Onko työajan­seuranta pakollinen?

Työaikalainsäädäntö vaatii työtuntien seurantaa ja kirjaamista, eli työajanseuranta on työnantajalle lakisääteinen velvollisuus.  Vaikka työajanseuranta on pakollista, siitä on etua ja hyötyä niin työnantajalle kuin työntekijälle. Työaikalain puitteissa on mahdollista järjestää työt joustavasti ja nykyajan vaatimusten mukaisesti.

Työaikalainsäädäntö vaatii työtuntien seurantaa ja kirjaamista, eli työajanseuranta on työnantajalle lakisääteinen velvollisuus. Vaikka työajanseuranta on pakollista, siitä on etua ja hyötyä niin työnantajalle kuin työntekijälle. Työaikalain puitteissa on mahdollista järjestää työt joustavasti ja nykyajan vaatimusten mukaisesti.

• Työaikalaki edellyttää, että työaikaa seurataan työntekijäkohtaisesti joko
  • säännöllisen työajan kautta tai
  • tehtyjen työtuntien mukaan
• Molemmissa tapauksissa pitää kirjata erikseen poikkeukset, kuten yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotukset.
• Työaikakirjanpitoa on säilytettävä lain mukaan kuluva vuosi ja myös kaksi seuraavaa vuotta sen jälkeen. 
  
  

Lue lisää: Työaikalaki

Mitä on työaika?

Työaikalaissa säännöllinen työaika tarkoittaa työntekijän vuorokautista ja viikoittaista työaikaa. Tässä noudatetaan kalenterivuorokautta ja -viikkoa. Huom! Säännöllisestä työajasta voidaan sopia toisin työehtosopimuksissa, eli ne tarvitsee aina tarkistaa.

• Työaikaa on varsinaiseen työhön käytettävä aika.
• Työajaksi lasketaan myös se aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Jos työntekijä joutuu olemaan työpaikalla joutilaana ja tekemättä mitään, se on työaikaa, kunhan työntekijä voi käskyn käydessä tarttua toimeen.

Entä mikä sitten ei ole työaikaa?

• Päivittäiset tauot, jos työntekijä saa niiden aikana poistua vapaasti työpaikalta.
• Myöskään matkustamiseen käytetty aika ei ole työaikaa, ellei sitä ole samalla pidettävä työsuorituksena. Kun vaikkapa asentaja tai kodinhoitaja reissaa työpäivän aikana työkohteiden välillä, se katsotaan työajaksi. Muuten matkustaminen ei ole työaikaa.

Lue lisää: Työaika

Mitä on työaikakirjanpito?

Työaikakirjanpito on Työaikalain velvoittama prosessi, jossa työnantaja kirjaa tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Tämä käytäntö mahdollistaa työaikojen seurannan, oikeudenmukaisen palkanlaskennan, työtuntien noudattamisen ja muiden työaikaan liittyvien säännösten noudattamisen.

Työaikakirjanpito voi sisältää seuraavia tietoja:

• Työaika: Päivämäärä, aloitus-ja lopetusaika.
• Tauot: Työaikaan vaikuttavat tauot ja niiden kestot.
• Ylityö: Ylityötunnit kirjataan erikseen.
• Lisätyöt ja korvaukset: Mahdolliset lisätyöt tai erityiset korvaukset voivat myös näkyä työaikakirjanpidossa.
• Työvuorosuunnitelmat: Jos työaikajärjestelyt vaihtelevat, työvuorosuunnitelmat voivat olla osa työaikakirjanpitoa.

Työaikakirjanpidon avulla voidaan seurata työnteon tehokkuutta. Mutta sen avulla voidaan myös varmistaa, että työntekijöiden oikeudet ja velvollisuudet työaikojen suhteen toteutuvat ja tarvittaessa ratkaista mahdollisia erimielisyyksiä tai epäselvyyksiä työaikoihin liittyen.

Työntekijällä on oikeus saada kirjallinen selvitys työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä. Työnantajan on pyydettäessä toimitettava työsuojeluviranomaiselle ja työntekijän valtuuttamalle edustajalle jäljennös työaikakirjanpidosta.

Lue lisää: Työvuorosuunnittelun perusteet: apua oikean prosessin valintaan

Miten työajanseuranta kannattaa järjestää?

Työajanseurannan voi tehdä monella tapaa. Vaihtoehtojen määrä voi tehdä sopivan seurantajärjestelmän valinnasta vaikeaa. Keskeistä on, että työajanseuranta omalta osaltaan tukee tehokasta ja joustavaa työskentelyä.

Kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille löytyy sopiva työajanseurantajärjestelmä. Ne skaalautuvat erilaisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin sekä palvelevat sekä työnantajaa että työntekijää.

Lue lisää: Ota työajanseurannasta täysi hyöty irti