Miten automatisointi ja tekoäly tehostavat julkisen sektorin taloushallintoa?

Automatisoidut prosessit ja tekoäly vapauttavat taloushallinnossa aikaa strategiseen työhön ja mahdollistavat talouden reaaliaikaisen seurannan.

Voita aikaa automatisoinnilla

Kuntaliiton talousbarometrin mukaan kuntien talousnäkymät heikkenevät tällä hetkellä jyrkästi: talousjohtajista 40% arvioi kuntansa talouden tilan huonoksi tai erittäin huonoksi. Erityisesti sote-uudistus, inflaatio ja valtion rahoitusleikkaukset aiheuttavat julkiselle sektorille merkittäviä taloudellisia haasteita. Vuoden 2025 Kuntatalousohjelmassa ennustetaan kuntatalouden tulojen ja menojen epätasapainon syvenevän lähivuosina erityisesti kasvavien kustannusten, investointipaineiden ja sote-uudistuksen seurauksena.

Samalla väestön ikääntyminen aiheuttaa haasteita julkisen sektorin henkilöstön riittävyydelle: eläköitymisen seurauksena kunnista, hyvinvointialueilta ja julkiselta sektorilta on poistumassa noin 200 000 työntekijää seuraavan kymmenen vuoden aikana.

Nämä ajankohtaiset haasteet tuovat mukanaan yhä kasvavan tarpeen toimintojen tehostamiselle, jotta resursseja vapautuu muuhun.

Julkisen sektorin taloushallinnossa automaatio auttaa sujuvoittamaan prosesseja vähentämällä manuaalista työtä: kun rutiinitehtävät jäävät automatisoitujen ratkaisujen hoidettaviksi, asiantuntijoiden aikaa vapautuu esimerkiksi talouden ennustamiseen ja toiminnan kehittämiseen.

Vähemmän manuaalista työtä, enemmän vaikuttavuutta

Julkisen sektorin taloushallinto on tarkasti säänneltyä useilla eri tasoilla, kuten lainsäädännössä, viranomaisohjeistuksissa ja tilivelvollisuuden periaatteissa. Talouden läpinäkyvyyden periaate korostaa erityisesti raportoinnin merkitystä: mistä rahaa tulee ja mihin se käytetään? Taloudellisia tietoja onkin toimitettava säännöllisesti Valtiokonttorille ja muille viranomaisille tilastointia ja seurantaa varten, sekä tukemaan kansallista talouspolitiikkaa, budjetointia ja julkisen talouden kestävyyden arviointia.

Taloushallinnon prosessien automatisointi nopeuttaa kirjanpidon ja raportoinnin vaiheita, kuten esimerkiksi ostolaskujen käsittelyä, ja tuo organisaatiolle reaaliaikaisen näkymän talouteen. Samalla automaatio parantaa tiedon tarkkuutta ja vähentää inhimillisiä virheitä, mikä helpottaa raportointia ja tekee datasta luotettavampaa. Ohjelmistorobotiikka (RPA), joka suorittaa aiemmin manuaalisesti tehtyjä, ennalta määriteltyjä toimia kuten tietojen siirtoa, toimii usein ensimmäisenä askeleena automaation käyttöönotossa.

Taloushallinnon automaation uutena kehityssuuntana tekoäly pystyy jatkossa suorittamaan myös monimutkaisia tehtäviä, kuten analysoimaan tietoa ja tekemään ennusteita päätöksenteon tueksi.

Tekoäly pystyy analysoimaan kerralla suuria tietomääriä, tarjoten arvokasta tietoa taloudellisista trendeistä ja auttaen organisaatioita tekemään paremmin perusteltuja päätöksiä. Lisäksi jos taloushallinnon järjestelmässä on valittu käyttöön tekoälytoimintoja, hyödyntää tekoäly organisaation omaa historiadataa, oppien ja kehittyen ajan myötä jatkuvasti tarkemmaksi. Hyödyntämällä automaatiota ja tekoälyä, julkisen sektorin taloushallinto voikin entisestään tehostaa toimintaansa ja samalla vähentää inhimillisten virheiden riskiä.

Automaation ja tekoälyn hyödyt julkisen sektorin taloushallinnossa tiivistettynä

Miten automaatio ja tekoäly auttavat julkishallinnon raportointitarpeissa ja taloushallinnon prosessien sujuvoittamisessa?

• Reaaliaikainen datankeruu ja tiedon yhdistely: Rutiinitehtävät, kuten laskujen käsittely, voidaan automatisoida. Automaatio kerää, yhdistää ja järjestelee taloudellisia tietoja eri lähteistä reaaliaikaisesti, mikä nopeuttaa ja yksinkertaistaa talouden prosesseja.
• Automaattiset raportit: Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly voivat luoda automaattisesti raportteja ennalta määriteltyjen sääntöjen ja mallien mukaisesti. Tämä vähentää raportointiin kuluvaa aikaa ja resursseja, ja varmistaa, että raportit ovat aina ajan tasalla ja täyttävät niille asetetut vaatimukset.
• Analytiikan ja ennusteiden parempi tarkkuus ja läpinäkyvyys: Tekoäly voi analysoida suuria tietomassoja ja löytää joukosta piileviä trendejä, poikkeamia ja mahdollisia riskejä, jotka saattavat perinteisissä raportointimenetelmissä jäädä huomaamatta.
• Päätöksenteon tukeminen: Tekoäly voi tarjota valmiiksi analysoituja tietoja ja ennusteita asiantuntijan tarkasteltavaksi ja päätöksenteon tueksi. Reaaliaikainen tiedonsaanti parantaa kykyä reagoida nopeasti taloudellisiin muutoksiin.

Kohti älykkäämpää taloushallintoa - Case: Tekoäly tiliöintien ennustamisessa

Kuten todettu, automaatioratkaisut ja modernin taloushallinnon järjestelmän kuten Wintimen käyttö näkyvät julkisen sektorin taloushallinnon ammattilaisen työssä erityisesti tehokkuuden ja tarkkuuden paranemisena. Työstä tulee myös mielekkäämpää, kun asiantuntija voi keskittyä tiedon analysointiin ja päätöksentekoon sen sijaan, että aikaa kuluisi toistuviin tehtäviin, kuten laskujen käsittelyyn, tiliöintiin ja raporttien laatimiseen.

Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon työläimmistä tehtävistä. Wintimeen kehitettävän tekoälytoiminnon avulla ostolaskuprosessiin voi kulua jatkossa jopa puolet vähemmän aikaa, kun automatisointi vapauttaa työaikaa, joka aikaisemmin on mennyt ostolaskujen tiliöintien käsittelyyn. Lisäksi tekoälymallit oppivat historiadatan eli vanhojen ostolaskujen perusteella jatkuvasti paremmaksi - mitä enemmän dataa tekoäly käsittelee, sitä tehokkaammin se toimii. Tämä tarjoaa merkittäviä hyötyjä organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää uuden teknologian tuomat mahdollisuudet.

Wintime-ohjelmiston joustava rakenne mahdollistaa myös erilaisten lisäratkaisujen, kuten verkkolaskutuksen ja sähköisen perinnän, liittämisen kokonaisuuteen, mikä sujuvoittaa entisestään taloushallinnon prosesseja. Ratkaisut on helppo integroida ja ottaa käyttöön, ja asiakastuki on kätevästi saatavilla samasta paikasta.