Automatisointi vapauttaa sotealan esihenkilön työaikaa – mihin se pitäisi käyttää?

Sotealan yrityksessä Treili Oy:llä selvitettiin tovi sitten, kuinka paljon aikaa yhdellä esihenkilöllä kuluu työvuorojen suunnitteluun. Lopputulokseksi saatiin reilut 30 %, mikä innoitti heidät laittamaan työvuorosuunnittelun prosessin uusiksi ja automatisoimaan sen. Nykyään työvuorot suunnitellaan tehokkaasti matemaattisen optimoinnin avulla.

Jos organisaatiossasi ei ole vielä tätä laskutoimitusta tehty, se kannattaa tehdä pian – lukema saattaa yllättää. Esihenkilön tärkein tehtävä on kuitenkin varmistaa henkilöstön hyvinvointi ja pysyvyys, sekä oman yksikkönsä vetovoima, ei manuaalinen työvuorosuunnittelu. Erityisesti hoitajapulan keskellä tämä on tärkeämpää kuin koskaan ennen.

Tätä on mahdotonta tehdä, jos kolmasosa työajasta istutaan suljettujen ovien takana listoja nyhräten. Siispä jokaisessa yksikössä pitäisi pyrkiä automatisoimaan hallinnollinen työ, erityisesti jos siihen kuluu esihenkilön arvokasta aikaa.

Ideaalitilanteessa järjestelmälle opetetaan säännöt, kuten lain vaatimukset ja työntekijöiden toiveet, joiden pohjalta listat suunnitellaan, ja tekoäly tekee listat esihenkilön puolesta.

Mutta jos järjestelmä hoitaa kaiken tämän, mihin esihenkilönä voisit käyttää kaiken työvuorosuunnittelusta vapautuneen ajan?

Tässä meidän ehdotuksemme.

Viesti aktiivisesti ja toimi muutoksen veturina

Työvuorosuunnittelun mullistaminen on iso muutos myös työntekijän näkökulmasta: mukaan tulee uusi järjestelmä ja käytännöt. Muutokseen liittyy aina erilaisia pelkoja ja kysymyksiä, kuten voinko enää vaikuttaa työhöni vai tarkoittaako tehostaminen sitä, että arjesta tulee entistä rankempaa. Esihenkilönä tärkein tehtäväsi erityisesti muutoksen alkuvaiheilla on toimia työntekijöiden vankkumattomana tukena: valmistella heitä henkisesti muutokseen ja viestiä mahdollisimman selkeästi, mistä on kyse, miten muutos vaikuttaa heidän työhönsä ja arkeensa ja ennen kaikkea, mitä hyötyä se tuo tullessaan.

Tässä muutama oleellinen pointti, jotka kannattaa kommunikoida useampaan otteeseen:

• Miksi muutokseen lähdetään, ja mitkä tekijät vaikuttavat taustalla?
  • Puhu avoimesti siitä, millaiset kipupisteet johtivat työvuorosuunnittelun uudistamiseen. Esimerkiksi, jos esihenkilön aika uppoaa tällä hetkellä vuorolistojen tekoon, on se aina jostain muualta pois, esimerkiksi suoraan työntekijöiltä.
• Mihin eri muutokset pohjautuvat?
  • Kerro avoimesti, mistä mikäkin työvuorosuunnittelun sääntö johtuu: mikä liittyy lainsäädäntöön, mikä paikalliseen sopimiseen, mikä taas siihen, että työvuoroista halutaan tasapuolisempia, ja näin edelleen. Epämieluisimmat muutokset on helpompi hyväksyä, kun syyt niiden takana ymmärretään.
• Tekoälyn taustalla on aina ihminen – ja yhteisesti sovitut säännöt.
  • Koneen suunnittelemat vuorot saattavat tuntua alkuun vieraalta ja lopputulos jännittää. Siksi työntekijöille kannattaa avata koko prosessi: Alkuun ihminen, eli parhaassa tapauksessa esihenkilöt ja henkilöstö yhdessä, määrittelevät ne säännöt, joiden pohjalta tekoäly tekee listat. Voitte yhdessä pohtia, millaiset vuorot palvelevat parhaiten potilaita ja työntekijöitä, sekä millaiset pelisäännöt tarvitaan, jotta vuorot, toiveet ja osaaminen jakautuvat tasaisesti.
• Mitä hyvää uudistus tuo henkilöstön arkeen?
  • Tässä muutamia esimerkkejä hyödyistä, joita Numeron on tuonut sotealan organisaatioihin:
    1. Jatkossa esihenkilöllä on enemmän aikaa työntekijöiden tukemiseen, kuunteluun, osaamisen valmentamiseen ja yksikön toiminnan kehittämiseen. Pitkällä tähtäimellä tämä parantaa työntekijöiden työskentelyolosuhteita ja hyvinvointia.
    2. Automaattisen jakso-optimoinnin avulla vuorolistat tulee suunniteltua aiempaa tasa-arvoisemmin: kone ei suosi tai sorsi ketään.
    3. Työntekijöiden arki helpottuu, eikä työvuorojen sumplimiseen kulu niin paljon aikaa. Tavoitteena on, että jatkossa työvuoroissa on aina oikea määrä oikeita osaajia. Lisäksi työntekijöiden on uuden järjestelmän myötä helpompi tarkastella omia vuorojaan, esittää toiveita ja vaihtaa vuoroja.
    4. Esihenkilöllä on jatkossa paremmin dataa yksikön toiminnan kehittämiseen. Järjestelmästä nähdään esimerkiksi, mihin hetkiin kiirepiikit ja rauhallisemmat hetket yleensä osuvat. Näin vuoroihin osataan varautua oikealla miehityksellä.
• Millaisia haasteita muutokseen liittyy?
  • Muista kertoa rehellisesti myös kääntöpuolesta, eli mahdollisista haasteista, joita uudistus voi tuoda tullessaan. Isot projektit harvoin menevät kerralla nappiin, ja työntekijöiden täytyy totutella uusiin käytäntöihin. Esimerkiksi alkumetreillä aika todennäköisesti kuluu siihen, että potilaat saadaan hoidettua kunnialla. Kun uusi arki lähtee sujumaan, fokus siirtyy henkilöstön hyvinvointiin. Mitä paremmin hallitset odotuksia, sitä helpompi haasteet on kohdata.

Muista, että muutos tapahtuu vaiheittain, ja eri ihmiset kulkevat siinä eri tahdissa. Siinä kohtaa kun olet itse henkisesti hyväksynyt muutoksen ja lähdössä siihen mukaan, työntekijät vasta totuttelevat ajatukseen. Keskimäärin kulttuurimuutos kestää organisaatiossa kuusi vuotta, eli työtä riittää pidemmäksikin aikaa kuin vain parille ensimmäiselle viikolle.

Tue työntekijöitä arjessa ja luo keskustelevaa kulttuuria: kuuntele, sekä tarjoa foorumeita vaikuttamiseen

Hoitajapulan keskellä yksi oleellisimmista asioista on varmistaa, että nykyiset hoitajat haluavat jäädä työhönsä. Tässä hyvän työpaikkakulttuurin luominen on oleellista. Se ei kuitenkaan synny itsestään tai uusia pamfletteja printtaamalla, vaan sen eteen tulee tehdä töitä. Esihenkilönä olet tässä avainasemassa.

• Varaa enemmän aikaa työntekijöiden kuunteluun ja tukemiseen.
  • Erityisesti muutoksen alkumetreillä kannattaa varata ylimääräistä aikaa keskustelulle ja palautteen käsittelylle. Jatkossakin tämä kannattaa pitää prioriteettilistalla korkealla.
• Järjestä säännöllisiä kehityskeskusteluja.
  • Moni hoitajista haluaa kouluttautua, kehittyä ammattilaisena sekä edetä urapolullaan. Varmista, että tiedät mihin suuntaan työntekijät haluavat kehittyä ja tarjoa tähän mahdollisuuksia.
• Lisää työyhteisön pito- ja vetovoimaa.
  • Miettikää yhdessä yksikkönne kanssa, miten saisitte tätä kehitettyä: mikä saisi nykyiset työntekijät jäämään, ja mikä houkuttelisi keikkatyöläisiä ottamaan keikkoja juuri teidän yksiköstänne? Kurjin tilanne on sellainen, jossa työyhteisön kulttuuri on poispäin työntävä. Tällöin vakituiset työntekijät karkaavat yksi kerrallaan, eivätkä sijaiset ota enää toista keikkaa vastaan.
• Varmista, että pelisäännöt ovat yhtenäiset läpi organisaation ja/tai hyvinvointialueen.
  • Samalla työnantajalla täytyy olla yhteiset säännöt jokaiselle. Erikoissairaanhoidossa ei voi olla eri säännöt kuin vanhustenhuollon puolella ja niin edelleen. Selvitä, millaisia pelisääntöjä teillä on, ja varmista että ne toteutuvat läpi organisaation, myös omassa yksikössäsi. Jos yhteisiä sääntöjä ei vielä ole, nyt on korkea aika rakentaa ne.

Määrittele työvuorosuunnittelun säännöt uusiksi

Kuten yllä jo sivuttiinkin, tekoälyn suunnittelemat listat pohjautuvat aina ihmisten määrittelemiin sääntöihin. Siksi oleellinen osa esihenkilön työtä on olla mukana määrittelemässä sääntöjä.

Huomioi tässä ainakin nämä asiat:

• Lain vaatimukset, kuten hoitajamitoitus.
• Potilaiden tarpeet, eli kuinka potilaille taataan paras mahdollinen palvelu.
• Käytettävissä oleva osaaminen.
• Työntekijöiden toiveet, hyvinvointi ja tasapuolisuus.

Lain vaatimukset: Nämä eivät katoa mihinkään, vaikka työvuorosuunnittelun prosessi kehittyykin. Siksi onkin, itsestäänselvää että ne täytyy pitää jatkossakin mukana.

Potilaiden tarpeet: Sotealalla asiakkaiden ja palvelujen tarve vaihtelee toisinaan nopeastikin. Ne eivät pysy samana päivästä tai tunnista toiseen, ja siksi on erityisen oleellista mitoittaa hoidon tarve oikein. Nykyiset työvuororakenteet ovat kuitenkin melkoisen kankeita: aamu-, päivä- ja iltavuorot toistuvat samoina päivästä ja viikosta toiseen, eivätkä ne seuraa kiirepiikkejä. Selvitä datan avulla, milloin yksikössä on rauhallisempaa, ja milloin tarvittaisiin lisäkäsipareja. Mieti myös, millaista hoivaa potilaat kaipaavat eri hetkissä. Varmista, että vuororakenteet seuraavat näitä tarpeita ja kiireisiä hetkiä.

Käytettävissä oleva osaaminen: Yksikön nykyinen osaaminen on toki erityisen tärkeää, mutta lisäksi kannattaa pohtia, miten osaamista voitaisiin jakaa tehokkaammin yksiköiden välillä. Perinteisesti hoitajat on nähty tietyn yksikön ja esihenkilön tiiminä, ja sillä porukalla on joko pärjätty tai sitten ei. Mieti, mitä hyötyä teille voisi syntyä siitä, jos henkilöstöä voisikin lainata yksiköiden välillä silloin, kun omasta yksiköstä loppuu osaavat käsiparit kesken.

Työntekijöiden toiveet: Onko teillä jo määritelty, kuinka monta toivetta yksissä listoissa huomioidaan per työntekijä? Tätä kannattaa pohtia, jotta ei käy niin, että joku esittää kymmenen toivetta ja toinen ei yhtään, jolloin toiveita esittämättömälle työntekijälle osuu juuri ne kurjimmat vuorot.

Tasapainota työn & vapaa-ajan suhdetta ja pura kuormitustekijöitä

Kuormittavat työolosuhteet johtuvat harvoin pelkästään hoitajien vähyydestä. Moni muukin seikka vaikuttaa siihen, kuinka rankaksi työ koetaan.

Esimerkiksi vuorotyö on jo itsessään iso kuormitustekijä. Poistamalla tähän ja sen suunnitteluun kuluvaa kuormitusta, voit luoda henkilöstölle turvallisuuden tunnetta sekä kokemuksen siitä, että he voivat vaikuttaa työhön, sen luonteeseen sekä siihen mitä työyhteisössä tapahtuu. Tämä auttaa jaksamaan arjessa.

• Pohtikaa yhdessä hoitajien työnkuvaa ja tehtäviä:
  • Mikä on sellaista, mitä voi tehdä vain oikealla koulutuksella, ja mikä taas sellaista, mikä onnistuu muiltakin. Esimerkiksi Siun Sotella eroteltiin nämä tehtävät ja palkattiin hoiva-avustajia helpottamaan hoitajien työkuormaa.
• Miettikää vuorolistojen pituus:
  • Voisiko listat suunnitella pidemmälle eteenpäin kuin totutulle kolmelle viikolle, esimerkiksi kuudelle viikolle? Näin työntekijöiden olisi helpompi suunnitella arkea eteenpäin.
• Pohdi työvuorojen kestoa ja muodostumista yhdessä henkilöstön kanssa:
  • He osaavat parhaiten kertoa, millaiset työvuorot palvelevat heitä, yksikköä ja potilaita. Samalla tämä tuo hallittavuuden tunnetta työntekijälle. Pyydä heiltä säännöllistä palautetta vuoroista.
• Pohdi millaista joustoa voit tarjota työntekijöille:
  • Nuoremmat sukupolvet kaipaavat enemmän vapautta kuin mihin sotealalla on perinteisesti totuttu. Moni haluaisi ennemmin tehdä 80 % työaikaa tai vain tiettyjä vuoroja, kuten iltaa. Siksi moni hoitaja valitsee mieluummin keikkatyön kuin vakkaripaikan. Pohdi, voitteko lisätä joustavuutta henkilöstövuokrausfirm oja hyödyntämällä ja näin lisätä yksikkönne houkuttelevuutta.

Seuraa listojen toteumia sekä yli- ja lisätöiden määrää

Yksikön seinällä olevaa ja elävää listaa on äärimmäisen vaikea hyödyntää tiedolla johtamisen pohjana. Kun työvuorosuunnittelu siirtyy järjestelmään, tilanne on täysin eri, ja voit seurata kaikkea reaaliajassa, esimerkiksi vuorokausi- ja viikkolepojen toteumaa.

Varaa siis jatkossa aikaa datan tarkasteluun ja kehitystoimenpiteiden toteuttamiseen.

• Seuraa, miten työ jakaantuu:
  • Tekeekö joku esimerkiksi toistuvasti liikaa lisä- ja ylitöitä?
    
    
• Johda työhyvinvointia omalla toiminnallasi:
  • Kysy ensisijaisesti töihin henkilöitä, joille ei ole vielä kertynyt lisätöitä, vaikka olisikin mukava kysyä siltä tekijältä, joka sanoo aina kyllä. Varmista myös, että lisätöitä jatkuvasti haaliva työntekijä voi hyvin eikä kuormitusta ole liikaa.
    
    
• Tarkastele työvuorolistaa useampaan otteeseen:
  • Vilkaise, miltä se näyttää siinä kohtaa kun se on vasta suunnitteilla, silloin kun se on valmis, ja sen jälkeen kun se on eletty. Selvitä, miten paljon toteuma poikkesi suunnitelmasta ja millä tavoin – pohdi, mistä tämä johtui. Tämä voi tuoda uusia ahaa-elämyksiä.
    
    
• Kommunikoi henkilöstölle havaintosi:
  • Kerro yksilöille ja yksiköille mitä olet huomannut. Jos joku tekee toistuvasti paljon lisä- ja ylitöitä, ota tämä puheeksi. Tai jos koko yksikössä tunnit paukkuvat, kerro, että tämä on huomattu, ja kysy miten henkilöstö jaksaa. Näin henkilöstö tietää, että joku seuraa tilannetta ja välittää.

Voisiko työvuorosuunnittelu olla ratkaisu hoivapulaan, ja lisäksi tuoda sotesektorille kaivatut säästöt? Katso paneelikeskustelu, jossa asiantuntijat pohtivat asiaa.

Katso paneelikeskustelu: Työvuorosuunnittelustako ratkaisu hoitajapulaan?