Mitä on HR master data ja miten sitä tulisi käsitellä ja ylläpitää yrityksessä? Lue vinkit fiksuun HR-datan säilömiseen!
Miten HR-dataa säilötään fiksusti? HR master datasta puhutaan paljon, mutta harvassa organisaatiossa aidosti ymmärretään sen rooli ja osataan suunnitella yrityksen toiminnot nojaamaan sen varaan.
Tässä tekstissä käyn läpi, mitä HR master data on ja miten sitä kannattaa käyttää.
1. Mitä HR master data tarkoittaa?
2. Missä HR-dataa kannattaa säilyttää?
3. Mitä huomioida HR master datan valinnassa?
1. Mitä on HR master data?
HR-datalla viitataan yrityksen henkilöstön perustietoihin, kuten nimi, syntymäaika, osoite ja puhelinnumero. HR-dataa ovat myös työsuhdetiedot, kuten palkkatiedot ja työhistoriatiedot.
Nämä ovat tietoja, joita tarvitaan yrityksen arjen pyörityksessä, esimerkiksi työntekijän palkkaa maksettaessa, uudelle työntekijälle käyttäjätunnuksia luodessa tai työsuhteen päättyessä.
Yrityksen alkumetreillä HR-data tyypillisesti asustaa eri paikoissa, kuten exceleissä, erillisillä paperilapuilla tai useammassa eri järjestelmässä, kuten palkanlaskenta- ja työajanseurantajärjestelmässä.
Yrityksen kasvaessa myös hallinnoitavan datan määrä kasvaa. Silloin fiksuinta on säilyttää henkilöstöön liittyvää dataa yhdessä paikassa, eli järjestelmässä, josta se sitten kulkeutuu muualle. Tällöin puhutaan HR master datasta.
HR master data on henkilöstöhallinnon tärkeimpiä tietoja, koska sen avulla HR pystyy pyörittämään kaikkia työsuhteisiin liittyviä tehtäviä tehokkaasti. Oikein ylläpidetty HR master data varmistaa, että henkilöstö- ja työsuhdetiedot ovat aina ajan tasalla.
Lue lisää: Helpompaa HR master datan hallintaa Saima HR:n avulla
2. Missä HR-dataa kannattaa säilyttää?
Jokaisella yrityksellä on henkilöstödataa työntekijöistään ja nykypäivänä yrityksillä on tyypillisesti käytössä monia eri järjestelmiä arjen rutiinien hoitamiseksi. Moneen näistä tarvitaan pohjalle tietoa työntekijöistä.
Työntekijätietoa tarvitaan muun muassa palkanlaskentaan, työajanseurantaan, kulu- ja matkalaskujärjestelmään, työterveyteen, työsuhde-etujärjestelmiin ja muihin HR:n käytössä oleviin järjestelmiin.
Jos data asustaa monessa eri paikassa, täytyy jonkun (tyypillisesti henkilöstöhallinnon edustajan) varmistaa, että tieto kulkeutuu paikasta toiseen ja että se on eri paikoissa ajan tasalla. Jos tähän ei hyödynnetä järjestelmää, tieto täytyy naputella ja siirtää jokaiseen paikkaan käsin.
Tämä vie tuhottomasti aikaa.
Esimerkiksi vajaan 100 hengen yrityksessä master datan ja automaation myötä tuleva ajansäästö lasketaan nopeasti sadoissa tunneissa.
Monelle HR:n edustajalle onkin selvää, mihin HR master dataa kaivataan. Mutta jos joudut perustelemaan asiaa organisaatiosi sisällä, tässä neljä terävää pointtia tueksesi:
✅ Tieto asuu yhdessä paikassa ja se on varmasti ajan tasalla.
Jos henkilötiedot ovat jakautuneet moneen eri paikkaan, täytyy tietojen muuttuessa sama asia päivittää useaan eri paikkaan. Usein päivitysruljanssin keskellä jokin näistä unohtuu, ja vanha tieto jää jonnekin elämään. Riittävän monen työntekijän ja päivityskierroksen jälkeen on vaikea enää muistaa, mikä tieto on ajan tasalla ja mikä ei.
Esimerkiksi Homeroksella HR-data asui aiemmin exceleissä ja post it -lapuilla. HR-järjestelmän käyttöönoton ansiosta liiketoiminnan kannalta oleelliset tiedot, kuten henkilöstön osaamiset, saatiin helposti saataville HR master data -järjestelmään. Myös työsuhteisiin tulevat muutokset, kuten palkankorotukset, siirtyvät nyt suoraan tarvittaviin paikkoihin, kuten palkanlaskentaan.
✅ Henkilötiedot kulkevat automaattisesti paikasta toiseen.
Esihenkilöiden, HR:n ja IT:n ei tarvitse muistaa siirtää tietoja eri sijainteihin, vaan se kulkee automaattisesti. Tämä säästää aikaa ja poistaa välistä inhimilliset virheet.
Esimerkiksi Ecolorilla HR master datan käyttöönoton myötä uuden työntekijän aloituksesta lähtee tieto IT-osastolle pari päivää ennen ensimmäistä työpäivää. Näin IT:ssä osataan luoda työntekijälle tarvittavat tunnukset eikä enää jouduta tilanteeseen, jossa tieto ei kulje ja uusi työntekijä joutuu pyörittelemään peukaloitaan pari ensimmäistä päivää.
✅ Tietoturva paranee.
Kun tieto on levällään useassa eri paikassa, täytyy aina muistaa varmistaa, että se on tarvittavien henkilöiden saatavilla. Usein tämä tarkoittaa sitä, että yrityksessä jaetaan paperilappuja tai useita käyttöoikeuksia tiedostoihin, jotka sisältävät henkilöstön tietoja.
Paperilaput voivat hävitä tai päätyä vääriin käsiin. Tiedostoissa puolestaan pitäisi myös muistaa perua käyttöoikeudet aina kun niitä ei enää tarvita. HR:n pitäisi siis omata elefantin muisti, jotta tieto olisi aina 100 % turvassa.
✅ Raportointi helpottuu.
Master datasta nähdään nopeasti yrityksen henkilöstön perustiedot, kuten yrityksen henkilöstömäärä tai kuinka moni työntekijä on esihenkilöasemassa. Lisäksi voidaan tarkastella vaikkapa henkilöstön palkkojen kehitystä ja palkkojen tasa-arvoisuutta. Myös työsuhteiden pituudet ja henkilöstön vaihtuvuus ovat HR-raportoinnin perusasioita, joiden seuraamista järjestelmä helpottaa huomattavasti.
Tiivistettynä: HR-dataa kannattaa säilyttää yhdessä järjestelmässä, josta tietokulkeutuu kaikkiin muihin tarvittaviin järjestelmiin. Yhden tallennuksen taktiikka säästää aikaa ja vaivaa. HR:llä on varmasti parempaakin tekemistä kuin tallentaa tietoa manuaalisesti useampaan järjestelmään.
3. Mitä kannattaa huomioida HR master datan valinnassa?
Nyt kun tiedämme, mihin HR master dataa tarvitaan, seuraava kysymys on, mihin järjestelmään se kannattaa rakentaa.
HR-järjestelmä on tähän luontevin valinta, mutta mistä tiedät mikä niistä on yrityksesi tarpeisiin sopivin?
Tässä pari seikkaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:
✅ Integraatiomahdollisuudet
Tarkista etukäteen millaisia integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa. Voiko sen varmasti integroida helposti muihin järjestelmiin, joita yrityksellänne on käytössä?
Tyypillisiä HR-järjestelmän integraatioita ovat liittymät palkkahallintoon, rekrytointijärjestelmiin, työajanseurantaan, työterveyteen ja työsuhde-etujärjestelmiin sekä sähköiseen allekirjoitukseen.
Kun data liikkuu järjestelmien välillä, ei aikaa tuhlaannu tuplatsekkauksiin ja datan oikeellisuuden varmistamiseen. Integraatiot järjestelmien välillä mahdollistavat myös sujuvat HR-prosessit. Varmista siis ennen HR master data -järjestelmän valintaa, minkä järjestelmien välillä datan tulee pystyä liikkumaan.
Useat toimittajat tarjoavat vakioliittymiä yleisimpiin järjestelmiin, mutta pystyvät usein asiakkaan tarpeen mukaan toteuttamaan integraatioita myös muihin järjestelmiin, jotka kykenevät lukemaan HR-järjestelmästä saatavaa dataa.
✅ Mitä tietoa työntekijöistä halutaan säilyttää?
Toisessa yrityksessä tieto työntekijän kengännumerosta voi olla oleellinen, toisessa taas tieto siitä, millaista työaikaa työntekijät tekevät.
Pohdi, millaista tietoa tarvitsette työntekijöistä eri yhteyksissä, ja varmista että HR-järjestelmässä voi ylläpitää tätä fiksusti.
✅ Onko yritykselläsi tarve HRM:lle vai HRD:lle – vai molemmille?
HRM eli Human Resources Management viittaa henkilöstöhallintoon. HRM-järjestelmässä voidaan ylläpitää henkilöstön perustietoja, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, palkka ja muut työsuhteeseen liittyvät tiedot.
HRD eli Human Resources Development puolestaan viittaa henkilöstön kehittämiseen. HRD-järjestelmässä seurataan henkilöstön osaamiseen ja kehitykseen liittyviä asioita, kuten esimerkiksi kehityskeskusteluja, koulutuksia ja pätevyyksiä. Tämä data on vilkkaammin muuttuvaa ja vaatii erilaisia toiminnallisuuksia tuekseen.
Pohdi siis ennen valinnan tekemistä, kumpaa järjestelmää tarvitsette. Järjestelmätarpeita kannattaa punnita etukenossa: jos tällä hetkellä tarvitsette pelkkää HRM-järjestelmää, mutta teillä voisi myöhemmin olla tarve myös HRD-ominaisuuksille, hyvä valinta on modulaarinen järjestelmä. Silloin järjestelmää ei tarvitse vaihtaa tarpeen muuttuessa, vaan voitte vain ottaa tarvittavat ominaisuudet käyttöön myöhemmin.
Lue lisää: Näin valitset yrityksellesi parhaan HR-järjestelmän
✅ Huomioi tulevaisuuden järjestelmätarpeet
Vaikka yritykselläsi ei olisikaan tällä hetkellä valtavaa järjestelmäpoolia ja HR:n edustaja ehtisi hyvin käydä päivittämässä tiedot manuaalisestikin, kannattaa master data -ajatteluun virittäytyä jo etukäteen.
Tieto on joka tapauksessa pakko säilöä jonnekin ja yrityksen kasvaessa myös työntekijöiden ja järjestelmien määrä tyypillisesti kasvaa. Jos prosessit eivät skaalaudu, HR on nopeasti pulassa. Siksi helpointa on, mikäli yrityksen järjestelmäpaletti suunnitellaan alusta asti master datan ympärille. Tämä säästää aikaa ja rahaa tulevaisuudessa.
Perussääntönä voidaan todeta, että HR-järjestelmä on kannattava panostus jo siinä vaiheessa, kun yrityksessä työskentelee 30+ henkilöä.
