Kevyt työajanseuranta – miten liikkeelle työajanseurannassa?

Onko kevyt työajanseuranta sinulle paras ratkaisu? Haluatko seurata työaikaa mahdollisimman helposti?

Onko kevyt työajanseuranta sinulle paras ratkaisu? Haluatko seurata työaikaa mahdollisimman helposti?

Jos mietit, mikä olisi sinulle sopivin työajanseurantajärjestelmää, autamme mielellämme oikean ratkaisun löytämisessä.

Mistä liikkeelle työajanseurannassa?

Työajanseurannassa kannattaa lähteä liikkeelle perusteista, varsinkin jos tuntien kirjaaminen on uusi juttu. Varmista, että saat tehdyt tunnit talteen helposti ja tarkasti. Vaivattomuus on voittava konsepti, joten kaikenlaiset ylimääräiset viritykset kannattaa unohtaa.

Hyppää työntekijöiden saappaisiin ja huolehdi, että työajan seuraaminen on helppoa ja sujuvaa. Jos työajan kirjaaminen ei solahda luontevaksi osaksi arkea, kerätty tieto saattaa olla mitä sattuu. Tällöin riskinä on, että seurannasta ei saada hyötyjä irti.

Mutta pelkkä helppous ja sujuvuus ei riitä. Tuntikirjaajien motivaatiolla on suuri merkitys. Varmista, että työntekijät ymmärtävät, miksi tuntien kirjaamista tehdään ja mitkä ovat sen hyödyt.

Miksi työaikaa seurataan?

Työaikaa seurataan monesta syystä.

Ensinnäkin se on kaikille pakollista. Työaikalainsäädäntö vaatii työtuntien seurantaa ja kirjaamista, eli työajanseuranta on työnantajalle toimialasta ja organisaation koosta riippumatta lakisääteinen velvollisuus.

Mutta työnajanseurannasta on myös monia hyötyjä. Sen avulla voit kehittää ja parantaa henkilöstön työhyvinvointia. Voit seurata työmääriä ja huolehtia, että työt jakaantuvat tasaisesti eikä kukaan kuormitu liikaa.

Saat myös suoria bisneshyötyjä. Kun tarkkailet työtehtäviin ja projekteihin käytettyjä tunteja, voit tutkia, kuinka kannattavia ja tuottoisia ne ovat. Lisäplussa on se, voit tunnistaa pullonkauloja ja aikasyöppöjä tehtäviä. Näin voit sujuvoittaa työntekoa ja tehdä siitä ylipäätään mielekkäämpää.

Lisäksi olet kartalla siitä, kuinka kauan mikäkin työtehtävä vie. Näin voit paremmin ennakoida resurssien tarvetta tulevaisuudessa.

Lue lisää: Onko työajanseuranta pakollinen?

Miten työaikaa seurataan?

Työajanseurantaan on kolme perustapaa:

1. Leimaamalla👉 Työntekijä yksinkertaisesti leimaa itsensä sisään työpäivän alussa ja ulos päivän päätteeksi. Etätyöntekijöiden kanssa tämä onnistuu mobiilisovelluksen avulla.
   
   
2. Projektikohtaisesti👉 Työntekijä kirjaa tunnit työn alla olevien projektien alle. Tämä hoituu myös leimaamalla, kunhan työntekijä muistaa klikata itsensä aina uuteen projektiin työtehtävän vaihtuessa. Vaihtoehtoisesti työntekijä voi kirjata tunnit käsin. (Muista myös sellainen työ, joka ei kuulu minkään projektin alle.)
   
   
3. Oletusarvoisesti👉 Kun työntekijällä on kiinteä työaika ja oletuksena, on että työ tehdään sen puitteissa, silloin kirjataan vain poikkeukset, kuten lomat ja poissaolo.

Millä työkaluilla työajanseurantaa tehdään käytännössä?

Markkinoilla on tarjolla työkaluja kaikenlaisiin tarpeisiin.

Jos olet lähdössä liikkeelle ja kaipaat vain perusasioita, valitse sellainen, jossa on kevyemmät toiminnallisuudet.

Aluksi et välttämättä tarvitse ratkaisua, joka tarjoaa kaiken mahdollisen ja mahdottoman.

Käytännössä tiedot kirjataan järjestelmiin matkapuhelimella, selaimella tai leimauslaitteella.

Lue lisää ratkaisuista täällä: Sujuvammin suunniteltu työarki

Miten löytää hyvä työajanseurantajärjestelmä?

Työajanseurantaa voi tehdä monella tapaa, ja siksi oikeaa järjestelmää kartoittaessa kannattaa hyödyntää asiantuntijan apua: näin kartoitat yrityksesi todelliset tarpeet ja mahdollisuudet joita työajanseurannan kehittäminen teille voisi tuoda. Varaa kartoitushetki asiantuntijan kanssa.