Työntekijöiden osaamisen hyödyntäminen on tärkeä osa organisaation menestystä ja kilpailukykyä. Visma Aquilan Pre Sales -konsultti Pirjo Ketola kirjoittaa blogitekstissään, miten osaamistiedon hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa tuo useita etuja sekä organisaatiolle että työntekijöille.
Työntekijöiden osaamisen hyödyntäminen työelämässä on olennainen osa organisaation menestystä ja kilpailukykyä. Kun työvuorot ja -tehtävät sovitetaan osaamisen ja vahvuuksien mukaan, työntekijät voivat käyttää osaamistaan parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä ei ainoastaan tehosta toimintaa, vaan myös lisää työtyytyväisyyttä.
Digitalisaatio, tekoäly ja robotiikka muuttavat työelämää vauhdilla ja myös työntekijöiltä vaaditaan jatkuvasti uusia taitoja. Organisaatiot, jotka tarjoavat mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen, vahvistavat samalla henkilöstön sitoutumista ja motivaatiota - kun työntekijä kokee tulevansa arvostetuksi, syntyy aito halu kasvaa ja kehittyä.
Työvoimapula on useilla aloilla jo arkea, ja jatkuva oppiminen on myös tärkeä keino sitouttaa työntekijöitä. Osaavat työntekijät voivat tarjota parempaa asiakaspalvelua ja ratkaista asiakkaan ongelmia tehokkaammin, mikä näkyy parempana laatuna ja tyytyväisempinä asiakkaina.
Parhaimmillaan osaaminen liikkuu läpi koko työvuorosuunnittelun ketjun – työn tarpeen arvioinnista suunnitteluun, raportointiin ja palkkatulkintaan. Numeron on työväline, joka auttaa systematisoimaan työvuorosuunnittelun prosessit ja toimintatavat siten, että resursseja ja kustannuksia voidaan hallita suunnitellusti ja ennakoivasti.
Osaamistarvetta voidaan ennakoida esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Millaisia osaamisia tulisi erityisesti huomioida koulutuskokonaisuuksia tai uusia palveluita suunniteltaessa?
- Mitkä osaamiset liittyvät täsmälleen johonkin tiettyyn erityisalaan tai -yksikköön?
- Mikä tilanne osaajien ja osaamisten osalta on nyt, ja miten sen arvioidaan muuttuvan kolmen vuoden kuluessa?
- Millaista osaamista poislähtijät vievät mennessään?
- Onko suunnitteilla uutta liiketoimintaa tai palveluita, joiden osalta tulee varmistaa tarvittava osaaminen?
Mitä kaikkea osaaminen on?
Suunnittelujärjestelmässä ylläpidettävät osaamiset ovat tyypillisesti sellaisia, joilla ohjataan henkilöitä sijoittumaan työn tarpeen mukaisiin vuoroihin ja tehtäviin. Osaaminen voi olla myös erilaisia erityistaitoja, joiden tarve ei välttämättä kohdistu tiettyyn työvuoroon, vaan kertoo enemmän henkilön ammatillisesta kehittymisestä.
Järjestelmässä ylläpidettäviä osaamisia voivat olla esimerkiksi:
- Yksikkö, kohde tai osasto, jossa henkilö voi työskennellä
- Työpiste- tai laiteosaamista
- Hälytystä vaativia lupia
- Ammattinimikkeitä
- Erikoisosaamisia ja taitojat - esim diabetes, musiikkipedagogi, taideterapia, tähystys…
- Kielitaito
- Valmiudet voivat olla myös rajoitteita, esim. ei yövuoroa, ei tiettyä työpistettä, ei päivystystä
Osaamisen hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa
Työvuorosuunnittelussa automatiikka huolehtii siitä, että vuoroon sijoittuu aina osaava henkilö. Jos vuorosta puuttuu tarvittava osaaminen, järjestelmä ilmoittaa suunnittelijalle selkeästi osaamisrikkeestä. Tarvittaessa järjestelmä voi myös estää osaamattoman työntekijän suunnittelun vuoroon, johon hänellä ei ole osaamista.
Usein yksiköissä on tarve seurata reaaliaikaisesti, että vuoroihin on sijoitettuna palvelun vaatimat osaajat sovittuna kellonaikoina tai 24/7. Numeronissa tätä tarvetta seurataan suunnittelunäkymien palvelutasoilla. Palvelutasot seuraavat, että osaava henkilö on töissä ja jos palvelun vaatimaa osaamista ei ole riittävästi, mittarin lukemat näkyvät suunnittelijalle punaisena. Yksikön palvelutasoja voi ylläpitää esihenkilö tai suunnittelija.
Esimerkkejä palvelutasoista ovat:
- Tarve: Yksi vartija kohteeseen XY klo 8:00–21:00
- Tarve: Kaksi lääkeluvallista henkilöä, vanhuspalveluyksikkö Aarneen 24/7
- Tarve: Kolme savusukellustaitoista henkilöä klo 6:00–22:00
- Tarve: Triage-osaajia 2 henkilöä klo 7:00–15:00, 3 henkilöä klo 15:00–22:00
Entä jos sopivaa osaajaa ei löydy?
Työvuorosuunnittelusta voidaan laittaa vuoroja tarjolle OmaNumeronin Vuorotorille esimerkiksi sijaisille ja keikkalaisille varattavaksi. Numeroniin kirjatulla osaamisella varmistetaan, että vuoroja voivat varata vain sellaiset henkilöt, joilla on vuoroon tarvittava osaaminen.
Lue myös: Ammattilaisten vinkit työvuorosuunnitteluun →
Osaamisen hyödyntäminen palkkatulkinnassa
Osaaminen on mahdollista huomioida myös palkkatulkinnassa ja lisätä tätä kautta automaation astetta työvuorosuunnittelun kokonaisprosessissa. Näin voidaan varmistaa, että esimerkiksi erikoisosaajan lisä maksetaan henkilölle niistä tunneista, joina hän on tehnyt lisän edellyttämää työtä.
Osaamisen hyödyntäminen tukee myös työntekijöiden tarpeita
Asiakkaidemme kokemus on ollut, että osaamiselle tulee enemmän merkitystä silloin, kun se näkyy myös työntekijöille. Työntekijöiden osaamisia voidaan pitää eräänlaisena yhteisenä sopimuksena siitä, mihin heidän työaikaansa tullaan kohdistamaan.
On tärkeää, että työvuorosuunnittelussa huomioidaan työntekijän osaaminen. Silloin työntekijä ei kuormitu siitä, että hän joutuu tekemään työtehtäviä, joihin hänellä ei ole riittävää osaamista.
Työntekijöiden kanssa on tärkeää keskustella heidän osaamisestaan, vahvuuksistaan ja toiveistaan työvuorojen suhteen. Näin voidaan luoda olosuhteet ja työvuorot, jotka vastaavat parhaiten työntekijöiden yksilöllisiä tarpeita ja tavoitteita.
Osaaminen työvuorosuunnittelussa tuo hyötyjä organisaatiolle ja työntekijöille
Osaamistiedon hyödyntäminen tuo niin organisaatiolle kuin työntekijöille useita hyötyjä:
- Organisaatioille osaamisten seuraaminen auttaa varmistamaan organisaation toiminnan ja palvelun laadun sekä vähentää sijaistarpeen aiheuttamaa painetta, kun käytettävissä olevien osaajien määrään saadaan näkyvyyttä ja mahdollisten sijaisten määrä kasvaa. Sen avulla voidaan varmistaa erikoistilanteissa oikeiden osaajien löytäminen nopeasti. Myös osaamisten seurattavuus paranee raportoinnin avulla, ja mahdollistaa organisaation “piilo-osaamisten” näkyväksi tuomisen. Lisäksi varmistetaan ammatillisten työkiertojen sekä perehdytystietojen näkyväksi tekeminen.
– hallitse vuorot ja löydä oikeat osaajat oikeaan aikaan.
- Työntekijöiden osaamisen huomioiminen työvuorosuunnittelussa mahdollistaa työtehtävien jakaantumisen siten, että jokainen työntekijä pääsee käyttämään ja hyödyntämään parhaiten osaamistaan ja vahvuuksiaan. Lisäksi se tekee oman osaamisen näkyväksi, jolloin osaamiselle saadaan enemmän merkitystä. Osaamistiedon hyödyntäminen tukee myös henkilön moniosaamista sekä ammatillista kehittymistä.