HR-raportteja ei koskaan kannata rakentaa mutupohjalta. Tässä blogissa kerromme, miten rakennat HR-raportit järkevistä lähtökohdista, ja millaisilla työkaluilla ne kannattaa toteuttaa.
HR-raportointi on aina vain merkityksellisempää yrityksen arjessa. Dataa seuraamalla kykenet tehdä fiksumpia päätöksiä, ja osoittamaan henkilöstöhallinnon arvon liiketoiminnalle paremmin.
Jos haluat oppia, miten HR-raportointia kannattaa lähteä rakentamaan, tämä artikkeli on sinulle.
1. HR:n raporttien rakentaminen – valitse oikeat mittarit
2. Mitä HR:n tulee raportoida yrityksen muille funktioille
3. Millaisten järjestelmien varaan HR-raportointi kannattaa rakentaa
4. Checklist: Huomioi lisäksi nämä raportointia rakentaessa
1. HR:n raporttien rakentaminen – valitse oikeat mittarit
HR-raportteja ei koskaan kannata rakentaa mutupohjalta. Turhien raporttien rakentaminen syö aikaa ja resursseja, sekä harhauttaa siitä kaikkein oleellisimmasta.
Siksi aina ennen kuin lähdet rakentamaan uutta raporttia, mieti miksi seuraat sitä, ja mitä aiot tiedolla tehdä.
HR-raportointi rakentuu aina erilaisten mittareiden päälle, ja kiinnostavia mittareita on helppo keksiä roppakaupalla. Niiden tulisi kuitenkin aina rakentua tavoitteiden päälle.
Etene siis tässä järjestyksessä:
- Selvitä liiketoiminnan tavoitteet. Istu alas liiketoiminnan johdon kanssa ja selvitä, mitkä ovat yrityksen tavoitteet 1) seuraavan vuoden sisällä, 2) pitkällä tähtäimellä.
- Kirjaa ylös HR:n tavoitteet. Keskustelkaa liiketoiminnan johdon kanssa siitä, miten HR voi auttaa tavoitteisiin pääsemisessä. Mikä on henkilöstöhallinnon rooli tässä kaikessa? Älkää valitko liian monta tavoitetta yhdelle vuodelle. Jo 1–2 tavoitteeseen pääseminen vaatii runsaasti työtä.
- Tarkista pullonkaulat. Onko jotain pullonkauloja, jotka estävät tai hidastavat näihin tavoitteisiin pääsyä? Onko niiden ratkominen järkevää nostaa mukaan omaksi tavoitteekseen?
- Johda näistä järkevät mittarit. Mieti, mistä tunnistat, että olette menossa oikeaan suuntaan? Millaiset mittarit kertovat että olette menossa kohti tavoitetta, tai ratkomassa pullonkaulaa?
Suhtaudu mittareihin maltilla, ja tiukasti priorisoiden – kertooko kyseinen mittari sen, saavutatteko tavoitteenne tai oletteko menossa sitä kohti? Jos ei, se kannattaa suosiolla karsia pois.
Esimerkki HR:n mittareista, kun liiketoiminnan tavoitteena on kasvu
Jos liiketoiminnan tavoitteena on kasvu, todennäköisesti henkilöstöhallinnolla on iso rooli tässä.
Yleensä se tarkoittaa nimittäin samalla henkilöstömäärän kasvua. Silloin HR:n tavoitteet ja mittarit voivat näyttää esimerkiksi tältä:
Tavoite 1: Uusien työntekijöiden rekrytointi
Montako rekrytointia tarvitaan tulevalle vuodelle ja missä kohtaa? Kun määrällinen tavoite on tiedossa, voi onnistumista seurata esimerkiksi näillä mittareilla:
- Rekrytointien toteutuminen: Onnistuivatko suunnitellut rekrytoinnit toivotussa aikataulussa?
- Rekrytoinnin läpimenoaika: Kuinka nopeasti uusi henkilö saadaan rekrytoitua alkaen siitä hetkestä, kun rekry aloitetaan?
- Hakijakokemus: Kuinka tyytyväisiä hakijat olivat rekrytointiprosessiin ja millaiseksi he kokivat sen? Tämä vaikuttaa suoraan siihen, kuinka halukkaita he ovat tulemaan yritykseen töihin, ja sitä kautta myös rekrytoinnin läpimenoaikaan.
Tavoite 2: Nykyisten työntekijöiden pysyvyyden varmistaminen
Kasvu ei toteudu, jos ovi käy jatkuvasti väärään suuntaan. Uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen on yleensä aina kalliimpaa kuin vanhasta kiinni pitäminen. Siksi työntekijäpysyvyyden mittaaminen saattaa myös olla oleellista, esimerkiksi seuraavin mittarein:
- Työsuhteen elinkaaren pituus: Kuinka pitkään työntekijät keskimäärin viihtyvät yrityksessä?
- Exit-keskustelujen arviot: Miksi työntekijät tyypillisesti lähtevät? Millainen kokemus heille työpaikasta jäi ja suosittelisivatko he sitä tutuilleen?
- ENPS eli työntekijäkokemus: Kuinka todennäköisesti nykyiset työntekijät suosittelisivat työpaikkaa tutuilleen? Millaisia hyviä ja huonoja puolia he nostavat arjesta esiin?
- Työhyvinvointi: Kuinka paljon sairauspoissaoloja ja ylitöitä työntekijöille kertyy? Miten tämä korreloi eNPS:n kanssa?
- Onboardingin onnistuminen: Millaisen arvosanan työntekijä antaisi onboardingille? Miten tämä korreloi työsuhteen pituuden kanssa?
Mahdollisia tavoitteita ja mittareita on toki muitakin, mutta nämä täytyy aina päättää yrityskohtaisesti ja sen mukaan, millaista tukea liiketoiminta tarvitsee tavoitteisiin pääsyyn.
Esimerkiksi kasvuyrityksessä HR:n tärkein tehtävä saattaa rekrytointien sijaan olla uusien prosessien luominen. Silloin kannattaa esimerkiksi mitata aikaa, jota työntekijöillä kuluu eri tehtäviin ja selvittää, kuinka paljon prosessien kehitys nopeuttaa tehtävien suorittamista.
Lue lisää: Parhaat HR-mittarit työhyvinvoinnin seuraamiseen ja kehittämiseen
2. Mitä HR:n tulisi raportoida yrityksen muille funktioille?
HR:n omien raporttien lisäksi myös muut yrityksessä tarvitsevat HR:ltä erilaista dataa päätöksenteon tueksi, nykytilan seurantaan ja tulevan ennustamiseen. Siksi näistäkin kannattaa kasata valmiiksi omat raporttinsa.
Tyypillisesti yrityksessä tehdään kuukausittainen raportti vähintään taloudelle ja johtotasolle. Lisäksi HR:n omien tavoitteiden ohella painetta raportointiin tulee työaikalaista.
Taloudelle tehtävät raportit
Tyypillisesti talous tarvitsee henkilöstöhallinnolta ainakin näitä lukuja nykytilanteen seuraamiseen ja tulevan budjetointiin:
- Full-time-equivalent eli FTE: Tämä kertoo millaista työaikaa yrityksen työntekijät tekevät: 100 %, 80 % vai 60 %.
- Kustannuspaikat: Tämä kertoo, missä tiimeissä työtä tehdään ja minkä verran.
- Alkaneet ja päättyneet työsuhteet: Tämä kertoo henkilöstömäärän muutoksesta ja näin ollen myös muutoksista kuluissa.
- Lomat, sairaslomat ja lomarahavapaat: Tämä kertoo myöskin muutoksista kuukausittaisissa henkilöstökustannuksissa.
Johdolle tehtävät raportit
Johtoa kiinnostaa monilta osin samat asiat kuin taloushallintoakin, mutta toki osittain hieman eri näkövinkkelistä. Perusraportista on yleensä hyvä löytyä ainakin:
- Full-time-equivalent eli FTE
- Työntekijöiden määrä
- Pitkät sairaslomat
Lisäksi johtotasolla haluaa tietää, mikäli HR:n seuraamissa mittareissa tapahtuu isoja heilahduksia tai hoksataan muita asioita, jotka vaikuttavat yrityksen päätöksentekoon. Siksi johdolle tehtäviin raportteihin kannattaa nostaa aika ajoin tietoa myös henkilöstöhallinnon omista raporteista.
Lain vaatima raportointi
Kuten yllä mainittu, nykyään työaikalaki asettaa myös omat vaatimuksensa yrityksen raportointiin. Jokaisen yrityksen täytyy nykyään seurata työaikaa, ja varmistaa, että se ei mene yli lain sallimien rajojen.
Siispä omana raporttinaan täytyy olla: Yksittäisten työntekijöiden kokonaistyöaika taikka työntekijöiden liukumasaldot: Jos tunnit paukkuvat, tai työntekijälle kertyy paljon plus- tai miinussaldoja, on aika keskustella esihenkilön ja työntekijän kanssa siitä, miten tilanne saadaan tasattua.
3. Millaisten järjestelmien varaan HR-raportointi kannattaa rakentaa?
Haastavinta tässä kaikessa on todennäköisesti järjestelmäpaletin kuntoon laittaminen niin, että tieto ei ole hajallaan kymmenessä eri paikassa ja se on helppo päivittää oikeisiin paikkoihin.
Parhaassa tapauksessa, eri raportit rakentuvat valmiiden dashboardien päälle, joihin tieto päivittyy automaattisesti sitä mukaa, kun niitä tuodaan eri järjestelmiin. Näin tietoa ei tarvitse kasata käsin, joka säästää loppupeleissä huimasti aikaa. Lisäksi näiden myötä eri raporttien ja mittareiden ristiintulkitseminen helpottuu ja opitaan, millaiset asiat korreloivat keskenään.
Jos olet aivan alkuvaiheessa, tähän saattaa olla vielä matkaa. Siispä varmista alkuun, että järjestelmät taustalla ovat kunnossa, ja ne keskustelevat keskenään
HR-raportointi rakentuu yleensä näille järjestelmille:
- HR-järjestelmä: HR-raportoinnin peruspilari. Tänne kootaan henkilöstöön liittyvä perustieto, joka sitten kulkeutuu automaattisesti muihin järjestelmiin niin, ettei sitä tarvitse päivittää erikseen joka paikkaan. Moni perusraporteista nojaa HR-järjestelmästä saatavaan tietoon.
- Työajanseurantajärjestelmä: Myöskin erityisen oleellinen HR-raportoinnin kannalta. Sen avulla seurataan lain vaatimaa kokonaistyöaikaa, sekä ammennetaan tietoa esimerkiksi työhyvinvoinnin mittareihin.
- Palkanlaskentajärjestelmä: Usein palkanlaskentajärjestelmään kulkeutuu tietoa HR-järjestelmästä, joten näitä tietoja on helppo tulkita ristiin. Tämän kautta voidaan esimerkiksi seurata tasa-arvon toteutumista, kuten naisten ja miesten välisiä palkkaeroja.
- Dashboard: Parhaassa tapauksessa käytössäsi on dashboard, joka tuo järjestelmistä kerättävän datan yhteen paikkaan, helposti tulkittavaan, visuaaliseen muotoon.
- Muut järjestelmät mittareista riippuen, kuten rekrytointijärjestelmät, erilaiset kyselytyökalut ja niin edelleen saattavat myös olla relevantteja. Mieti siis mittarit ensiksi ja sen jälkeen käy läpi jo olemassa oleva järjestelmäpaletti.
4. Checklist: Huomioi lisäksi nämä HR-raportointia rakentaessa
✅ Rakenna yhteiset pelisäännöt.
Toimiva raportointi nojaa dataan, eli taustalla kerättävän datan täytyy olla oikeellista: siksi on tärkeää, että yrityksessä on yhteiset pelisäännöt siitä, mitä pitää kirjata minne ja milloinkin. Esimerkiksi milloin viimeistään esihenkilön tai työntekijän täytyy kirjata poissaolot.
✅ Aseta säännölliset muistutukset.
Pelisäännöistä huolimatta deadlinet unohtuvat ja lipsuvat helposti. Jos et halua toistuvasti muistutella puuttuvista tiedoista jälkikäteen, luo toistuviin rutiineihin automaattiset muistutukset. Tarkista onnistuuko tällaisten luominen esimerkiksi HR-järjestelmän tai työajanseurantajärjestelmän kautta.
✅ Sitouta henkilöstö jakamalla raportteja.
Datan kirjaaminen tuntuu turhalta, jos sen merkitys ei näy omassa arjessa. Siksi HR:n kannattaa aktiivisesti kertoa, mitä datalla tehdään ja mitä johtopäätöksiä siitä vedetään. Esimerkiksi eNPS-kyselyn tulosten jakaminen ja näistä keskustelu kuukausittaisessa henkilöstöinfossa rohkaisee vastaamaan siihen jatkossakin.
✅ Aloita raportointi riittävän ajoissa.
Parhaimmassa tapauksessa, yrityksessä rakennetaan tietyt perusraportit keräämään dataa jo päivästä nolla. Näin luodaan hyvä pohja jatkoa varten, ja kyetään vertaamaan tuloksia aiempaan.
Toki on hyvä muistaa, että 50 hengen yrityksessä raportointi on erilaista kuin 1 000 hengen yrityksessä. Pienemmillä henkilöstömäärillä mittarit heilahtelevat nopeammin jo yksittäisistä muutoksista: esimerkiksi yhden työntekijän pidempi sairasloma helposti tekee isonkin loven seurattavaan käyrään. Mutta toisaalta: pienemmässä yrityksessä HR usein tietää heti, mistä muutos johtuu, ja tietää heti vaatiiko se toimenpiteitä vai ei.
Isommissa yrityksissä datan runsaus auttaa hyödyntämään raportteja entistä monipuolisemmin päätöksenteon tukena. Mutta vastaavasti muutoksien yhteydessä juurisyytä saatetaan joutua kaivelemaan pidempään.
