Kuntien päätöksenteko on monivaiheinen prosessi, jossa yhdistyvät lakisääteiset velvoitteet, asukkaiden tarpeet ja talouden realiteetit. Tiedolla johtaminen on yhä keskeisemmässä roolissa, kun tavoitteena on tehdä ajantasaisia ja vaikuttavia päätöksiä, kirjoittaa Visma Aquilan HR-ratkaisujen liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki.
Viime vuosina kunnat ovat kohdanneet merkittäviä muutoksia, kuten hyvinvointi- ja työvoima-alueiden uudistukset, jotka ovat entisestään lisänneet tarvetta tietoon perustuvalle päätöksenteolle. Onnistunut päätöksenteko edellyttää paitsi kattavaa dataa, myös kykyä tulkita ja hyödyntää sitä tehokkaasti. Modernit ohjelmistoratkaisut mahdollistavat sujuvat toimintaprosessit ja takaavat, että päätökset perustuvat ajantasaiseen tietoon.
Kun kunnissa otetaan käyttöön optimaalisesti hyödynnettyjä ohjelmistoratkaisuja ja tuetaan niiden käyttöönottoa muutosjohtamisella, työntekijöiden arki helpottuu ja hallinnollinen taakka vähenee.
Monissa kunnissa esimerkiksi työajan seuranta ja hallinnolliset tehtävät eivät ole vielä täysin digitalisoituja. Työajan ja poissaolojen kirjaaminen käsin kuluttaa työntekijöiden arvokasta aikaa, vaikka nämä prosessit voitaisiin hoitaa automatisoitujen ohjelmistojen avulla. Samoin palkanlaskennassa syntyy helposti epäselvyyksiä, jos tiedot esimerkiksi ylitöistä eivät ole selkeästi järjestelmässä.
>> Laita stop turhalle työlle: Parhaat käytännöt kuntien työajanseurantaan
Solveonin ohjelmistot, kuten taloushallinnon ohjelmisto Wintime ja työajanseurantajärjestelmä Tiima, sekä Visma Aquilan asiantuntijat auttavat kuntia hallitsemaan ja analysoimaan suuria tietomääriä, mikä tukee muun muassa resurssien kohdentamista ja strategista suunnittelua. Kun tieto on keskitetysti saatavilla ja helposti hyödynnettävissä, päätöksentekijät voivat arvioida eri vaihtoehtoja objektiivisesti ja tarkastella päätösten pitkän aikavälin vaikutuksia.
“Tiima tuottaa arvokasta tietoa sekä hankkeisiin kohdistetun työajan seurannasta että työn syykoodeista, mahdollistaen entistä tarkemman projektinhallinnan ja työn analysoinnin. Työaikadatan analysointi auttaa kuntia tekemään perusteltuja päätöksiä, tukemaan varhaisen puuttumisen mallia, ohjaamaan resurssien käyttöä ja edistämään työn itseohjautuvuutta.” – Tuomo Salo, tuotepäällikkö, työvoiman hallinta
Esimerkiksi työvuorojen suunnittelu, seuranta ja esihenkilöiden hallinnollinen työ helpottuvat, kun järjestelmä sujuvoittaa arkea. Lisäksi digitaalisten ratkaisujen avulla kaikki tarvittavat asiakirjat ja päätöshistoria ovat helposti saatavilla, mikä vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja nopeuttaa päätöksentekoa. Ohjelmistojen tärkein tehtävä on mahdollistaa se, että käyttäjät viettävät niiden parissa mahdollisimman vähän aikaa – järjestelmän on oltava intuitiivinen ja tehokas.
“Taloushallinnon järjestelmämme Wintime tukee useita organisaatioita ja erilaisia seurannan kohteita, joten tietoa voi tarkastella joko koko organisaation tasolla tai esimerkiksi yksittäisen projektin, osaston tai toimipisteen näkökulmasta. Kunta pystyy näin vaivattomasti rajaamaan tietoa juuri heille tärkeistä asioista. Lisäksi hyödyntämällä myös muualta sisään luettavaa tietoa (esim. kunnan väkiluku) saadaan vaivattomasti tunnuslukuja päätöksenteon tueksi.” – Linda Buss, tuotejohtaja, Wintime
Solveon tarjoaa kunnille kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka mahdollistaa tiedolla johtamisen kaikilla päätöksenteon tasoilla. Käytännössä tämä tarkoittaa:
Järjestelmän käyttöönoton onnistumisessa on keskeistä, että sen hankinta perustuu aitoon tarpeeseen. Paraskaan järjestelmä itsessään ei ratkaise ongelmia, vaan toimii moottorina paremmalle toimintamallille. On olennaista, että organisaatiolla on valmiutta muutokseen, jotta uudet toimintatavat saadaan aidosti käyttöön. Kuntien kannattaa siirtyä perinteisistä räätälöidyistä ratkaisuista kohti valmiita SaaS-ohjelmistoja. Näin ne voivat hyödyntää ohjelmistokehityksen mukanaan tuomat uudistukset ja parhaat käytännöt ilman kalliita räätälöintimaksuja.