Suunnittele, kartoita riskit ja sitouta. Järjestelmävaihtoon on varattava aikaa ja resursseja – niin asiakkaan kuin toimittajan puolelta. Jari Kontkanen listaa kuusi vinkkiä palkanmaksujärjestelmän sulavaan vaihtamiseen.
Palkanmaksujärjestelmän vaihtaminen tai uudistaminen on toimenpide, jonka useimmat kohtaavat vain kerran oman uransa aikana. Kun päätös uudesta järjestelmästä tehdään, sitoudutaan siihen pitkäksi ajaksi. Järjestelmävaihtoon on varattava aikaa ja resursseja – niin oman asiakkaan kuin toimittajan puolelta. Mutta miten se tapahtuu mahdollisimman sujuvasti?
Palkanmaksujärjestelmän vaihtoon on useita erilaisia syitä, toteaa Jari Kontkanen, Visma Aquilan yhteiskuntasuhdevastaava.
”Järjestelmän vaihto voi johtua strategisista syistä, kuten toiminnan lisäarvon tavoittelusta tai erilaisten prosessien tehostamisesta. Muita mahdollisia syitä vaihtoon voivat olla esimerkiksi tahtotila parantaa järjestelmän käytettävyyttä tai teknologiset syyt, eli nykyjärjestelmä on tullut elinkaarensa päähän”, Kontkanen selvittää.
Mikä tahansa onkaan syy vaihdoksen takana, prosessille kannattaa varata 1–1,5 vuotta kilpailuttamisen aloittamisesta käyttöönottoon. Ennen päätöstä asiakkaan kannattaa harkita myös käytettävyystestausta, jonka avulla saa paremman kuvan järjestelmien eroista. Palkkajärjestelmä on aina osa laajempaa kokonaisuutta, jolloin pelkästään eri järjestelmien integraatioihin voi upota reippaasti aikaa.
”Joskus uudistuksen aikatauluihin suhtaudutaan liian optimistisesti ja jo tarjouspyynnössä esitetty aikataulu on aivan liian tiukka. Pohjatyöhön eli suunnitteluun tulee varata ja käyttää aikaa, sillä hyvin toteutettu suunnittelu helpottaa toteutusta”, Kontkanen neuvoo.
Datan kunto ja käyttäjien sitouttaminen auttavat onnistumaan
”Onnistuneen palkanmaksujärjestelmän uudistuksessa äärimmäisen tärkeää on, että data on ajan tasalla. Kun data on kunnossa, migraatiot vanhasta järjestelmästä uuteen onnistuvat. Jos lähdetieto ei ole kunnossa, luvassa on ongelmia. Myös tulevan käyttäjäkunnan koulutuksiin, integraatioiden toteutukseen ja testaamiseen pitää panostaa”, Kontkanen alleviivaa.
Entä miten datan oikeellisuudesta voi varmistua? Yksi keino siihen Kontkasen mukaan on avoin keskustelu hankkivan organisaation, vanhan toimittajan sekä uuden toimittajan välillä.
”Uutta järjestelmää varten kannattaa luoda uudet toimintatavat. Olisi aivan järjetöntä ryhtyä käyttämään uutta järjestelmää samalla tavalla kuin vanhaa, joten muutosjohtamista tarvitaan. Vanhat tavat ja tottumukset istuvat käyttäjissä hanakasti, joten tiedottaminen, kouluttaminen ja sitouttaminen on tärkeämpää, kuin monet osaavat arvata”, Kontkanen summaa.
Miten järjestelmän vaihtamisesta selviää sulavasti?
Uuden palkanmaksujärjestelmän hankkiminen on ponnistus, johon tarvitaan suunnitelmallisuutta, aikaa ja resursseja. Tilanne on vaativa myös hankinnasta vastaavalle päätöksentekijälle, joka kantaa vastuun ja seuraukset järjestelmästä vuosien ajan. Kontkanen antaakin selkeän listan asioista, joista on tärkeää huolehtia:
1. Aikataulu ja selkeä suunnitelma auttavat sekä hankkijaa että toimittajaa hahmottamaan prosessin kulkua, tukemaan sen etenemistä ja huomioimaan päätöksentekopisteet.
2. Realistiset tavoitteet: Selkeä ja realistinen kuva tavoitetilasta – selvitetään etukäteen mikä on mahdollista ja mikä ei. Referensseihin ja tarjottavaan ratkaisuun tutustuminen myös käytännössä. Tiedä, mitä olet ostamassa.
3. Vuoropuhelu järjestelmien toimittajien kanssa kannattaa pitää käynnissä, vaikka hankinta ei olisikaan ajankohtainen. Järjestelmät kehittyvät ja asiakkailla on ajantasainen kuva markkinoista.
4. Riskien kartoitusta on hyvä tehdä jatkuvasti järjestelmävaihdoksen ollessa käynnissä. Näin ongelmien sattuessa siihen on jo varauduttu etukäteen.
5. Liiallinen painotus hankintahinnalle kilpailutuksissa voi kostautua: Palkkajärjestelmän elinkaari on pitkä, usein 10–15 vuotta, jolloin hankintahinta muodostaa järjestelmän kokonaiskustannuksista vain pienen osan. Oleellisimman osan elinkaarikustannuksista muodostaa ihmisten työaika. Järjestelmän automaation taso sekä sujuva käytettävyys nousevat tärkeään rooliin, kun lasketaan ohjelmiston elinkaaren aikana syntyviä kustannuksia.
6. Prosessin omistajuus on tärkeää määrittää. ”Joku” ei saa asioita aikaiseksi, mutta selkeä vastuuhenkilö saa. Yksin kukaan ei tee muutosta, eli koko organisaation ja erityisesti organisaation johdon sitouttaminen prosessiin on elintärkeää.
