Kuinka varmistat, että oikeat työntekijät ovat oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan? Entä miten voit selvittää, mihin työaikaa todellisuudessa käytetään?
Mitä on työajanhallinta?
Termi työajanhallinta pitää sisällään niin
- työvuorosuunnittelun kuin
- työajanseurannan.
Työvuorosuunnittelu auttaa kohdistamaan osaamisen oikein
Hyvin toteutettu työvuorosuunnittelu varmistaa, että työntekijöiden osaamista hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti. Huolellinen työn tarpeeseen perustuva vuorojen suunnittelu vähentää stressiä ja lisää sitä kautta työtyytyväisyyttä, mikä puolestaan näkyy tuloksissa: työn tuottavuus ja laatu paranevat.
Työvuorosuunnitteluun ei ole olemassa yhtä viisastenkiveä. Sopiva malli ja työvuorosuunnittelujärjestelmä määräytyvät pitkälti toimialan ja organisaationne omien tarpeiden mukaan. Lue ammattilaisten jakamat vinkit työvuorosuunnittelun tueksi.
📚 Lue lisää: Toimiva työvuorosuunnittelu takaa resurssien optimaalisen käytön ja tyytyväiset työntekijät
Työajanseuranta mahdollistaa tiedolla johtamisen
Työajanseurannan ansiosta pysyt kartalla siitä, mihin työaika kuluu. Kun kokonaiskuva on hyppysissä, voit varmistaa, että työaika hyödynnetään mahdollisimman kattavasti.
Työajanseuranta on parhaimmillaan osa tiedolla johtamista: saat arvokasta dataa päätöksenteon tueksi. Laadukkaan datan avulla voit esimerkiksi ymmärtää entistä paremmin, mitkä tehtävät sisältävät turhaa tai aikaavievää työtä. Näin voit optimoida ja sujuvoittaa prosesseja sekä vaikuttaa kustannuksiin.
Tiedolla johtaminen tuo paljon hyvää myös työntekijöiden arkeen: tehtäviä on mahdollista jakaa tasaisemmin työntekijöiden kesken ja tulevia rekrytointitarpeita on helpompi ennustaa.
📚 Lue lisää: Ota työajanseurannasta täysi hyöty irti
Miten oikea järjestelmä auttaa työajanhallinnassa?
Työajanhallintajärjestelmä on tärkeä johtamisen ja liiketoiminnan kehittämisen työkalu. Sen avulla saat käyttöösi ajantasaista tietoa, jotta voit suunnitella toimintaa ja resurssien fiksua käyttöä: pysyt kartalla henkilöstön kapasiteetista ja saatavuudesta, ja voit vapauttaa kaistaa esimerkiksi organisaation toiminnan tai henkilöstön kehittämiseen.
Voit siis keskittyä siihen, mikä on tärkeää.
Työajanhallinnan järjestelmä kokoaa tärkeät tiedot yhteen paikkaan, jolloin data ei ole enää hajallaan eri lähteissä, puhumattakaan siitä, että oltaisiin vain muistin varassa. Tiedon yhtenäinen sijainti vähentää näin virheiden määrää sekä parantaa datan ja raporttien laatua.
Modernit työajanhallintajärjestelmät myös integroituvat organisaation muihin järjestelmiin, kuten palkanlaskenta- ja HR-järjestelmiin, ja mahdollistavat erilaisten automaattisten prosessien hyödyntämisen. Työajanhallintajärjestelmä voi esimerkiksi halutessasi tulkita automaattisesti työntekijöiden palkkatekijät, mikä eliminoi käsin tehtävät merkinnät ja vähentää tallennusvirheiden riskiä. Kokeneiden osaajiemme tuella muun muassa TES-tulkinnat hoituvat automaattisesti järjestelmän avulla, jolloin voit varmistaa tasaisen laadun ja minimoida poikkeamat.
Valitse avuksesi sopiva työajanhallintajärjestelmä
Kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille löytyy sopiva työajanhallintajärjestelmä. Esimerkiksi Solveonin järjestelmät skaalautuvat erilaisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin, ja palvelevat sekä työnantajaa että työntekijää.
Mitä sinun tulisi huomioida kun olet hankkimassa työkalua työajan hallintaan? Voit käyttää pohdinnassa apunasi esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Mitä haastetta olemme ratkomassa työajan suunnittelussa ja seurannassa?
- Tarvitsemmeko myös työvuorosuunnittelua, vai riittääkö pelkkä työajan seuranta?
- Onko meillä tarvetta automaattiselle palkkatulkinnalle?
- Mihin järjestelmiin tarvitsemme mahdollisesti integraatioita?
Tutustu myös asiakkaidemme kokemuksiin:
