Tänä päivänä yrityksissä ja yhteiskunnassa kiinnitetään entistä enemmän huomiota työntekijöiden jaksamiseen. Yritykset haluavat pitää huolta työntekijöistään ja työntekijät ymmärtävät, että heillä on työntekijöinä oikeus saada tukea työkyvylleen. Juuri tähän tilanteeseen varhaisen välittämisen malli on luotu.
Mikä on varhaisen välittämisen malli?
Varhaisen välittämisen mallilla on monta nimeä: varhaisen tuen malli, aktiivisen tuen malli ja varhaisen puheeksi ottamisen malli. Kutsuitpa sitä millä tahansa edellä mainituista nimistä, mallin tarkoitus on sama: kyseessä on työkalu, jolla yrityksissä pyritään ylläpitämään työntekijöiden työkykyä ja ehkäisemään mahdollisia työhyvinvointiin heikentävästi vaikuttavia tekijöitä.
Vaikka mallille on saatavissa valmiita pohjia esimerkiksi työterveydestä, sen rakentamiseen on hyvä käyttää hieman enemmän aikaa ja ajatusta, jotta malli toimii juuri teidän yrityksessänne juuri teille sopivalla tavalla.
Kenelle varhaisen välittämisen malli on tarkoitettu?
Tänä päivänä yrityksissä ja yhteiskunnassa kiinnitetään entistä enemmän huomiota työntekijöiden jaksamiseen. Yritykset haluavat pitää huolta työntekijöistään ja työntekijät ymmärtävät, että heillä on työntekijöinä oikeus saada tukea työkyvylleen. Juuri tähän tilanteeseen varhaisen välittämisen malli on luotu.
Mietitään tilannetta, jossa joku työpaikalla tekee jatkuvasti paljon ylitöitä ja on väsynyt. Tai jonkun käyttäytyminen on selvästi muuttunut: hän ehkä eristäytyy ja työn laatu kärsii. Kenen vastuu on huolehtia siitä, että tilanne huomataan ja sille tehdään ajoissa jotain?
Yrityksessä, jossa varhaisen tuen malli on käytössä, on määritetty juurikin nuo vastuut ja toimenpiteet. Varhaisen tuen mallissa pyritään palauttamaan työntekijän työkyky ja ehkäisemään työkyvyttömyys. Mallin avulla yrityksissä pyritään tukemaan henkilöstön työkykyä ennaltaehkäisevillä menetelmillä ja parantamaan siten työhyvinvointia ja työn laatua. Varhainen puuttuminen muutoksiin työkyvyssä on tärkeää, jotta työssäjaksaminen paranee eivätkä ongelmat ehdi kasaantua.
Varhaisen välittämisen malli antaa työkalut siihen, kuinka asia otetaan puheeksi ja miten työntekijää autetaan tilanteessa. Malliin voidaan myös kirjata toimenpiteet ja tuki henkilölle, joka on palaamassa pitkän sairauspoissaolon jälkeen takaisin töihin.
Malli on siten yhtä lailla työkalu yritykselle kuin työntekijälle.
Näin rakennat varhaisen välittämisen mallin
Yrityksissä malli rakennetaan tiiviissä yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Heillä on sekä kokemusta että näkemystä siihen, mitä asioita mallissa pitää olla ja miten se muokkautuu jokaiseen yritykseen.
Mutta tarkemmat mittarit ja askeleet mallin rakentamiseen riippuvat aina työpaikasta. Yhtä kaikille toimivaa mallia ei tässäkään tilanteessa ole.
Tässä listassa on mukana pääpiirteissään askeleet, jotka auttavat mallin rakentamisessa.
1. Aloita yhteistyössä johdon kanssa
Kuten aina, johdon sitoutuminen on tärkeää. Johdon vastuu on luoda yrityksen toimintatavat. Joten jos malli ei ole johdon haluama toimintatapa, se ei tule koskaan toimimaan käytännössä.
2. Ota mukaan kaikki oleelliset sidosryhmät
Muodosta ryhmä, jonka vastuulla mallin rakentaminen on. Huomioi siinä kaikki oleelliset sidosryhmät: johto, esihenkilöt, henkilöstö ja työterveyshuolto. Laaja sidosryhmäpohja auttaa tuomaan esiin kaikkien näkökulmat sekä helpottaa mallin käytäntöön viemistä.
3. Selvitä nykytila
Miten teillä voidaan tällä hetkellä? Katso yhdessä työterveyshuollon kanssa miten paljon ja millaisia sairauspoissaoloja teillä nyt on. Ovatko henkilöt päässeet hoitoon? Jos eivät, miksi ei? Työterveyshuolto auttaa selvittämään mallin kannalta oleelliset faktat.
4. Määrittele, mitä malliin kirjataan
Mallissa voi olla kirjattuna esimerkiksi sairauspoissaoloista ilmoittaminen, miten seurannasta huolehditaan, hälytysrajat, prosessi varhaisen tuen keskusteluille ja työterveysneuvotteluille sekä kuinka työssäjaksamista yrityksessänne tuetaan.
5. Varmista, että teillä on käytössä mallia tukevat työkalut
Sopivilla järjestelmillä seuraatte hälytysrajoja, jolloin toivottavasti tilanne ei pääse liian pahaksi ennen kuin siihen puututaan. Esimerkiksi Tiima työajanseurantajärjestelmässä näet poissaolojen määrän ja jatkuvat ylityöt.
6. Kierrätä vedos yrityksessä, pyydä palautetta ja muokkaa tarvittaessa
Kun olette saaneet mallista ensimmäisen version valmiiksi, voit halutessasi pyytää siihen huomioita ja kommentteja yrityksen sisältä. Näin lisäät sitoutuneisuutta malliin.
7. Jalkauta lopullinen versio kaikkialle yritykseen
Tiedota mallista sisäisesti. Lisää malli henkilöstökäsikirjaan ja intranettiin. Ota malli osaksi sekä työntekijän perehdytystä että osa esimiesten valmentamista.
Milloin varhaisen välittämisen malli pitäisi rakentaa?
Suomen lainsäädäntö ei suoranaisesti velvoita yrityksiä rakentamaan varhaisen tuen mallia. Kuitenkin useat lait, kuten työturvallisuuslaki ja työterveyshuoltolaki edellyttävät työnantajaa huolehtimaan työntekijän turvallisuudesta työssä sekä järjestämään työterveyshuollon.
Varhaisen tuen malli on täten ensisijaisesti kätevä työkalu, jonka avulla työnantaja voi täyttää lakisääteisen velvoitteensa työntekijöiden työkyvyn ylläpitämisessä.
Varhaisen tuen mallia lähdetään miettimään organisaatioissa usein henkilöstömäärän kasvaessa. Ei ole kuitenkaan mitään estettä sille, etteikö mallia voisi ottaa käyttöön jo aiemmin. Työkyky ei katso yrityksen työntekijöiden määrää. Kun otetaan huomioon, että Suomessa mielenterveyden sairaudet ovat yleisin syy jäädä työkyvyttömyyseläkkeelle sekä sairauspoissaolojen suurin ja eniten kasvava syy, työntekijöiden hyvinvointiin ei voi koskaan kiinnittää huomiota liian aikaisin. On siis jokaisen yrityksen etu – koosta huolimatta – miettiä hyvissä ajoin, miten yrityksessä toimitaan, jos huomataan, että työkaveri ei voi hyvin.
Näin tuet varhaisen välittämisen mallia oikeilla järjestelmillä
Mallin rakentaminen pelkkien ihmissilmien varaan on aina riski – se tarkoittaa sitä, että jonkun täytyisi olla jatkuvasti hereillä ja muistaa seurata sovittuja mittareita. Silloin jotain helposti unohtuu tai jää huomaamatta, eikä malli toimi kuten sen pitäisi.
Siksi suosittelemme, että mallit rakennetaan aina järjestelmien varaan: jokaisella yli 30 hengen yrityksellä kannattaisi olla HR-järjestelmä ja työajanseurantajärjestelmä. Jo näillä seuranta helpottuu huomattavasti.
Varhaisen välittämisen malli työajanseurantajärjestelmässä
Toimiva työajanseuranta on yksi tärkeimmistä työkaluista varhaisen välittämisen mallin seurantaan ja tueksi.
Esimerkiksi Tiima työajanseurantajärjestelmässä:
- Seuraat työaikaa helposti ja näet nopeasti, jos työntekijälle alkaa kertyä liikaa tunteja. Voit asettaa notifikaatioita kertomaan, kun enimmäistyöajan rajat alkavat lähestyä.
- Seuraat poissaolojen määrää ja näin kykenet reagoimaan, jos ne kasvavat yli mallissa määriteltyjen rajojen.
- Opit ymmärtämään, miten teillä tehdään töitä: voit seurata esimerkiksi etä- ja lähityön suhdetta tai eri projekteihin käytettyä aikaa. Näin voit esimerkiksi selvittää, kuormittaako tietyntyyppinen työ työntekijöitä enemmän kuin toinen ja osaat tarjota oikeanlaista tukea jo hyvissä ajoin.
Varhaisen välittämisen malli HR-järjestelmässä
Myös hyvästä HR-järjestelmästä löytyy käteviä työkaluja mallin seurantaan ja tukeen.
Esimerkiksi Saima HR-järjestelmässä:
- Seuraat poissaoloja, jolloin esihenkilöt tietävät ajoissa, jos varhaisen tuen mallin rajat ylittyvät.
- Säilytät tietoja työntekijän kanssa käydyistä kehityskeskusteluista. Voit mm. tehdä fiiliskartoituksia ja seurata näiden kehitystä. Laskevat pisteet kertovat siitä, että jokin on pielessä, ja osaat jälleen avata keskustelun jo hyvissä ajoin.
Ei valvontatyökalu vaan työkyvyn ylläpidon apu
Varhaisen välittämisen malli ei ole valvontatyökalu. Kun sairauspoissaoloille määritetään hälytysrajoja, se voi helposti työntekijästä tuntua kyyläämiseltä. Siksi aina kun mallista puhutaan, täytyy painottaa, että se on tehty työntekijöiden työkyvyn ja työhyvinvoinnin ylläpitämiseksi. Kaikkien parhaaksi.
Parhaimmassa tapauksessa yrityksessä on niin avoin ja tukeva kulttuuri, että työntekijät uskaltavat ottaa itse vointinsa esiin riittävän ajoissa. Mutta tätä ei kannata olettaa tai jäädä odottelemaan. Meille ihmisille on vaikea myöntää, ettemme välttämättä jaksa tai kykene juuri nyt parhaimpaan suoritukseemme ja hyvinvointimme ei ole parhaassa terässä. Kaikki eivät aina myöskään tiedosta, että vointi on huonontunut, erityisesti jos töitä tehdään vauhdilla. Silloin voi sokeutua omaan hyvinvointiinsa.
Malli on siis yrityksessä kaikkien etu: niin työnantajan kuin työntekijän.
