Tieto on valtaa – Data mullistaa työvoiman hallinnan ja parantaa työhyvinvointia

Data on organisaatiolle keskeinen raaka-aine, joka ohjaa päätöksentekoa ja auttaa optimoimaan toimintaa eri aloilla. Visma Aquilan Pre Sales -konsultti Pirjo Ketola kirjoittaa blogitekstissään siitä, miten datan hyödyntäminen työvoiman hallinnassa ja työvuorosuunnittelussa voi tehostaa merkittävästi organisaatioiden toimintaa ja parantaa työntekijöiden hyvinvointia sekä tuottavuutta.

Työajanhallinta käsittää monia osa-alueita, kuten muun muassa työvuorojen suunnittelun, työajanseurannan, palkkatulkinnan ja työntekijöiden työhyvinvoinnin ja kuormituksen seurannan. On sanomattakin selvää, että tarkka ja oikea-aikainen data tarjoaa erittäin arvokasta tietoa näiden prosessien hyödyksi ja kehittämiseksi.

Mitä hyötyä datasta on työajanhallinnassa?

Datan avulla voidaan esimerkiksi:

• Ennakoida tulevaa: Analysoimalla jo toteutunutta työaikadataa voidaan tunnistaa erilaiset kysyntäpiikit ja vaihtelut. Tämä auttaa jatkossa suunnittelemaan työvuorot siten, että resurssit ovat käytössä optimaalisesti, eikä henkilöitä ole vuoroissa liikaa tai liian vähän. Myös organisaation osaamiskapeikot on tärkeä tunnistaa ja puuttua niihin ennakoivasti, jotta työntekijöitä voidaan kohdentaa tehokkaasti lisäkoulutuksiin. Aina ei siis tarvitse rekrytoida uutta henkilöä, vaan usein voi riittää pelkkä olemassa olevien henkilöiden koulutus.
• Reagoida tilanteisiin heti ja estää asioiden kriisiytymiset: Esimerkiksi arjen äkilliset poissaolot vaikuttavat päivittäiseen työn tarpeen mukaiseen henkilömitoitukseen. Oikea-aikaisen datan avulla voidaan nopeasti selvittää, tarvitaanko korvaavaa lisätyövoimaa. Jos lisäkäsiä tarvitaan, päästään suoraan tarkastelemaan mistä sijainen löytyy, sekä lähettämään työkutsuja sopiville ehdokkaille.
• Kustannusten hallinta: Ylimääräinen tekijä tai ylityönä tehty työ maksaa aina enemmän kuin työn tekeminen normaalin suunnittelun mukaan. Oikea-aikaisella datalla ylityökorvauksiin ja aliresursoinnin aiheuttamiin kustannuksiin voidaan puuttua ennen niiden syntymistä. Samoin reaaliaikainen tieto auttaa seuraamaan esimerkiksi sitä, mihin työajat kohdistuvat ja miten henkilöstöbudjetti yksiköissä toteutuu.
• Työntekijöiden tyytyväisyys: On tärkeä varmistaa ajantasaisen datan avulla, että työmäärä yksiköissä jakaantuu tasapuolisesti ja työntekijöiden työhön sekä vapaa-aikaan liittyviä toiveita huomioidaan oikeudenmukaisesti. Kun työntekijöiden kuormittumista seurataan esimerkiksi TTL:n kehittämän liikennevalomallin mukaisesti, data voi auttaa tunnistamaan tilanteet, joissa yksittäiset työntekijät ovat vaarassa ylikuormittua. Tämä mahdollistaa tilanteeseen puuttumisen ajoissa ja tarvittaessa myös resurssien uudelleen jakamisen.

Usein organisaatioissa on historian saatossa syntyneitä ja vakiintuneita toimintamalleja siitä, miten työaikoja tulisi järjestää tai miten resursseja tulisi jakaa. Esimerkiksi myytti siitä, että pitkät työpäivät johtavat parempaan tuottavuuteen, on ristiriidassa tutkimustiedon kanssa.

Tarkan ja ajantasaisen tiedon hyödyntäminen tarjoaa objektiivista näkökulmaa ja haastaa vakiintuneita käsityksiä. Esimerkiksi, jos tietty yksikkö on tarvinnut aina vakiomäärän työntekijöitä vuoroihin, saattaa järjestelmästämme saatava data osoittaa, että yksikön kysyntä vaihtelee ja resursseja voitaisiin kohdentaa tehokkaammin, jos henkilötarvetta ohjattaisiin työn tarpeen mukaan. Tai jos joku kokee, etteivät hänen vuorotoiveensa mene koskaan läpi, saadaan raporteista uskomusten tueksi myös numeraalista tietoa.

Yksi haaste on tuntemusten ja datan välisen ristiriidan tunnistaminen ja käsitteleminen. Organisaatioissa saattaa olla epäilyjä datan tuomaa uutta tietoa kohtaan, erityisesti jos se kyseenalaistaa vallitsevat käsitykset.

Kokemuksen ja datan tasapainotus mahdollistaa tehokkaammat ratkaisut

Kun käytännön tuomaa kokemusta ja dataa tarkastellaan rinnakkain ja tehdään johtopäätökset tämän pohjalta, organisaatio pystyy tunnistamaan kehityskohteet ja reagoimaan tavoitteidensa mukaisesti. Parhaat tulokset syntyvät usein hyödyntämällä molempien lähestymistapojen vahvuudet.

Vakiintuneiden käytäntöjen kriittinen tarkastelu datan valossa voi johtaa uusiin ja tehokkaampiin ratkaisuihin. Samalla on tärkeää tunnistaa, että tuntemuksilla on kuitenkin merkitystä, ja ne voivat tarjota arvokasta taustatietoa datalle. Esimerkiksi työntekijöiden mieltymyksillä voi olla vaikutusta, vaikka data osoittaisikin toisenlaisia tapoja parantaa tehokkuutta.

Datan ja kokemuksen yhteispeli on avain tehokkaaseen työvoiman hallintaan ja onnistuneeseen vuorosuunnitteluun. Datan hyödyntäminen tuo tasapuolista tietoa päätöksentekoon ja auttaa organisaation johtamisessa sekä menestymisen varmistamisessa. On myös tärkeää arvostaa organisaation kulttuurin ja tapojen vaikutusta. Tasapainoisen lähestymistavan avulla voidaan luoda toimiva työvoiman hallinnan strategia, joka tukee sekä organisaation tavoitteita että työntekijöiden hyvinvointia.