Millaiset asiat muokkaavat julkisen sektorin teknologiatarpeita, prosesseja ja järjestelmiä tulevaisuudessa? Listasimme keskeisimmät muutokset, jotka vaikuttavat julkisen sektorin vuoteen 2025.
Suomen kunnat ja kaupungit ovat murroksessa. Pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelmassa ne on valjastettu elinvoiman vetureiksi, mutta alijäämäinen talous haastaa uudistumista. Hyvinvointialueet joutuvat tekemään mittavia säästötoimenpiteitä ja uudistuksen jälkimainingit keinuttavat edelleen myös kuntia ja kaupunkeja.
Visma Aquilan liiketoiminnan kehitysjohtaja Marita Tolvanen ja yhteiskuntasuhteiden johtaja Jari Kontkanen pureutuvat julkisen sektorin haasteisiin ja muutostrendeihin, jotka vaikuttavat vuoteen 2025 erityisesti teknologiatarpeiden näkökulmasta. Julkisen hallinnon haasteet nivoutuvat kolmen pääteeman alle: talousnäkymät, hallinnolliset muutokset ja väestön rakennemuutokset.
“Kuten tiedetään, mikään näistä ei ole ehkä kauhean positiivinen muutostrendinä, mutta niiden myötä julkinen sektori voi uudistua ja uudistaa toimintaansa”, tiivistää Tolvanen.
Alijäämäiset talousennusteet peräänkuuluttavat tuottavuuden kasvattamista
Suomen talouden haasteet on nähty jo pitkään ja tilanne on myös tulevana vuonna vaikea. Vuoden 2008 finanssikriisin jälkeen Suomi on elänyt velaksi eli kulut ovat olleet suuremmat kuin tulot. Mittavaa velkaa kurotaan kiinni säästötoimenpiteillä.
“Kuntien ja hyvinvointialueiden alijäämä on syventynyt merkittäväksi ja koska siinä on mukana väestön ikääntyminen sekä kasvavat velanhoitokulut, niin velanhoitosuhde pysyy jatkossakin isona”, summaa Kontkanen.
Valtion talouden asettamat säästötavoitteet, kuntien alijäämäiset talousennusteet ja hyvinvointialueiden talousvaje vaikuttavat merkittävästi julkisen sektorin hankintoihin. Kontkanen uskoo, että jos tulojen ja menojen epätasapaino syvenee, se asettaa hyvin erilaisia vaatimuksia niin kunnille ja hyvinvointialueille kuin talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistotoimittajille.
“Järjestelmätoimittajana pohdimme, miten olemme varmistamassa ja tukemassa sitä, että pidämme hyvinvointiyhteiskunnasta huolta. Se tapahtuu parhaiten huolehtimalla tuottavuudesta ja sen kasvattamisesta”, Kontkanen pohtii.
Kontkasen mukaan pääasiallinen tapa lisätä tuottavuutta organisaatioissa on teknologian hyödyntäminen. On kuitenkin tärkeää pystyä osoittamaan digitalisaation tuomat säästöt sekä muuttuneet prosessit ja toimintatavat.
“Se ei toimi ikinä, että vaihdetaan järjestelmä, mutta tekemisen tapa ei muutu”, Kontkanen lisää.
Hallitusohjelma ohjaa kuntia kohti kilpailukykyä
Hallitusohjelmaan on tehty sidosyksikkösääntelystä ja normien purkamisesta kirjaukset, joiden pohjimmainen tavoite on parantaa kilpailukykyä. Ehdotetulla kymmenen prosentin vähimmäisomistuksella halutaan rajata julkisen sektorin mahdollisuuksia tuottaa esimerkiksi taloushallinto- ja ICT-palveluita in-house -yhtiöissä, joille valtaosa hallinnon palveluista on nykyisellään ulkoistettu.
“Tällä hetkellä kunnalle on riittänyt, että heillä on vaikka yksi osake jostakin in-house-yksiköstä ja sen omistuksen turvin he pystyvät hankkimaan ulkoistettuja ohjelmistoja ja palvelutuotantoa ilman, että he lähtevät itse kilpailuttamaan sitä”, Tolvanen kertoo.
Toteutuessaan sidosyksikkösääntely tarkoittaisi merkittäviä muutoksia kuntakonsernien omistusrakenteisiin ja palveluiden järjestämiseen.
“Hallitusohjelman tavoitteena on lisätä kilpailua sekä saada aikaan säästöjä ja kustannustehokkuutta. Keskustelu aiheesta on tällä hetkellä kuitenkin aika värittynyttä puolesta ja vastaan. Osa näkee sen varmasti toisinpäin, että muutoksesta syntyy kustannuksia ja lisää vaivaa”, Kontkanen kertoo.
Tolvanen ja Kontkanen uskovat, että esimerkiksi erilaiset yhteishankinnat ja alueelliset yhteistyöt voivat jatkossa olla vaihtoehtona isoille in-house-yhtiöille. Etenkin pienille kunnille oma palvelutuotanto ei ole vaihtoehto työvoiman saatavuuden sekä hankinta- ja IT-osaamisen puuttumisen vuoksi.
“Olipa toimintamalli mikä tahansa tulevaisuudessa, meidän tehtävämme on auttaa asiakkaita ostamaan SaaS-palveluja oikein”, Kontkanen summaa.
Turhien normien purkaminen kuntien nykyisestä tehtäväkentästä on hallitusohjelmassa ehdotettu keino vahvistaa kuntien toimintaedellytyksiä. Sen tavoitteena on keventää hallinnollista taakkaa sekä helpottaa kilpailukykyä, helpottaa markkinoille pääsyä ja edistää digitalisaatiota.
“On tietysti hienoa, että hallituksella on valmiutta normien keventämiseen ja digitalisaatiota halutaan edistää vahvasti läpi yhteiskunnan, mutta kaikilla keinot parantaa kustannustehokkuutta eivät ole kristallinkirkkaita”, Kontkanen muistuttaa.
Teknologia nähdään usein muutoksen mahdollistajana, mutta muutosjohtamisen osaaminen on monessa organisaatiossa vajaata eikä uusia ratkaisuja kyetä viemään läpi organisaation. Julkisen sektorin toimijoiden kannattaa hyödyntää laadukkaita ja tehokkaita talous- ja henkilöstöhallinnon valmisohjelmistoja, joissa on jo mukana parhaita ratkaisuja ja toimivia prosesseja, jolloin asiakas pääsee liikkeelle helposti ja pienellä taloudellisella panoksella.
“Näin jokainen ei keksi itse sitä omaa ratkaisumallia vaan hyödynnetään hyväksi koettuja käytäntöjä”, Kontkanen sanoo.
Hyvinvointialueuudistuksen jälkimainingit keinuttavat myös kuntia
Vaikka hyvinvointialueet ovat vastanneet sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä pelastustoimen tehtävien järjestämisestä jo vuoden 2023 alusta alkaen, muutoksen jälkimainingit vaikuttavat edelleen kuntiin ja kaupunkeihin.
“Kunnille on esimerkiksi jäänyt käteen kiinteistöjä ja järjestelmiä, jotka eivät vastaa nykyistä käyttötarvetta. Ne voivat olla ylimitoitettuja tai esimerkiksi ohjelmistolisenssejä on liikaa. Kunnissa alkaa pikkuhiljaa käynnistyä järjestelmien virtaviivaistaminen ja vieminen asianmukaisiin mittoihin”, Tolvanen kertoo.
Kontkanen muistuttaa, että vanhat, vähemmän tehokkaat ratkaisut ovat käytössä organisaatioissa eri syistä. Hyvinvointialueet lähtivät tiukasta aikataulusta johtuen liikkeelle vanhoilla ratkaisuilla miettimättä teknologiaa ja prosesseja, joilla tuottavuutta voidaan parantaa.
Seuraava hyvinvointialueuudistusta vastaava muutos on edessä vuodenvaihteessa, kun TE-keskusten toiminta siirtyy valtiolta kunnille. Uudistuksessa rakenne ja vastuut muuttuvat, mutta hallinnon järjestelmät eivät.
“Uskon asiakkaiden entistä aktiivisemmin miettivän nyt uusia SaaS-ohjelmistoratkaisuja, koska sitä kautta saadaan tuottavuutta ja kustannushyötyjä”, Kontkanen arvioi.
Automaation kasvu tapahtuu vähitellen
Organisaatioiden palkkatuotannossa pieni, mutta merkittävä muutos tulee olemaan se, että vuoden 2025 verokortit astuvat voimaan heti vuoden alusta, eivät helmikuussa, kuten aiemmin on totuttu. Muutos ei näy organisaation arjessa, jos käytössä on jo verokorttien suorasiirron rajapinnat. Lisäksi tulorekisterin rajapinnat laajenevat myös Kela-hakemuksiin, mikä antaa uusia mahdollisuuksia automatisoida asioita ja vähentää käsityötä.
“Meilläkin nämä rajapinnat ovat olleet tarjolla osana ratkaisujamme. Kaikki asiakkaat eivät kuitenkaan ole halunneet ottaa niitä vielä käyttöön, vaan he toimivat vanhojen menettelyiden mukaan”, Tolvanen lisää.
Kontkasen mukaan julkisen sektorin prosesseissa on vielä paljon automatisoitavaa. Monet julkisen sektorin toimijat voisivat saavuttaa tuottavuutta ja hyötyä ostamalla toimiviksi todettuja ohjelmistoja.
“Valmisohjelmistot vähentävät riskiä ja kustannuksia. Kun prosessit on automatisoitu ja todettu toimiviksi SaaS-ohjelmistoissa, ne tuovat myös taloudellista hyötyä”, Kontkanen lisää.
Visma Aquila käy kiinteää vuorovaikutusta ratkaisujen ominaisuuksista ja painopisteistä asiakaskunnan kanssa. Sitä kautta asiakkailla on vaikuttamismahdollisuus prosessien tehostamiseen ja automaation lisäämiseen.
“Asiakkaat pääsevät kertomaan näkemyksensä ja teemme kehittämistyötä yhdessä. Prosessien kehitämisessä ja virtaviivaistamisessa yhteistyö on vielä entisestään lisääntynyt viime aikoina, minkä ansiosta saamme todennettuja kustannussäästöjä asiakkaille”, Tolvanen kertoo.
Jatkossa julkisen sektorin organisaatiot haluavat lisätä myös automaatioastetta, mutta muutos työnkuvissa tapahtuu hitaasti.
“Muutostahti voi jatkossa olla nopeampi kuin mitä se tänä päivänä ehkä monessa julkisessa organisaatiossa on”, Tolvanen sanoo.
Eläköitymisaalto asettaa haastetta teknologiselle kehitykselle
Väestön rakennemuutos vaikuttaa jo nyt ja tulevaisuudessa entistä voimakkaammin. Esimerkiksi kunta- ja hyvinvointialuetyöntekijöitä on arvioitu eläköityvän vuoteen 2033 mennessä noin 180 000 henkilöä eli joka kolmas työntekijä. On selvää, ettei tilalle tule yhtä monta työntekijää.
“Se laittaa miettimään eri tavalla sitä, mistä saadaan tuottavuutta ja tehokkuutta sekä samalla pidettyä henkilöstö tyytyväisenä ja luotua alalle vetovoimaa”, Kontkanen lisää.
Väestön rakennemuutos asettaa haastetta digitalisaatiolle ja tekoälyn hyödyntämiselle. Talousnäkymät vaikuttavat paljon hankintoihin, muutoksen mahdollisuuteen ja voimavaroihin ottaa uusia teknologioita käyttöön. Tolvanen näkee, että väestön rakennemuutos jakaa myös ohjelmistojen käyttäjäkunnan kahtia. Osa käyttäjistä pitää vahvasti kiinni totutuista prosesseista, jolloin vanhat toimintatavat jarruttavat muutosta. Toinen puoli käyttäjistä taas turhautuu siihen, että ohjelmistojen ominaisuudet ovat vajaassa käytössä. Muutos tekee kuitenkin tuloaan.
“Käytettävyysvaatimukset ovat jo soljuneet pikkuhiljaa hankintakriteereiksi. Meidän järjestelmämme jo sinänsä tukevat joustavaa hybridityöskentelyä”, Tolvanen lisää.
Sääntelyn määrä lisääntyy
Muutostrendien lisäksi uusi vuosi tuo mukanaan asetuksia ja lainsäädännön uudistuksia. Ne viedään Solveonin järjestelmiin osana jatkuvaa ylläpitoa, mikä onkin Tolvasen mukaan luotettavien palveluiden peruslähtökohta.
Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien näkökulmasta yhtenä mainittavana muutoksena on GDPR:n jatkona NIS2-tietoturvadirektiivin soveltaminen. Tietoturvavaatimusten kiristyminen tulee näkymään myös Solveonin järjestelmissä, jotta ne vastaavat jatkossakin tietoturvadirektiivin vaatimuksia.
Tolvasen mukaan ollaan menossa entistä enemmän sitä kohti, että EU:n sääntelyn määrä lisääntyy. Se vaikuttaa myös järjestelmiin. Kun riippuvuus IT-järjestelmistä syvenee entisestään, niissä tapahtuvilla katkoilla on yhteiskunnallista merkitystä.
“Entistä merkityksellisemmäksi tulee tietoturvan kyberuhkien ja palvelunestohyökkäysten hallinta sekä niiden ennakointi ja estäminen”, Tolvanen muistuttaa.
Katse hankintaprosessista kohti arjen työtä ja tuottavuutta
Uuden järjestelmän hankkiminen ei ole henkilöstö- ja talousjohtajille arkipäivää. Se on iso päätös, jonka kanssa organisaatio elää vuosikausia eikä päätöksestä lähdetä helposti peruuttamaan.
“Me toimittajana viemme jatkuvasti läpi hankkeita, osaamme tämän ja tiedämme, miten ne kannattaa toteuttaa laadukkaasti”, Kontkanen sanoo.
Julkisuudessa epäonnistuneet järjestelmähankkeet saavat paljon palstatilaa, vaikka julkishallinnossa on paljon onnistuneita ratkaisuja, joilla on muutettu tekemisen tapaa ja saavutettu merkittäviä kustannus- ja tuottavuushyötyjä.
Kontkanen kannustaa julkishallinnon organisaatioita kääntämään katseen hankintaprosessista työn arkeen ja tuottavuuteen. Tällä hetkellä keskitytään paljon itse hankintaprosessiin eli kilpailutukseen ja sen onnistumiseen.
“Itse toivon, että hankintaprosessin sijaan huomio keskittyisi enemmän hankinnan tavoitteisiin ja tuloksellisuuteen. Hankintojen elinkaari on pitkä ja tuottavuus mitataan vasta arjessa”, Kontkanen sanoo.
