Kuntien talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnossa on kehittämisen varaa, kertoo Visma Aquilan Business Area Director Jani Muhonen. Suuri osa teknisistä järjestelmistä on ikääntyneitä, eikä prosesseja ja järjestelmähankintoja tarkastella aina riittävän monipuolisesti, jotta ne saataisiin sujuvammiksi. Miten taklata kipukohdat ja muovata haasteista vahvuuksia?
Hyvinvointialueiden muodostaminen saattoi kunnat niin valtavien muutosten äärelle, että niiden laajuutta on vaikeaa käsittää. Lähes puolet kuntien työntekijöistä siirtyi hyvinvointialueiden palvelukseen. Tämä vaikutti sekä satoihintuhansiin työntekijöihin, että jokaiseen Suomen kuntaan ja kaupunkiin.
”Kun suuri määrä työntekijöitä lähtee, tulee kuntien määritellä uudelleen jäävän henkilöstönsä osaaminen, vastuu ja velvoitteet. Valtava siirtymä vaikuttaa myös kunnan kulurakenteeseen. On suuri työ saada se vastaamaan uutta todellisuutta. Ennen kaikkea kuntien tulee pohtia niiden funktio ja strategia kokonaan uudestaan: mitä ne tekevät, kenelle ja miten”, sanoo Visma Aquilan Business Area Director Jani Muhonen.
Talous-, palkka-, ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot ja prosessit vaativat uudelleen arviointia
Vaikka kuntien toiminta ei missään vaiheessa lopu, jossain kohtaa vanhat ja kenties sopimattomiksi käyneet järjestelmät alkavat näkyä arjessa, ja toiminnot hidastuvat, Muhonen kertoo.
“Tällä hetkellä vanhimmat ohjelmat voivat olla jopa 1980-luvulta. Viimeistään nyt on oikea aika päivittää ne”, Muhonen alleviivaa.
Muhonen listaa kuntien neljä talous-. palkka- ja henkilöstöhallinnon keskeisintä ongelmaa: resurssipula, osaamisvaje, lukuisat eri järjestelmät ja niiden yhteensopimattomuus.
”Tällä hetkellä prosessit ja ohjelmistot ovat sirpaleisia, sillä ohjelmistoja ei ole liitetty parhaalla mahdollisella tavalla yhteen. Ohjelmistojen ikä alkaa myös näkyä: ne eivät välttämättä mahdollista esimerkiksi henkilöstön osaamisen seurantaa. Taloushallinnon puolella vanhentuneet järjestelmät heijastuvat prosessien toimintaan, jotka eivät välttämättä palvele enää kuntien nykyisiä raportointitarpeita”, selittää Muhonen.
Kun iso osa kuntien henkilöstöstä on siirtynyt hyvinvointialueille, on Muhosen mukaan tärkeää selvittää, riittääkö jäljelle jäävä henkilöstö pyörittämään kuntien tehtäviä sekä tarkastella, onko heillä riittävä osaaminen ja jakautuvatko työpanos ja työtehtävät tasapuolisesti.
”Kaiken muun lisäksi suuri osa kuntien työntekijöistä eläköityy tai on eläköitymässä. Tämän vuoksi aiempien ohjelmistojen käyttötavat voivat olla vieraita uudelle henkilöstölle. Uudella henkilöstöllä voi olla myös hyviä ajatuksia prosessien uudistamiseen”, Muhonen toteaa.
Myös lukuisat eri järjestelmät ja niiden yhteensopimattomuus, vanhentuneet integraatiot, järjestelmät ja prosessit sekä kaikkien edellä mainittujen puutteet voivat aiheuttaa harmaita hiuksia.
”Nykyiset järjestelmät eivät välttämättä tuota sitä tietoa, joka on kunnille oleellista. Esimerkiksi taloushallinnon puolella tieto tuotetaan vanhalla rakenteella, eivätkä nämä raportit vastaa kuntien tarvitsemaan tietoon päätöksenteon tueksi”, Muhonen toteaa.
Joukossa on voimaa!
Yhdenkään kunnan ei kannata hoitaa muutosta yksinään, Muhonen painottaa. Kun edessä on koko kunnan toiminnan uudelleen muodostaminen, ei myöskään pyörää kannata keksiä uudestaan. Kuntayhteistyön lisäksi taakkaa voi keventää keskustelemalla järjestelmävalinnoista ja -hankinnoista niitä toimittavien tahojen kanssa.
”Kuntien tulee ehdottomasti tehdä yhteistyötä muiden kuntien kanssa miettiessään rooliaan, funktiotaan ja strategiaansa. Jokainen kunta valitsee omat painotuksensa tietenkin itse, mutta kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Kannattaa tehdä yhteistyötä muiden lähikuntien kanssa – ja kenties suunnitella yhteisiä järjestelmähankintoja”, hän vinkkaa.
Kun kunta tai kuntayhtymä valitsee uusia talous-, palkka- tai henkilöstöhallinnon ohjelmia, on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että järjestelmät tuottavat tarvittavat tiedot tiedon käyttäjille. Vain oikea ja ajantasainen tieto mahdollistavat toiminnan johtamisen tavoitteiden mukaisesti.
