Ammattilaisten vinkit työvuorosuunnitteluun

Ergonominen työvuorosuunnitelma ja mahdollisuus vaikuttaa siihen, ovat avaimia jokaisen työntekijän jaksamiseen. Tuottavuuden kannalta taas osaamisen ja osaajien optimaalinen vuorosijoittelu suhteessa työn tarpeeseen on keskeistä ja tärkeää. Onneksi teknologia on työvuorosuunnittelussakin kehittynyt siihen pisteeseen, että kokonaisuus voidaan hoitaa esimerkiksi työvuorojen optimointia hyödyntämällä.

Ammattilaisten vinkit työvuorosuunnitteluun

Ergonominen työvuorosuunnitelma ja mahdollisuus vaikuttaa siihen, ovat avaimia jokaisen työntekijän jaksamiseen. Tuottavuuden kannalta taas osaamisen ja osaajien optimaalinen vuorosijoittelu suhteessa työn tarpeeseen on keskeistä ja tärkeää. Onneksi teknologia on työvuorosuunnittelussakin kehittynyt siihen pisteeseen, että kokonaisuus voidaan hoitaa esimerkiksi työvuorojen optimointia hyödyntämällä.

Toimiva työkalu helpottaa suunnittelijan työkuormaa, mutta ei vielä takaa toimivia työvuorolistoja. Ota tästä siis talteen parhaimmat vinkit, jotka työvoiman hallinnan ammattilaiset suosittelevat huomioimaan työvuorosuunnittelussa.

Vältä pahimmat sudenkuopat

Yleisin kuoppa osuu kohdalle silloin, kun vuorot jaetaan sen mukaan, kuka ehtii varata ensin. Silloin ei tasapuolisuus toteudu, eikä välttämättä mietitä tai varmisteta vuoroissa vaadittavaa oikeanlaista osaamista. Ennakoiva ja realistinen vuorolistojen tarkastelu, sekä suunnittelu, ovatkin ihan ensimmäiset vaiheet kohti toimivampaa kokonaisuutta.

Tarkastele työvuorolistaa ennakoiden

Työvuorolistan tasapainon tarkastelu kannattaa tehdä etupainotteisesti. Ennakoinnilla varmistetaan, että esimerkiksi jakson aikana tehtävät työt ja käytettävissä olevat resurssit ovat tasapainossa.

Tämä tarkoittaa käytännössä myös töiden osaamisvaatimusten sekä käytettävissä olevan osaamisen yhteensovittamista. Näin varmistetaan, että esimerkiksi jakson tehtäville yövuoroille on riittävä määrä tekijöitä.

Jos edellä kuvattuja haasteita ratkotaan vasta sillä hetkellä, kun ongelma todetaan, vaatii tämä arjen keskellä enemmän selvitystyötä ja aikaa.

Parhaastakaan järjestelmästä tai prosessista ei kuitenkaan ole apua, jos osaajia ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi. Kun listoja suunnitellaan ilman riittävää henkilöstöä, tulee työntekijöille helposti olo, että järjestelmä tekee huonoja listoja, vaikka ongelma piilee syvemmällä. Osaajien riittävyyteen tulisi kiinnittää jatkuvasti huomiota, eikä vasta siinä kohtaa kun listoihin ei löydykään tekijää.

Ennakoiva suunnittelu on siis tärkeää myös esimerkiksi rekrytointeja silmällä pitäen. Onko reservissä tarpeeksi työvoimaa, vai olisiko syytä palkata lisää väkeä? Ongelman ratkaisu on huomattavasti työläämpää kun sitä aletaan ratkomaan vasta silloin, kun se on käsillä.

Joten tarkastele ja analysoi ennakoiden – siten pystyt välttämään jo suuren osan työvuorosuunnittelun riskeistä.

Varmista riittävä osaaminen

Työn tarpeen ja osaamisvaatimusten kuvaaminen realistisesti on tärkeää. Tällä hetkellä on pulaa osaavista henkilöistä useilla eri toimialoilla. Hyvää tulosta työn tarpeen tai osaamisten kuvaamiseen ei siis saavuteta sillä, että kuvataan tavoitteena oleva ideaalitilanne, vaan rehellisesti se, mihin on mahdollisuudet.

Pyri tunnistamaan osaamiskapeikot ajoissa ja kouluttamaan henkilöstöä vastaamaan alan ja ajan muuttuvia tarpeita.

👉 Lataa tästä pikaopas työvoiman hallintaan

Varmista, että pelisäännöt on kaikkien tiedossa

Kun organisaatiossa sovitut pelisäännöt ovat selvät, tietää jokainen omat mahdollisuudet ja vastuut. Pelisäännöillä voidaan sopia muun muassa jaksolle sallittujen työ- ja vapaatoiveiden lukumäärästä, jolloin työntekijöillä on tasapuoliset ja selkeät ohjeet työn ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen.

Kaikille selvät pelisäännöt selkeyttävät sekä suunnittelijan työtä, että työntekijän käsitystä omista vaikuttamismahdollisuuksista työvuorolistaan. Säännöt on hyvä miettiä ja sitten kuvata mahdollisimman selkeästi: esimerkiksi, kuinka monta vuorotoivetta työntekijä voi tehdä ja mihin mennessä toiveet on annettava suunnittelun käyttöön.

Muista kertoa myös nämä:

• Koska työvuorot ja toiveet pitää ilmoittaa seuraavaan listaan
• Miten tasapuolisuutta seurataan
• Millaisia työaikaan liittyviä ergonomiasääntöjä seurataan
• Millainen poissaolojen ilmoittamiseen liittyvä prosessi on
• Milloin jaksosuunnittelu on valmis
• Milloin lista julkaistaan
• Milloin on palkkapäivä

Mobiiliympäristöt ovat osaltaan myös helpottaneet työntekijöiden osallistamista suunnittelutyöhön.

👉 Millainen työvuorosuunnittelun tapa sopii parhaiten organisaatiolleni?

Järkevöitä suunnittelun logistiikka

Miksi?

Pysähdy ja mieti, mihin kaikkeen aikaa kuluu suunnitteluprosessin aikana. Tulisiko joku suunnittelun kohta tehdä kenties eri tavalla? Etsi eri ratkaisuja tehdä suunnittelua ketterämmin.

Mitä?

Pohdi, millaisia eri tarpeita eri yksiköissä ja tehtävissä on, ja millaisia erilaisia suunnittelutapoja tarvitsette.

Onko työvuorokiertojen käyttäminen yksikössä mahdollista, haluatteko automatiikkaa vai kenties hyvän ja toimivan manuaalisen suunnittelun.

Työvuorosuunnittelun roolit

Eri työvuorosuunnitteluun liittyvät roolit on aina hyvä selkeyttää: esimerkiksi kuka tekee ja on vastuussa työvuorosuunnittelusta? Onko yritykselläsi tarvetta keskitettyyn suunnitteluun vai hoidetaanko listasuunnittelu kenties yksikkökohtaisesti?

Vastaa myös näihin kysymyksiin:

• Kuka olisi pääkäyttäjä?
• Entäpä varahenkilö?
• Mitä esihenkilön rooliin kuuluu
• Mistä kaikesta suunnittelija vastaa

Automatisoi fiksusti

Automatisointi ja optimointi ovat loistavia työkaluja. Jossain kohtaa vauhtisokeus saattaa kuitenkin iskeä ja lähdetään tekemään liikaa automaattiohjauksia ja hiomaan yksityiskohtia. Joskus on helpompi tehdä harvoin toistuvat tai pienet muutokset manuaalisesti kuin yrittää saada kaiken tehtyä automaattisesti.

Älä yritä siis automatisoida kaikkea, koska manuaalisesti tekemällä voi olla jopa nopeampaa käsitellä yksittäiset vuoropoikkeamat.

Mitä hyötyjä datasta halutaan?

Eli, mitä raportointiin liittyviä toiveita ja vaatimuksia yritykselläsi on? HR- ja talousyksiköllä sekä liiketoiminnan johdolla on varmasti omia toiveita tähän kokonaisuuteen liittyen. Entä millaisia toiveita sitten esihenkilöillä on yksikön toiminnan johtamiseen? Eri henkilöstöryhmiä kannattaa kuunnella ja kirjata sitten toiveet ja tarpeet ylös.

Tässäkin piinkovat työvoiman hallinnan (WHM) ammattilaisemme auttavat mielellään, mutta pohdi silti etukäteen näitä kysymyksiä:

• Mitä datan analysoinnin tuloksena halutaan saavuttaa tai löytää?
• Onko jotain tiettyjä tietoja, jotka olisi hyvä saada datasta ja raporteista ulos, mutta ei ole vielä saatu?
• Viekö keskeisten tietojen saanti kohtuuttomasti aikaa ja henkilövoimavaroja?
• Mikä on raportointimaster?
• Mihin suunnittelujärjestelmän dataa pitää pystyä siirtämään?

Etkö ole aivan varma, mihin suuntaan seuraavaksi lähtisit? Varaa kartoitushetki asiantuntijan kanssa niin kerromme tästä lisää.