta on kuitenkin tehtävä, sillä pankki ei voi perustua sekä TESiin että työaikalakiin.
Jotta työpaikassa voidaan ylläpitää työaikapankkia, pitää siellä tehdä myös reaaliaikaista ja läpinäkyvää työajan seurantaa. Näin voidaan olla varmoja, että sovitut korvaukset tallentuvat vapaiksi ja ovat työntekijän käytettävissä.
Lue myös: Aloita työaikaseuranta kevyesti – 3 + 1 vinkkiä
Kunhan edellä mainitut hallinnolliset kysymykset on taklattu, on itse käyttöönotto melko suoraviivainen prosessi. Esimerkiksi Tiiman työaikapankin käyttöönotto vie useimmiten aikaa alle puoli päivää – tuntiarviot vaihtelevat sen mukaan, millaisia toiveita asiakkaalla on työaikapankille. Jos käyttöönoton yhteydessä tehdään muutoksia TES-tulkintoihin, kuluu käyttöönottoon enemmän aikaa.
Mihin työaikapankkia tarvitaan?
Työaikapankki on ratkaisu monenlaisiin tarpeisiin. Se muun muassa
- vastaa työaikalainsäädännön vaatimuksiin
- tukee monipuolisesti erilaisia työn tekemisen malleja
- tarjoaa eri tahoille – työntekijöille, esihenkilöille ja HR:lle – näkymän tehtyihin tunteihin, enimmäistyöaikaan ja liukumasaldoon.
Työaikapankki auttaa jaksamaan työssä ja yhteensovittamaan työtä ja vapaa-aikaa. Parhaimmillaan se tuo työelämään joustavuutta, mistä työntekijän lisäksi hyötyy myös työnantaja.
Mitä hyötyä työaikapankista on työnantajalle?
Työaikapankin saldo näkyy sekä työntekijälle että työnantajalle. Tämä helpottaa etenkin resursointia ja auttaa varmistamaan, että työvoimaa on riittävästi myös ruuhkahuippuina.
Työaikapankin ansiosta saadaan kiireisinä aikoina työvoimaa paremmin käyttöön. Palkkaa ei kuitenkaan tarvitse maksaa enempää, koska lisä- ja ylityöt voidaan korvata työntekijälle myöhemmin vapaina.
Työaikapankki tuokin helpotusta palkkakulujen budjetointiin, kun ylityökorvaukset voidaan korvata sopimuksen mukaan ylimääräisinä vapaina.
Työaikapankista saatava data on hyödyllistä muistakin syistä: Sen avulla voidaan seurata projektien kannattavuutta ja mihin työntekijöiden aika oikeasti kuluu. Työaikapankki auttaa myös pitämään silmällä, etteivät enimmäistyöaikojen rajat pauku. Lisäksi pankin datasta voidaan seurata, miten paljon työntekijät tekevät etä- ja lähityötä. Tätä tietoa voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun tehdään toimitiloihin liittyviä päätöksiä tai pohditaan työhyvinvointiin liittyviä asioita.
Näin työaikapankin talletukset auttavat lisäämään henkilöstön työhyvinvointia ja kehittämään liiketoimintaa.
Mitä hyötyä työaikapankista on työntekijälle?
Työaikapankin paras etu työntekijälle on, että se auttaa yhteensovittamaan työtä ja vapaa-aikaa. Kun tunnit kirjataan työaikapankkiin, pysyvät kaikki kartalla tehdyistä tunneista.
Työaikaa seuraamalla varmistetaan myös, ettei kuormitus pääse kasvamaan liian suureksi ja että ylitöistä saadaan sovittu korvaus – yleensä ylimääräistä vapaata.
Modernia työaikapankkia voi käyttää myös kännykällä tai selaimessa. Näin työaikaa, liukumia ja lomapäiviä voi seurata reaaliajassa. Myös lomatoiveet on helppo tehdä työaikapankissa.
Tutustu asiakastarinaan: Canon hoitaa työajan leimaamisen sekä lomien ja poissaolojen hallinnan Tiimalla
Mitä hyötyä työaikapankista on esihenkilölle?
Työaikapankki helpottaa myös esihenkilöiden työtä. Se tuo läpinäkyvyyttä työajan hallintaan ja säästää aikaa, kun kaikki työntekijöiden tekemät poissaolomerkinnät ja loma-anomukset löytyvät helposti yhdestä paikasta.
Parhaimmillaan työaikapankki ohjaa tekemistä ja tekee tulkintoja työaikalain, työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten pohjalta. Esihenkilöiden ei siten tarvitse osata tulkita työaikalainsäädäntöä syvällisesti. Tämä vapauttaa aikaa muuhun tekemiseen. Samoin kuin se, että kun järjestelmä on integroitu palkanlaskentaan, virtaviivaistetaan sekä esihenkilöiden että HR:n palkanmaksuun liittyviä tehtäviä.
Työaikapankki on kaikkien osapuolien etu. Oikein käytettynä se auttaa työnantajaa tarjoamaan henkilölle palkallisia vapaita ja näin vahvistaa työntekijöiden sitoutumista työpaikkaan.
