Näin helpotat työajanseurantaa kunnassa

Monet kunnat takeltelevat työajanseurannassa samojen haasteiden kanssa. Listasimme miten nämä ratkaistaan.

Kuntapuolella on viime vuosien aikana ponnisteltu isosti työkalujen ja -tapojen digitalisoinnin eteen. Yksi iso haaste on edelleen kuitenkin työajanseurannassa, joka monimutkastui uuden työaikalain ja lisääntyneen etätyön myötä.

Siksi kolautimme täällä Vismalla päämme yhteen, ja listasimme miten nämä saadaan ratkaistua Tiimaa hyödyntäen. Olkaapa hyvä.

Pullonkaula 1: Uusi työaikalaki toi mukanaan muutoksia, joihin kuntien on ollut vaikea reagoida nopeasti

Uusi työaikalaki toi tullessaan monia muutoksia ja vaikka se astuikin voimaan jo 2020 vuoden alussa, siihen reagointi on ollut monilta osin hidasta. Isoin syy tähän on se, että organisaatioiden olemassa olevat työkalut eivät ole taipuneet lain vaatimuksiin.

Suurimmat kuntiin vaikuttavat muutokset työaikalaissa olivat:

1. Työajanseurannassa siirryttiin kokonaistyöajanseurantaan pelkän yli- ja lisätyön sijaan.
2. Joustotyöajasta sopiminen mahdollistui. Sillä on tarkoitus vastata muuttuneisiin työajan jouston tarpeisiin erityisesti asiantuntijatyössä.

Jos työajanseurantaa on tehty perinteisillä ovenpielessä sijaitsevilla leimalaitteilla tai exceleissä, muutosten jalkauttaminen on todella työlästä ja haastavaa.

➡️ Näin Nomentia on tuonut näkyvyyttä työajanseurantaan Tiimalla

Näin Tiima ratkoo ongelman:

• Tiimaan voi kirjata kaiken työajan mobiilisti tai selaimella. Ajasta ja paikasta riippumaton työajanseuranta mahdollistaa myös liukuvan työajan etätyössä.
• Kokonaistyöajan raportointi onnistuu helposti. Lisäksi hälytysrajan täyttymisestä voidaan lähettää ilmoitus esihenkilön ja työntekijän sähköpostiin.
• Seuranta onnistuu kaikille henkilöstöryhmille.

Pullonkaula 2: Koronan myötä siirryttiin vauhdilla etätyöhön, mutta prosessit eivät siirtyneet perässä

Aiemmin kunnissa etätyöpäivät ovat olleet enemmän poikkeus kuin sääntö: työntekijät ovat pitäneet yksittäisiä kotitoimistopäiviä, mutta pääosin työt on tehty toimistolla oman työpisteen ääressä.

Etätyöhön siirtyminen on tuonut seuraavia haasteita työajan seurantaan:

1. Etätyöpäiviä on ennen käsitelty säännöllisen työpäivän mittaisina niin, että liukumaa ei ole voinut pitää. Etätyöhön kokonaan siirtyessä myös etätyöpäivien liukuma täytyy mahdollistaa.
2. Tunnit on kirjattu ovenpielessä olevalla kulunseurantalaitteella. Etätyöhön siirryttäessä mukaan on jouduttu ottamaan myös manuaalista työajankirjaamista ja paperilappuja.
3. Samalla uusi työaikalaki vaatii, että liukumaa ja joustoja täytyy voida käyttää paikasta riippumatta.

Näin Tiima ratkoo ongelman:

• Mobiili työajanseuranta, joka kulkee työntekijän taskussa mihin tahansa ja mahdollistaa työajan kirjaamisen ja kohdistamisen mistä tahansa: kotikonttorilta, toimistolta tai vaikka suoraan työkohteesta.
• Liukumasaldojen seuraaminen sekä koko- että osa-aikaisilla työntekijöillä. Jokaisen työntekijän kohdalle pystytään erikseen merkkaamaan mihin työaikamalliin hän kuuluu. Liukumasaldot lasketaan tämän mallin perusteella.
• Liukumarajojen määrittely työntekijäkohtaisesti.
• Liukumakertymien yhteensovittaminen erilaisiin malleihin niin, että työpäivää voi tehdä useammassa pätkässä.

➡️ Näin DSV säästää Tiiman avulla useita tunteja työaikaa joka kuukausi

Pullonkaula 3: Manuaalinen kirjaaminen vaikeuttaa raportointia

Manuaalisessa kirjaamisessa on se ongelma, että tieto kulkee paikasta toiseen jähmeästi tai pahimmassa tapauksessa ei ollenkaan. Tällöin tehokas raportointi, päätöksenteko ja prosessien kehittäminen on kunnissa lähestulkoon mahdotonta.

Näin Tiima ratkoo ongelman:

• Helpot ja valmiit integraatiot muihin kunta-alan yleisimpiin järjestelmiin niin, että tieto kulkee sujuvasti paikasta toiseen. Esimerkiksi poissaolotiedot ja tuntitiedot kulkevat suoraan palkanlaskentaan.
• Työajan kohdistaminen esimerkiksi projekteille tai kohteille. Käytössä voi olla ns. sähköinen tuntikortti tai esimerkiksi teknisen toimen työntekijät voivat kellottaa eri kohteisiin käytetyn työajan suoraan mobiilisovelluksella.
• Työajan seuraaminen reaaliaikaisesti ja näkymä tehtyihin tunteihin sekä työntekijöille, esihenkilöille että johdolle.
• Kaikki on sähköisessä muodossa yhdessä järjestelmässä, josta raportit saadaan helposti ulos.

Kaipaatko apua ja asiantuntijuutta näiden haasteiden ratkomiseen? Meillä on runsaasti kokemusta ja valmiit paketit juuri kuntapuolen tarpeisiin.

Lue lisää Tiimasta