Miten varmistat, että työvoiman hallinta palvelee myös palkkahallintoa julkisella sektorilla?
Julkishallinnon organisaatioissa työaikaan liittyvät prosessit ovat olennaisia niin raportoinnin tarpeiden kuin palkanmaksun kannalta, joten on tärkeää, että ne toimivat sujuvasti osana päivittäistä tekemistä. Mikäli käytössä olevat järjestelmät eivät mahdollista kustannusten seurantaa, myös palkkakustannusten kohdistaminen on laskennallista, eivätkä ne kohdistu automaattisesti sinne missä työ on tehty.
Työvoiman hallintajärjestelmä, joka mahdollistaa esimerkiksi helpon työvuorosuunnittelun, työajan kirjaamisen sekä työajan ja palkkojen tulkinnan, onkin useimmille organisaatioille välttämätön arjen työkalu.
Haasteena tiedon pirstaloituminen ja monimutkaiset tulkinnat
Usein organisaation työvoiman hallinta on kuitenkin pirstaloituneena eri järjestelmiin, jolloin tietoa pitää koota yhteen useasta eri lähteestä. Tämä lisää manuaalisen työn määrää, altistaa virheille ja estää kokonaisuuksien selkeän tarkastelun.
Lisäksi julkishallinnon työehtosopimukset mahdollistavat usein laajan paikallisen sopimisen, mikä kasvattaa manuaalisen työn määrää entisestään. Eri käyttäjäryhmiin, työehtosopimuksiin ja paikallisiin sopimuksiin liittyvät monimutkaisetkin tulkinnat ja niiden mahdolliset virheet taas johtavat epätasaiseen laatuun.
Työstä saatava palkka on työtyytyväisyyden perusedellytys ja jokaiselle iso osa arkea. Virheet työntekijöiden palkkalaskelmissa syövät työmotivaatiota ja voivat johtaa vakaviin seuraamuksiin, kuten pysyviin mainehaittoihin, lisäkustannuksiin tai luottamuspulaan.
Työvoiman hallinnan ja palkkahallinnon älykäs integrointi näkyy palvelun laadussa
Ilman nykyaikaista työvoiman hallintaa ja toiminnan kehittämistä, resurssien epätasainen jakautuminen ja huono sijoittelu aiheuttavat usein raskaita ja epätasapainossa olevia työvuoroja, mikä heijastuu myös työn tuottavuuteen.
Esimerkiksi Kuntatalousohjelmassa 2025 ennustetaan kuntien taloudellisen epätasapainon syvenevän tulevina vuosina kasvavien kustannusten, investointitarpeiden ja sote-uudistuksesta johtuvien muutosten myötä. Onkin tärkeää, että julkisen sektorin toimijat lähtevät ottamaan käyttöön ja kehittämään tuottavuuteen vaikuttavia työvoiman hallinnan ratkaisuja.
Kehittämistyön tavoitteen tulisi olla aidosti myös siinä, että työntekijät jaksaisivat työssään ja olisivat työssä työn tarpeen mukaan, kunkin henkilön toiveet ja osaaminen huomioiden. Näin työtä tehdään työnantajan ja työntekijän näkökulmasta samalla puolella, työhyvinvoinnin näkökulma edellä.
Nykyaikaisissa työvoiman hallinnan järjestelmissä kaikki tarvittava tieto saadaan koottua integraation avulla yhteen, jolloin työvoiman hallinta palvelee niin palkanlaskentaa kuin talouden seurantaa. Henkilöstön tiedot on mahdollista tuoda HR-järjestelmästä työajanhallintaan ajantasaisesti ja oikein, jolloin niitä ei tarvitse ylläpitää useissa eri järjestelmissä. Paperilomakkeista päästään eroon, kun tieto siirtyy automaattisesti työajanhallinnasta palkanlaskentaan ja henkilön tilille kilahtaa oikein tulkittu rahamäärä.
Kun työvoiman hallinta ja palkkahallinto kulkevat organisaatiossanne aidosti käsi kädessä, tuottavuus paranee samalla, kun henkilöstön työssä jaksamisesta ja hyvinvoinnista huolehditaan.
Työn laadukkaampi suunnittelu näkyy myös palvelun laadussa: organisaationne voi tarjota parempaa palvelua, kun kun näette työn ja sijoittelun tarpeen selkeästi yhdestä järjestelmästä. Kokonaiskuva mahdollistaa yksikön esihenkilölle ns. lennonjohtonäkymän, jonka avulla hän voi seurata, millainen oman yksikön työtilanne on kullakin hetkellä: voiko henkilöstöä kenties vapauttaa muihin yksiköihin tai tuleeko vaihtoehtoisesti etsiä sijaisia omaan yksikköön.
Lisäksi järjestelmien ylläpitokustannukset pienenevät, kun useiden erillisten ohjelmistojen sijaan käytössänne on yksi ratkaisu, jossa työvoiman hallinnan ja HR-järjestelmien integraatiot ovat valmiina. Näin vältetään tunnetusti kalliit ja aikaavievät integraatioprojektit. Moderni SaaS-palvelu tarjoaa ohjelmiston käytettäväksi internetin välityksellä selaimessa, mikä mahdollistaa ketterän ja jatkuvan ohjelmistokehityksen.
Näin asiakkaamme ovat onnistuneet kehittämään toimintaansa
Hyvinvointialueilla työvoiman hallintajärjestelmä mahdollistaa sen, että lain vaatimat lääkärien enimmäistyöajanseuranta ja hoitajamitoitus huomioidaan yhdessä ohjelmistossa. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sote on hyvä esimerkki siitä, miten uudet prosessit ja järjestelmät voivat auttaa tarve- ja toimintalähtöisen, tiedolla johdetun työvoiman hallinnan rakentamisessa. Siun sote kävi läpi muutoksen, jossa huomioitiin työn tarpeen lisäksi vaadittu osaaminen sekä käytettävissä olevan henkilöstön osaaminen.
Myös kunnissa ja kaupungeissa varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelu ja henkilöstömitoituksen toteutumisesta huolehtiminen onnistuvat samassa järjestelmässä. Esimerkiksi Rovaniemen päiväkodeissa manuaalisesta tekemisestä siirryttiin Numeron-järjestelmän avulla tehokkaampaan ja työn vaiheita automatisoivaan työvuorosuunnitteluun.
Ja miksei julkishallinnon työvoiman hallintaan voisi hakea parhaita käytäntöjä myös yksityiseltä sektorilta: Tutustu kuinka Hammas Mehiläinen toi työvoiman hallinnan nykyaikaan.
Muutosprojekti lähtee tehokkaasti liikkeelle organisaation valmiuksien ja tavoitteiden määrittelyllä
Ohjelmistoratkaisujen tarjoajana näemme selvästi, että julkisen sektorin organisaatioilla on vahva halu kehittää toimintaansa ja kokeilla uusia tuottavampia toimintatapoja. Kehitystä ei synny ilman muutoksia - tärkeää onkin uskaltaa lähteä liikkeelle ja olla valmis myös johtamaan muutosta.
Sopivan järjestelmän käyttöönottoon kannattaa panostaa, sillä pelkkä järjestelmä ei tee yllättäen prosesseista sujuvia. Selkeä käsitys organisaationne tavoitteista ja valmiuksista mahdollistaa tarkemmat hankintapäätökset sekä muutosjohtamisen suunnittelun jo varhaisessa vaiheessa.
Asiantuntijamme tuella tehtävässä esiselvityksessä kartoitamme organisaationne tarpeet ja haemme yhdessä parhaita käytäntöjä muutoksen toteuttamiselle: tarkastelemme, miten muut toimijat ovat ratkaisseet vastaavia haasteita ja pohdimme, mikä vaihtoehdoista sopisi parhaiten juuri teille. Kun kyvykkyydet ovat selkeästi määritellyt ennen projektin alkua, päätöksiä ei tarvitse tehdä vasta sen aikana, mikä helpottaa kustannusten ja aikataulun hallintaa.
