Sopivan HR-järjestelmän valinta voi olla tuskaista vaihtoehtojen viidakossa. Näiden viiden askeleen avulla pääset liikkeelle henkilöstöhallinnon järjestelmän hankinnassa.
HR-järjestelmä on tärkeä apuväline moderniin henkilöstön hallintaan. Järjestelmä kattaa työsuhteen kaikki vaiheet aina työntekijän rekrytoinnista ja lähtökeskusteluun saakka. Kun tieto ei ole pirstaloitunut useisiin eri järjestelmiin, työt hoituvat sujuvasti ja aikaa vapautuu hallinnolliselta työltä kehittämistyöhön. Mutta mitä kaikkea HR-järjestelmän valinnassa kannattaa ottaa huomioon, jotta saatte hankinnasta täyden hyödyn irti?
Artikkelissa käyn läpi HR-järjestelmän hankinnan 5 vaihetta:
- Tarpeiden määrittely
- HR-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
- Integraatiot muihin järjestelmiin
- Järjestelmätoimittajien vertailu ja valinta
- Järjestelmän käyttöönotto
Hyppää yllä olevista linkeistä juuri sinua kiinnostavaan sisältöön tai jatka lukemista. Voit myös ladata kaikki tämän artikkelin vinkit kätevän oppaan muodossa, jolloin aiheen pariin on helppo palata myöhemmin.
1. Tarpeiden määrittely
HR-järjestelmän hankinta alkaa tarpeiden määrittelystä: mitä haluamme järjestelmällä saavuttaa ja mitä asioita sillä voidaan tukea? Tämän vaiheen merkitystä ei voi tarpeeksi korostaa, sillä mitä paremmin osaatte tarpeet kuvata, sitä helpompaa myös vaihtoehtojen kartoitus on.
Vastatkaa ainakin seuraaviin kysymyksiin ennen HR-järjestelmän hankintaa:
- Mikä on HR-järjestelmähankinnan tavoite?
- Mitä asioita HR-järjestelmällä pitää pystyä tekemään?
- Mitä tietoa HR-järjestelmään tallennetaan?
- Mitä käyttäjäryhmiä järjestelmään tarvitaan?
- Mihin muihin järjestelmiin HR-järjestelmästä tulee saada tietoa?
- Mitä tietoja HR-järjestelmästä halutaan raportoida?
2. HR-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
Kun HR-järjestelmätarpeet on määritelty huolellisesti, on helpompi lähteä kartoittamaan, minkälaisia ominaisuuksia HR-järjestelmältä haluatte. Silloin ette vahingossa hanki järjestelmää, joka sisältää paljon hienoja ominaisuuksia, mutta joille ei todellisuudessa ole tarvetta.
Käyn seuraavaksi läpi muutamia yleisimpiä HR-järjestelmien ominaisuuksia. Mieti, mitkä näistä ovat yrityksenne tarpeiden kannalta olennaisia?
Henkilöstö- ja työsuhdetietojen hallinnointi
Yksi HR-järjestelmän parhaista hyödyistä on kaikkien henkilöstö- ja työntekijätietojen hallinnointi yhdessä ja samassa paikassa. Se vapauttaa HR-osaston aikaa hallinnollisesta työstä ja vähentää virheitä.
Toimiva HR-järjestelmä toimii myös työkaluna HR-prosessien läpiviemisessä. Tärkeimmät HR-prosessit liittyvät työsopimusasioihin, palkanmaksuun sekä hyväksyntämenettelyihin. Lähde perusasioista liikkeelle ja varmista, että kriittisimmät prosessit hoituvat helposti halutulla järjestelmällä.
Seuraavat perustiedot kannattaa ylläpitää HR-järjestelmässä:
- Työntekijän perustiedot ja työsuhdetiedot
- Palkat ja palkkiot (esim. palkkakehitys)
- Työsopimukset ja -todistukset
- Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt (esim. koeajan päättyminen, pätevyyden umpeutuminen, syntymäpäivät)
- Työvälinerekisteri
Lomien ja poissaolojen hallinta
Lomien ja poissaolojen hallinnoimiseen käytetään monissa yrityksissä vielä tänäkin päivänä pelkkiä excel-pohjia. Toki pienimmissä yrityksissä tämä voi riittää, mutta yrityksen koon kasvaessa erillistä HR-järjestelmää kannattaa harkita.
HR-järjestelmän avulla HR ja esihenkilöt voivat seurata lomia, sairaslomia ja muita poissaoloja sekä tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli työntekijälle alkaa kertyä paljon poissaoloja työstä. HR-järjestelmässä työntekijät ja esihenkilöt voivat myös itse tarkistaa jäljellä olevien lomapäivien määrän sekä kirjata poissaolot järjestelmään selitysten kera, mikä vapauttaa jälleen HR:n työaikaa.
HR-järjestelmässä hallinnoit yhdessä paikassa:
- Lomat
- Sairaslomat
- Poissaolot
- Varhaisen tuen hälytykset
Palkankorotusten hallinta
HR-järjestelmä auttaa hallitsemaan palkankorotuksia. Nykyaikaisessa HR-järjestelmässä voit korottaa useamman henkilön palkkaa kerralla esimerkiksi työehtosopimusten muutosten mukaisesti, tai jos yrityksessä halutaan maksaa esimerkiksi kertaluontoinen tulospalkkio koko henkilöstölle.
Myös henkilöstön palkkakehityksen seuraaminen ja palkkatasa-arvon kehittäminen on helpompaa, kun palkkadata on saatavilla järjestelmässä, josta se voidaan myös tulostaa ulos raportin muodossa.
Raportit
Raportointi eri sidosryhmille kuuluu olennaisena osana henkilöstöhallinnon tehtäviä. HR:n oman työn kehittämisen lisäksi usein myös muut yrityksen toiminnot (kuten johto ja talous) tarvitsevat HR:ltä erilaista dataa päätöksenteon tueksi, nykytilan seurantaan ja tulevan ennustamiseen.
HR-järjestelmän avulla seuraat mm. seuraavia asioita:
- Henkilöstömäärä ja henkilöstön vaihtuvuus
- Aktiiviset työsuhteet
- Poissaolot
- Ikä- ja sukupuolijakauma
- Koulutusjakauma
Lue myös: Näin pistät HR-raportoinnin kuntoon
Henkilöstön kehittämisen työkalut
HR-järjestelmää voidaan käyttää myös HRD-työkaluna, eli sen avulla henkilöstön osaamisen kehittämiseen liittyvät tehtävät sujuvat mukavasti saman ohjelman sisällä. Moni HR-järjestelmä tarjoaa tuen keskusteluiden, osaamisten ja koulutusten dokumentoinnille ja hallinnalle.
HR-järjestelmän avulla työntekijän kanssa käydyistä keskusteluista jää aina jälki, ja niihin on helppo palata myöhemmin. HR-järjestelmä on hyvä tuki esimerkiksi kehityskeskusteluille. Samasta paikasta löytyvät myös aloituskeskustelut, fiiliskartoitukset, tulosarvioinnit, palkkakeskustelut ja tarkistuslistat esimerkiksi työsuhteen päättymiseen tai perehdytykseen.
HR-järjestelmään voidaan tallettaa osaamiset (ammatillinen osaaminen, kieliosaaminen, myyntiosaaminen, toimialaosaaminen ym.), arvio osaamistasosta sekä työntekijältä että esihenkilöltä sekä osaamisen tavoitetaso sekä poistuvan osaamisen määrä prosentteina.
Koulutusten hallinta auttaa seuraamaan henkilöstön käymiä koulutuksia ja niistä kertyviä pätevyyksiä ja käyttää niitä koulutussuunnitelmien tukena. Järjestelmän avulla voidaan pitää yllä ja seurata pätevyyksiä. Moniin järjestelmiin voidaan myös asettaa muistutuksia erääntyvistä pätevyyksistä.
3. HR-järjestelmän integraatiot muihin järjestelmiin
Henkilöstöön ja työsuhteisiin liittyvää dataa on fiksuinta säilyttää yhdessä järjestelmässä, josta se kulkeutuu muualle. Tällöin puhutaan HR master datasta. Integraatioiden avulla voit asettaa henkilöstötiedot kulkeutumaan HR master data -järjestelmän ja muiden järjestelmien välillä automaattisesti. Kun päivität tietoja yhdessä paikassa josta ne kulkeutuvat muualle, henkilöstö- ja työsuhdetiedot ovat aina tasalla kaikissa järjestelmissä.
Yleisimpiä integraatioita HR-järjestelmän kanssa ovat:
- Työajanseuranta
- Palkkahallinto
- Taloushallinnon ohjelmistot
- Rekrytointijärjestelmä
- Työterveys
- Työsuhde-edut
- Sähköinen allekirjoitus
Mitä enemmän henkilöstöä, sitä suurempi rooli integroinneilla on ja sitä tärkeämpään rooliin tiedon sujuva liikkuvuus järjestelmästä toiseen nousee.
4. Järjestelmätoimittajien vertailu ja valinta
Kun olette määritelleet yrityksenne tarpeet HR-järjestelmälle, tarvittavat toiminnallisuudet ja minkä muiden järjestelmien välillä HR-järjestelmään talletettujen tietojen tulee liikkua, on eri vaihtoehtojen vertailu huomattavasti helpompaa.
Käyn läpi vielä muutaman seikan, jotka on hyvä ottaa huomioon vertailussa.
✅ Järjestelmä skaalautuu liiketoiminnan mukana
Skaalautuva järjestelmä mukautuu yrityksen tarpeisiin ja kasvaa tarvittaessa liiketoiminnan mukana. Skaalautuvan järjestelmän etuna on, että käsissä on aina yrityksen senhetkisiin tarpeisiin sopiva ratkaisu. Silloin ette ole heti uuden järjestelmäprojektin edessä yritystoiminnan ja henkilöstömäärän kasvaessa.
Esimerkiksi moduulipohjaiset HR-ohjelmistot skaalautuvat tarvittaessa ylös- tai alaspäin ominaisuuksiltaan ja kustannuksiltaan. Moduulipohjaisissa ohjelmistoissa voit ottaa käyttöön vain ne osiot, jotka järjestelmään juuri sillä hetkellä tarvitset ja laajentaa ohjelmistoa lisäominaisuuksilla koska tahansa.
✅ Järjestelmän kokonaiskustannukset
HR-järjestelmän hinta perustuu useimmiten yrityksen työntekijöiden ja käyttöön otettavien toiminnallisuuksien määrään. Alussa tulee huomioida myös mahdolliset aloituskustannukset esim. järjestelmän käyttöönotossa.
Järjestelmän kustannuksia kannattaa tarkastella pidemmällä aikavälillä. Jos yrityksellänne on kasvutavoitteita, kuinka paljon lisääntyvä henkilömäärä vaikuttaa hintaan? Tuleeko kustannuksia jo yhdestä uudesta työntekijästä, ja kuinka usein hintaa tarkastellaan? Entä kuuluvatko järjestelmän päivitykset ja ylläpito hintaan? Mitkä palvelut ovat lisämaksullisia ja mitkä kuuluvat hintaan? Voinko itse valita, mitä ominaisuuksia järjestelmään haluan vai maksanko myös ominaisuuksista, joita en käytä?
✅ HR-järjestelmäkokonaisuus toimii saumattomasti yhteen
HR-ammattilaiset käyttävät työssään usein muitakin ohjelmistoja henkilöstötietojen tallentamiseen ja käsittelyyn soveltuvan HR-järjestelmän lisäksi, kuten työajan ja poissaolojen seurantaan tarkoitettua ohjelmistoa. Työn sujuvuuden kannalta on tärkeää, että tieto kulkee eri järjestelmien välillä saumattomasti. Siksi uutta järjestelmää harkitessa on tärkeä varmistaa, että järjestelmäpaletti toimii yhteen työtä helpottaen, eikä suinkaan vaikeuttaen.
Mikäli teillä on tarve useammalle HR-ohjelmistolle, kuten HR master data -järjestelmälle ja työajanseurantajärjestelmälle, suosittelen lämpimästi harkitsemaan toimittajaa, jonka tarjoomasta löytyy ratkaisut molempiin tarpeisiin.
✅ Järjestelmää on helppo käyttää
Yksi HR-järjestelmän hyödyistä on työn helpottaminen ja rutiinityön vähentäminen, joten järjestelmän hankinnassa on hyvä kiinnittää huomiota myös käyttökokemukseen. Käytettävyys on tärkeässä roolissa, kun käyttöön ollaan ottamassa koko henkilöstön käyttöön tulevaa ratkaisua.
Helppokäyttöisyyteen vaikuttavat esimerkiksi järjestelmään kirjautuminen (selainpohjainen ratkaisu on aina kaikkien saatavilla ilman asennuksia), käyttöliittymän intuitiivisuus (löytyvätkö tarvittavat toiminnot helposti) ja muokattavat työtilat. Järjestelmän käytön tulee olla helppoa HR-asiantuntijoiden lisäksi myös työntekijöille ja esihenkilöille.
✅ Järjestelmätoimittajan asiantuntemus ja tuki
Oikean kumppanin valinta on tärkeää, jotta projekti saadaan onnistuneesti käyntiin ja että kumppani pystyy palvelemaan yrityksen tarpeita myös käyttöönoton jälkeen. Mahdollisissa ongelmatilanteissa on tärkeää, että asiakastuki on helposti tavoitettavissa. Varmista myös, että toimittaja kehittää järjestelmää asiakaslähtöisesti ja Suomen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Vinkki🎯 Vertailuvaiheessa kannattaa pyytää tuotedemo, jossa järjestelmän asiantuntija esittelee teille järjestelmää. Näin pääsette itse näkemään, miltä järjestelmä näyttää ja miten järjestelmä toimii käytännössä. Tässä vaiheessa kannattaa myös kysyä potentiaalisilta toimittajilta myös referenssejä aiemmin toteutetuista käyttöönotoista.
5. HR-järjestelmän käyttöönotto
Viimeinen vaihe HR-järjestelmän hankinnassa on järjestelmän käyttöönotto. Käyttöönottoon on hyvä varata aikaa: huolellisesti ja ajatuksella tehty järjestelmän käyttöönotto varmistaa, että saatte uudesta työkalusta täyden hyödyn irti heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Käyttöönottoon kuluvaan aikaan vaikuttaa moni asia, kuten yrityksen koko, henkilöstömäärä, toimiala sekä tehtävien integraatioiden määrä.
Selvitä ainakin seuraavat asiat ennen HR-järjestelmän käyttöönottoa:
- Milloin järjestelmä tulisi saada viimeistään käyttöön?
- Kuinka paljon työntekijätietoja tarvitsee siirtää järjestelmään? Mistä tiedot siirretään?
- Mitä muita järjestelmiä HR-järjestelmään tulisi integroida?
- Kuinka paljon koulutusta tarvitsette järjestelmän käyttöön?
- Kuka vastaa yrityksessänne käyttöönotosta?
Mitä tarkemmin tiedätte, kuinka paljon tietoa järjestelmään tulee siirtää, mihin muihin järjestelmiin tarvitsette integraatioita ja kuinka paljon henkilöstö tarvitsee koulutusta, sitä miellyttävämpi käyttöönottoprosessi on yrityksellenne.
