Lyhennetty työaika: Tasapainoa arkeen ja pitovoimaa julkiselle sektorille

Miten työaikajoustot auttavat parantamaan pitovoimaa? Millä tavoin lyhennetty työaika vaikuttaa työpaikan arkeen ja työkaluihin? Lue blogista!

Päivitetty 2.12.2024

Lyhennetty työaika tarjoaa tasapainoa arkeen

Työn tekemisen muodot muuttuvat koko ajan, aivan kuin työelämä kokonaisuutenakin. Nykypäivän työelämän hektisyydessä moni toivoo omaa aikaa ja mahdollisuutta keskittyä myös työn ulkopuolisiin, itselle tärkeisiin asioihin. Erilaiset työaikajärjestelyt ovat varsinkin yksityisellä sektorilla yleistyneet viime vuosina niin, että niitä voi kutsua jo työelämän trendiksi. Ja hyvä niin: joustot tarjoavat monen kaipaamaa tasapainoa arkeen.

Vaikka muuttuvat ja erilaiset työaikamallit tuovat töiden organisointiin omat haasteensa, erilaiset elämäntilanteen mukaan joustavat työaikataulut ovat hyväksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Onhan tutkittukin, että työpäivän tai -viikon lyhentäminen lisää paitsi työtyytyväisyyttä ja yleistä hyvinvointia, myös tehokkuutta.

Erilaisia työaikajärjestelyjä sovitaan eri syistä:

• Perinteisimpiä ovat osittainen hoitovapaa ja osa-aikaeläke.
• Lyhennettyä työaikaa tehdään yhä useammin myös yleisen hyvinvoinnin, työssä jaksamisen tai opiskelun takia.

Lyhennettyä työaikaa käytetään kuitenkin vielä suhteellisen vähän muista kuin perhe- tai eläkesyistä.

Keino julkisen sektorin pitovoiman parantamiseen?

Yksittäisen työntekijän hyvinvointi heijastuu koko organisaatioon, ja lyhennetyn työajan pyytämiselle on useimmiten olemassa omat syynsä. Rohkeus joustavien työaikajärjestelyiden mahdollistamisessa rakentaa usein myös positiivista työnantajamielikuvaa ja houkuttelee uusia osaajia. Jos tilanne sen suinkin sallii, kannattaakin ennakkoluulottomasti pohtia lyhennetyn työviikon positiivista vaikutusta kokonaisuuteen.

Julkisella sektorilla väestön ikääntyminen ja henkilöstöresurssien riittävyys on laajalti tunnistettu haaste: eläköitymisen seurauksena kunnista ja hyvinvointialueilta on poistumassa vuoteen 2033 mennessä noin 180 000 henkilöä eli joka kolmas työntekijä.

Samalla työelämän uusi sukupolvi tuo työpaikoille mukanaan uudenlaisia odotuksia. Gartner raportoi, että 62% työnhakijoista kertoo hakevansa vain sellaisia työpaikkoja, jotka täyttävät suurimman osan heidän odotuksistaan työnantajalupauksen suhteen. Houkutellakseen tulevaisuuden osaajia, julkisen sektorin tulee voida vastata erilaisiin joustavuuden, jatkuvan oppimisen ja merkityksellisen työn vaatimuksiin.

Työn ja muun elämän yhteensovittaminen koetaankin yhä merkittävämpänä tekijänä, joka saattaa olla myös palkkaa tärkeämpää - pienempi palkkapussi voi kiinnostaa, jos se tuo vastapainona arkeen lisää vapautta.

Joustavat työaikajärjestelyt, kuten lyhennetty työaika, voivatkin olla tehokas keino kehittää työnantajamielikuvaa, pitovoimaa ja henkilöstön sitoutumista julkisissa organisaatioissa, erityisesti tilanteissa, joissa palkkakilpailu yksityisen sektorin kanssa on haastavaa.

Lyhennetty työaika vaikuttaa sekä työn järjestelyihin että järjestelmiin

Työaikajärjestelyt vaikuttavat tietysti työpaikan arkeen, monellakin tavoin. Yksi suuri tekijä on työn luonne ja sen vaatimat uudelleenjärjestelyt: tarvitaanko sijainen tai paikkaaja vai voiko olemassa olevia töitä järjestää niin, että niiden tekeminen onnistuu 80% työajalla? Vuorotyössä taas voi olla järkevää sopia esimerkiksi viikko-viikko -systeemistä.

On tärkeää varmistaa, että palveluiden laatu ja saatavuus säilyvät ennallaan. Onnistumisen kannalta keskeistä on sopia työaikajärjestelyistä yhdessä työntekijöiden kanssa ja luoda selkeät käytännöt. Sekä tehtävää työtä että työntekijän roolia asioiden edistämisessä on tärkeää arvioida, jotta kokonaisuus muodostuu kaikkien kannalta fiksuksi, kaikille tehtäville löytyy omat uomansa, eikä muun tiimin kuormitus käy kohtuuttomaksi.

Miksi ja miten asiantuntijaorganisaatiossa kannattaa seurata työaikaa? Tutustu työajanseurannan oppaaseen!

Kun järjestelyistä on sovittu, on muutokset ja tiedot vietävä myös kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin:

• Työaikaseurannassa toteutunutta työaikaa ja liukumasaldoja täytyy peilata sovittuun työaikaan,
• palkanlaskennassa tarvitaan tieto palkan muutoksesta
• ja luonnollisesti HR-järjestelmässä täytyy myös näkyä tieto sovitusta muutoksesta.

Läpinäkyvyys ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan

Joskus lyhennettyä työaikaa suunnitteleva ihminen törmää sarkastiseen väitteeseen, jossa “80% työajalla täytyy tehdä 100% työt”. Tätähän ei kukaan tietenkään halua, eli organisaatio tarvitsee työkalut työntekijän kuormituksen seuraamiseen.

Helposti käytettävä työajanseuranta auttaa esihenkilöä pysymään pulssilla työntekijän työkuormasta: jos saldot paukkuvat viikko toisensa jälkeen, on se melko selvä merkki siitä, että työkuormaa täytyy tarkastella. Ilman työaikaseurantaa esihenkilöllä ei ole selkeää näkymää siihen, mikä on työntekijän todellinen työtilanne.

Jotta kokonaisuus toimii, myös työtovereiden on tiedettävä milloin kukin tiimiläinen on käytettävissä tai vapaalla. Yhteinen kalenteri, jossa kunkin työntekijän aikataulut ovat läpinäkyvästi saatavilla, auttaa tiimiläisiä toimimaan yhdessä.

Työkalut toimivat parhaiten, kun niitä on helppo käyttää

Ihmiset merkitsevät työaikaansa oikein silloin, kun se on helppoa ja mielekästä. Mitä yksinkertaisempi järjestelmä, sitä todennäköisimmin toteutumat on merkitty oikein.

Esimerkiksi liikkuvassa työssä on pystyttävä merkkaamaan työaika helposti ylös riippumatta siitä, onko tietokone juuri sillä hetkellä auki vai ei. Etätöiden yleistyttyä myös toimiston oven pielissä sijaitsevat fyysiset leimalaitteet alkavat olla jo aikansa eläneitä – mobiilileimaus mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn.

Toinen tärkeä asia on työaikaseurannan ja saldojen reaaliaikaisuus. Esimerkiksi Tiimassa voi luoda jokaiselle työntekijälle henkilökohtaisen työaikakalenterin, jolla liukumia voi seurata jatkuvasti, odottamatta että kyseinen viikko ensin päättyy. Tällainen järjestelmä taipuu mainiosti mitä erilaisimpien työaikaratkaisujen seurantaan.